Management-Zusammenfassung dieses Beitrags:
Workshops und Meetings in Projekten sind ein wichtiger Bestandteil des Projektlebens.
In diesem Beitrag werden Workshops und Meetings in Projekten beschrieben und deren Ablauf sowie die Agenden vorgestellt.
Workshops und Meetings in Projekten sind ein wichtiger Bestandteil des Projektlebens. Über Workshops werden Inhalte entwickelt, die in Projekten benötigt werden. Vielfach werden jedoch Workshops und Meetings ohne große Vorbereitung abgehalten, sodass in der Folge die Ergebnisse unzureichend sind und die Teilnehmer mit dem Gefühl zurückgelassen werden, Zeit verschwendet zu haben. Daher sind passende Vorarbeiten notwendig, um einen Workshop oder ein Meeting so zu gestalten, dass die Teilnehmer bestmöglich Inhalte erstellen können.
In diesem Beitrag werden generelle Abläufe der Vorbereitung, der Durchführung und der Nachbereitung von Workshops vorgestellt. Einige typische Workshops wie das → Kick-off-Meeting, die Schätzklausur und die Risikoklausur werden dabei exemplarisch besonders intensiv betrachtet und die Agenden vorgestellt.
Es werden in diesem Beitrag die Workshops und Meetings in Projekten → zum Projektmanagement beschrieben.
1. Einleitung und Grundlagen
Workshops und Meetings sind ein zentraler Bestandteil des gelebten Projektmanagements. Über Workshops und Meetings werden Inhalte generiert und kommuniziert.
Allerdings werden Workshops und Meetings auch oft kritisch betrachtet, denn sie kosten Zeit. Daher sollte gerade in Projekten auf einen effizienten Ablauf von Workshops und Meetings geachtet werden.
1.1 Definitionen
Die Wikipedia definiert den Workshop so /#Wiki-Workshop/:
“Ein Workshop ist eine Veranstaltung, in der eine kleinere Gruppe mit begrenzter Zeitdauer intensiv an einem Thema arbeitet. Ein Kennzeichen ist dabei die kooperative und moderierte Arbeitsweise an einem gemeinsamen Ziel.”
In der Wikipedia steht zum Meeting (welches direkt auf Besprechung weitergeleitet wird) /#Wiki-Meeting/:
“Die Besprechung (auch, vor allem in der Schweiz, Sitzung; englisch Meeting) ist eine Gesprächsform in Organisationen, bei der Teilnehmer aus einem bestimmten Arbeitsgebiet durch persönlichen → Kontakt gegenseitig Sachverhalte, Probleme, Meinungen und Planungen vorbringen können.”
1.1.1 Workshop oder Meeting — Was ist der Unterschied?
Generell haben Workshops und Meetings viele Gemeinsamkeiten und können nicht immer exakt unterschieden werden. In Abbildung 1.1 sind einige Kriterien von Workshops und Meetings gegenübergestellt.
Abbildung 1.1: Workshops und Meetings im Vergleich
Zwei wesentliche Unterscheidungsmerkmale sind farblich in Abbildung 1.1 hinterlegt:
- Das Teilnehmerverhalten: Beim Workshop wird erwartet, dass die Teilnehmer aktiv mitarbeiten, während dies beim Meeting eher im Hintergrund steht
- Der Hauptzweck: In einem Workshop sollen Inhalte erarbeitet werden, während das Meeting in erster Linie Informationen vermitteln soll
In diesem Beitrag werden Workshop und Meeting gleich behandelt.
1.2 Synonyme
Für Workshop sind unter anderem auch folgende Begriffe zu finden:
- → Klausur
- Arbeitstreffen
- Gruppenarbeit
- Seminar
- Lehrgang
Statt Meeting werden auch folgende Begriffe verwendet:
- Sitzung
- Besprechung
- Treffen
1.3 Die zeitliche Einordnung der Workshops
Es gibt eine Reihe von Workshops und Meetings in Projekten, wobei einige Workshops nur einmal, einige mehrfach und einige mehrfach und regelmäßig durchgeführt werden.
Typische Workshops und Meetings sind (in ungefährer zeitlicher Reihenfolge):
- Der → Stakeholder-Workshop
- Der Zielworkshop
- Die Risikoklausur
- Das → Kick-off-Meeting
- Der Planungsworkshop
- Die Schätzklausur
- Das Status-Meeting
- Das Lenkungsausschussmeeting
- Das Lessons-Learned-Meeting
- Das Kick-out-Meeting
Eine ungefähre zeitliche Einordnung der ersten Workshops vor → Projektstart / in der → Vorprojektphase ist in Abbildung 1.2 zu sehen.
Abbildung 1.2: Die Einordnung der ersten Workshops in den Vorprojektphasen
Die Elemente in der Abbildung 1.2 haben folgende Bedeutung:
Abbildung 1.3: Die Einordnung der ersten Workshops in den Vorprojektphasen: Legende
1.4 Die Meetingliste
Für ein Projekt kann vorab festgelegt werden, welche Workshops und Meetings stattfinden können. Hierzu wird eine Meetingliste erstellt, in der die Meetings kurz benannt und mit Attributen versehen werden.
Abbildung 1.4: Die Meetingliste
2. Das generelle Vorgehen
Das generelle Vorgehen zur Umsetzung eines Workshops ist in drei zeitlich aufeinanderfolgende Abschnitte gegliedert:
- Vorbereiten
- Durchführen
- Nachbereiten
Abbildung 2.1: Das generelle Vorgehen bei Workshops
Grundsätzlich gibt es bei Workshops einen Verantwortlichen und einen → Auftraggeber.
Vorab sollte geklärt sein, welche organisatorischen und budgetären Rahmenbedingungen für einen Workshop gelten.
Hierzu wird festgehalten:
- Der Sponsor / Auftraggeber: Dies ist in der Regel der → Projektsponsor. Letztlich muss der Sponsor für alle Kosten des Workshops aufkommen, wobei das Budget für den Workshop im Normalfall über das Gesamtprojekt geplant wird
- Der Verantwortliche: Die Person, die projektintern den Workshop zu verantworten hat und die Ergebnisse gegenüber dem Sponsor (und dem → Lenkungsausschuss) vertreten und rechtfertigen muss. Dies ist im Normalfall der → Projektmanager
- Der Zuständige: Die Person, die das gesamte Vorgehen plant und organisiert. Dies in in der Regel ein Projektteammitglied oder der Projektmanager selbst — häufig ist der Verantwortliche auch der Zuständige
- Der Moderator: Die Person, die den Workshop moderiert. Der Moderator sollte neutral sein und Durchführungs- wie auch Durchsetzungskompetenzen aufweisen — daher werden hierfür häufig externe Moderatoren hinzugezogen
- Der Protokollant: Die Person, die während der Durchführung die wesentlichen Punkte protokolliert, d.h. aufschreibt. Der Protokollant sollte nicht der Moderator sein
- Das Budget. Hierunter werden alle anfallenden Kosten des Workshops verstanden — inklusive der Lohn- und Arbeitskosten der Teilnehmer.
Es wird unterschieden in …- internes Budget: Gelder, die intern bereitgestellt werden und
- externes Budget: Gelder, die dem Zukauf externer Ressourcen, wie Moderator, Catering oder Räumlichkeiten, dienen.
2.1 Das Vorbereiten von Workshops
Vielfach werden Workshops ohne große Vorbereitung abgehalten, sodass in der Folge die Ergebnisse unzureichend sind und die Teilnehmer mit dem Gefühl zurückgelassen werden, Zeit verschwendet zu haben. Daher ist eine passende Vorbereitung notwendig, um einen Workshop so zu gestalten, dass die Teilnehmer bestmöglich Inhalte erstellen können.
Die Vorbereitung umfasst mehrere Teilbereiche, die beachtet werden müssen (Abbildung 2.2). Einen zeitlichen Ablauf gibt es dabei nicht, dennoch sind Vorlaufzeiten zu berücksichtigen.
Abbildung 2.2: Die Vorbereitung von Workshop
2.1.1 Thema und Ziel
Generell sollte das Thema und das Ziel / die → Ziele des Workshops vorab konkret benannt werden.
Dies kann in wenigen Sätzen geschehen.
Beispiel:
- Thema: “Risikoworkshop — zur initialen Ermittlung der Risiken”
- Ziele:
- “Ermitteln der wesentlichen Risiken”
- “Erstbefüllen der Risikodokumente”
- Schaffen eines gemeinsamen Risikobewusstseins
2.1.2 Visualisierung
Auch die Visualisierung der Workshops muss vorab geplant werden. Hierzu werden → Präsentationen und Übersichten (ggf. in Posterform) erstellt. Zudem müssen die → Projektdokumente vorab passend zusammengestellt und vorbereitet werden.
2.1.3 Arbeitsmittel
Generelle Arbeitsmittel für einen Workshop sind:
- Flipchart (mit Stiften)
- Metaplanwand / Pinnwand mit Moderationsmaterial
- Beamer mit entsprechender Projektionsfläche
Hinzu kommen bei einem Workshop projektspezifische Arbeitsmittel — dies sind in erster Linie die Projektdokumente, deren Rahmen vorab definiert werden müssen.
2.1.4 Der Termin und Einladungen
Ein Termin muss frühzeitig geplant und kommuniziert werden. Es müssen Einladungen vorangefragt und dann verschickt werden.
2.1.5 Checkliste zum Workshop-Start
Sind alles Vorbereitungen abgeschlossen worden, so kann der Workshop starten. Zur Absicherung kann folgende Checkliste dienen, die die Frage beantwortet “Kann der Workshop gestartet werden?”. Nur wenn alle Fragen mit Ja beantwortet werden, ist ein Start möglich.
Abbildung 2.3: Checkliste: Kann der Workshop gestartet werden?
2.2 Das Durchführen von Workshops
Die Durchführung des Workshops folgt einer Agenda, die vorab den Teilnehmern zugestellt worden ist.
Eine Agenda hat dabei immer einen formalen Aufbau. In Abbildung 2.4 ist ein typischer dreispaltiger Aufbau einer Agenda dargestellt: Es finden sich die Einzelthemen in chronologischer Reihenfolge, denen wiederum Hilfsmittel zugeordnet werden.
Abbildung 2.4: Der Aufbau einer Agenda für Workshops
Mit Abschluss eines Workshops sollte unbedingt das Feedback der Teilnehmer eingeholt werden. Hierzu werden folgende Fragen gestellt:
- Verlief der Workshop gut?
- War das methodische Vorgehen passend?
- Sind die Inhalte wie erwartet / Wurden die Ziele erreicht?
2.3 Das Nachbereiten von Workshops
Wenn der Workshop beendet wurde, so beginnt die Nacharbeitung durch den Moderator. Es werden hierzu die Ergebnisse überprüft, in die “passende” Form gebracht und an die alle Teilnehmer (und gegebenenfalls interessierte Teilnehmer) versendet.
Generell ist zu beachten:
- Es dürfen keine Ergebnisse und Beschlüsse durch den Moderator hinzugefügt oder verändert werden
- Es dürfen keine Ergebnisse und Beschlüsse von dem Moderator weggelassen werden
- Die Ergebnisse und Beschlüsse sollen — insofern nicht anders vereinbart — nicht zur Diskussion gestellt werden
- Die Nachbereitung muss zeitnah erfolgen
- Die Ergebnisse und Beschlüsse sind in der Regel bindend
Ist der Workshop beendet und die entsprechenden Dokumente verfasst, so können die Ergebnisse weiterverarbeitet werden. Entweder werden dazu die Inhalte der Dokumente übertragen (dann sind die Dokumente statisch) oder die Dokumente werden weiterentwickelt.
3. Die einzelnen Workshops
Die verschiedenen Workshops sind hier in ungefährer chronologischer Reihenfolge (vergleiche Abbildung 1.2) aufgelistet.
3.1 Der Stakeholder-Workshop
In einem Stakeholder-Workshop (auch: Stakeholderklausur oder Stakeholderanalyse-Workshop) können noch vor Projektstart die ersten Schritte des Stakeholdermanagements vorgenommen werden.
In Abbildung 3.1 ist die Agenda eines internen Stakeholder-Workshops wiedergegeben, bei dem nur Teammitglieder, nicht jedoch die Stakeholder selbst, teilnehmen. Ein solcher Ganztages-Workshop bietet sich bei größeren Projekten oder Projekten mit (personal-)kritischem Charakter (wie Change-Projekte) an.
Abbildung 3.1: Die Agenda eines Stakeholder-Workshops
3.2 Der Zielworkshop
In einem Zielworkshop werden die → Ziele eines Projekts (→ systematisch) gesucht und erfasst, sodass sie in das Projekt einfließen können. Da ein Projekt nicht ohne Ziele starten sollte, findet der Zielworkshop vor dem Projektstart statt. Es werden eine Reihe von Dokumenten zur Erfassung und Bearbeitung der Ziele verwendet.
Diese sind:
- Das Zielkreuz
- Die Zielpyramide
- Der Zielkatalog
- Die Zieladressatenmatrix
- Der Zielkatalog
- Die Zielliste
Abbildung 3.2: Die Agenda eines Zielworkshops
3.3 Die Risikoklausur
Zu Bestimmung der Risiken kann in Projekten eine Risikoklausur durchgeführt werden, in der systematisch Risiken bestimmt werden. Typischerweise sollte diese zu einem sehr frühen → Zeitpunkt durchgeführt werden. Hier ist beispielhaft eine Agenda wiedergegeben.
Abbildung 3.3: Die Agenda einer Risikoklausur
3.4 Das Kick-off-Meeting
Das Kick-off-Meeting wird zu Beginn des Projekts durchgeführt und symbolisiert den eigentlichen Projektstart (“→ Spatenstich”). Folgende Voraussetzungen sollten erfüllt sein:
- Vorab sind die → Projektziele definiert und der → Projektauftrag erteilt worden; damit sind auch der Projektmanager und das Projektkernteam benannt
- Zu diesem Zeitpunkt sind ebenfalls grob bekannt: Das Phasenmodell mit den Meilensteinen, der Start- und Endtermin und der Umfangs- und Kostenrahmen
- Teilnehmer sind alle Projektteammitglieder (des Kernteams) und gegebenenfalls ausgewählte Lenkungsausschussmitglieder
- (Grob-)Ziel des Kick-off-Meetings (intern): Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses des Projekts; damit kann direkt begonnen werden
- → Dauer: Je nach Größe des Projekts und Projektkultur zwei Stunden bis zwei Tage
Ein Kick-off-Meeting könnte folgende Agenda haben:
Abbildung 3.4: Die Agenda eines Kick-off-Meetings
Detailziele des Kick-off-Meetings für das → Projektteam sind:
- Jeder Teilnehmer muss das Projekt als Ganzes und sein Teilprojekt einordnen können
- Die zeitlichen Vorgaben (inkl. der Meilensteine) werden explizit angesprochen
- Die Organisationsstrukturen müssen klar sein
- Jeder muss den → Projektmanagementplan mit seinen Einzeldokumenten verstehen
- Wesentliche → Projektmerkmale müssen geklärt sein (Bedeutung für das Unternehmen, Vertraulichkeit)
- Die maßgeblichen Regeln für die Projektarbeit werden vorgestellt (Abstimmung, Verantwortlichkeiten, Arbeitsablauf)
- Das Kommunikations- und → Informationsmanagement wird durchgesprochen (→ Kommunikationsmatrix, Besprechungs- und Berichtszyklen)
Häufig wird beim Kick-off-Meeting auch ein grober → Terminplan für das Projekt vorgestellt und dann weiter verfeinert.
3.5 Die Schätzklausur
In einer Schätzklausur werden Experten zusammengezogen, die sich dann mit Schätzungen eines kompletten Themas (im Allgemeinen eines Projekts) auseinandersetzen. Eine Schätzklausur wird in der Regel unmittelbar mit oder nach der Erstellung des Projektstrukturplans durchgeführt und dauert üblicherweise mehrere Stunden. Wie dabei die Schätzungen durchgeführt werden, ist hierüber nicht festgelegt.
Die DIN 69901–3:2009 /DIN20/ definiert die fünf Ablaufschritte einer Schätzklausur wie folgt:
- Auswahl der Experten, welche die → Schätzung durchführen;
- Verteilung der Informationen an die Experten;
- (Vorab-)Schätzung des Aufwands durch die Experten;
- Gemeinsame Durchsprache der Schätzergebnisse, insbesondere von Abweichungen (Achtung, auch bei Prämissen und Annahmen);
- Festlegung des gemeinsam getragenen Schätzergebnisses sowie der gemeinsamen Prämissen.
4. Einige Regeln zu Workshops und Meetings
Regeln oder auch Regelsammlungen zu Workshops und Meetings sind häufig zu finden, hier sind einige davon aufgeführt.
4.1 Die 7 Meeting-Regeln nach Elon Musk
Folgende 7 Meeting-Regeln werden Elon Musk zugeschrieben:
- Halten Sie Sitzungen kurz und bringen Sie sie auf den Punkt („Keep meetings short and to the point”)
- Vermeiden Sie große Sitzungen („Avoid large meetings“)
- Verzichten Sie auf häufige Meeetings („Ditch frequent meetings“)
- Gehen Sie, wenn Sie keinen Mehrwert schaffen („Walk out if you’re not adding value”)
- Vermeiden Sie Akronyme und Fachchinesisch („Avoid acronyms and technical jargon”)
- Nutzen Sie direkte Kommunikation (“Use direct communication”)
- Konzentrieren Sie sich auf das Lösen von Problemen, nicht auf das Diskutieren („Focus on → Problem-Solving, Not Discussing”)
4.2 Regeln während des Workshops oder Meetings
Bei der Durchführung von Workshops und Meetings können folgende Grundregeln (Ground rules) zum Einsatz kommen.
- Alle Teilnehmer erscheinen pünktlich
- Alle Teilnehmer dürfen reden
- Jeder Teilnehmer darf ausreden
- Die Zeitbegrenzung des Meetings wird eingehalten
- Die Beiträge der Teilnehmer sind konstruktiv
- Die Beiträge der Teilnehmer sind wertschätzend
Die Grundregeln können zu Beginn eines Workshops und Meetings durch Moderator verlesen oder in schriftlicher Form verteilt werden. Für die Einhaltung der Regeln ist der Moderator verantwortlich.
5. Einige Aspekte aus der Praxis
Folgende Problemkreise finden sich bei Workshops und Meetings häufig in der Praxis:
- Die Auswahl der richtigen Teilnehmer: Die Teilnehmer eines Workshops sollten so gewählt sein, dass das Ziel des Workshops erreicht werden kann. In der Praxis werden jedoch häufig die Teilnehmer nicht nur nach Expertenstatus ausgewählt, die Zusammenstellung ergibt sich aus anderen, häufig “politisch-motivierten” Gründen
- Die unzureichenden Ergebnisse: Generell sollten die Ergebnisse so sein, dass sich der → Aufwand für den Workshop gelohnt hat. Häufig wird jedoch das Ergebnis als mangelhaft oder unzureichend gesehen
- Die mangelhafte Teilnehmerresonanz: Schon während des Workshops wird klar, dass nicht alle anwesenden Teilnehmer in adäquater Form mitarbeiten
Ein beliebtes Wort im Zusammenhang mit Workshops ist “→ produktiv”. Hier gibt es dann “produktive und unproduktive” Workshops oder Sätze wie “es soll produktiv in den Workshop gegangen werden”. Generell hat aber jeder Workshop und jedes Meeting von vorneherein den Anspruch, Mehrwert zu liefern, also produktiv zu sein (“sich gelohnt zu haben”, siehe zweiten Punkt in der → Liste oben); in Nachhinein kann die Bewertung jedoch anders ausfallen. Wenn von vorneherein klar ist, dass ein Workshop nicht produktiv ist, so sollte er nicht begonnen werden.
6. Häufig gestellte Fragen und Antworten (FAQ) zu den Workshops und Meetings im Projektmanagement
Einige Fragen und Antworten zu den Workshops und Meetings tauchen in der Praxis häufiger auf: Einige davon sind hier aufgelistet.
- F: Kann man auf Workshops und Meetings in der Praxis verzichten?
A: Eigentlich nicht. Workshops und Meetings sind ein essenzieller Bestandteil in Projekten. - F: Wie lang dauert ein Workshop idealerweise?
A: Auch hier gibt es keine eindeutige Antwort, denn die Dauer eines Workshops hängt von den zu bearbeitenden Themen ab. Generell sollte ein Workshop aber mindestens 2 Stunden → dauern. Workshops mit mehr als zwei Tagen Dauer sind “ungewöhnlich” und sollten unterteilt werden, sodass mindestens eintägige Pausen dazwischenliegen. - F: Muss immer ein Protokoll am Ende eines Workshops und Meetings verfasst werden?
A: Das ist zumindest ratsam, da ansonsten die besprochenen Punkte vergessen werden könnten.
Haben Sie noch weitere Fragen oder möchten Sie Ergänzungen an der FAQ vornehmen? Am besten schreiben Sie mir hierzu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.
A. Präsentationen, Literatur und Weblinks
A.1 Meine öffentliche Präsentation zu den Workshops und Meetings in Projekten
Von hoher Relevanz zum Thema Workshops und Meetings in Projekten sind meine folgenden Präsentationen:
A.2 Literatur
Hier sind einige Bücher aufgeführt, die das Thema Workshops und Meetings (im → Projektmanagement) etwas intensiver beleuchten.
- /Andler15/ Nicolai Andler: Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting: Kompendium der wichtigsten Techniken und Methoden, Publicis Corporate Publishing, Erlangen 6. Auflage 2015, ISBN 978–3‑89578–453‑8
- /Beermann19/ Susanne Beermann, Monika Schubach: Workshops. Vorbereiten, durchführen, nachbereiten, Haufe-Lexware, Freiburg 4. Auflage 2019, ISBN 978–3‑648–13473‑3
- /DIN20/ DIN: Projektmanagement. Netzplantechnik und Projektmanagementsysteme. DIN-Taschenbuch 472, Beuth, Berlin 4. Auflage 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
- /Eppler18/ Martin J. Eppler, Sebastian Kernbach: Meet up! Einfach bessere Besprechungen durch Nudging. Ein Impulsbuch für Leiter, Moderatoren und Teilnehmer von Sitzungen, Schäffer-Poeschel, Stuttgart 2018, ISBN 978–3‑7910–3974‑9
- /Klein15/ Zamyat Klein: Aktivierungsspiele für Seminare und Workshops, Haufe-Lexware, Freiburg 2015, ISBN 978–3‑648–06520‑4
- /Lienhart15/ Andrea Lienhart: Seminare, Trainings und Workshops lebendig gestalten, Haufe-Lexware, Freiburg 2015, ISBN 978–3‑648–07179‑3
- /Wolf18/ Max L.J. Wolf, Rudolf Mlekusch: Projektmoderation – leicht und verständlich. Strukturieren – Kommunizieren – Ergebnisse sichern, Expert, Renningen 2018, ISBN 978–3‑8169–3397‑7
A.3 Weblinks
- /#pmag-Methode-Workshop/ projektmagazin: Methoden-Beschreibung zum Workshop
- /#Wiki-Meeting/ Meeting / Besprechung in der deutschen Wikipedia
- /#Wiki-→ Moderation/ Moderation in der deutschen Wikipedia
- /#Wiki-Workshop/ Workshop in der deutschen Wikipedia
Legende zu den Weblinks
/ / Verweis auf eine Website (allgemein)
/*/ Verweis auf eine Website, die als Ergänzung zu einem Buch dient
/#/ Verweis auf ein einzelnes Thema auf einer Website
/#V/ Verweis auf ein Video auf einer Website
Letzte Aktualisierung: 04.02.2020 © Peterjohann Consulting, 2005–2024
