Management-Zusammenfassung dieses Beitrags:
Zur Visualisierung von Zuständen / Status wird häufig eine Ampeldarstellung verwendet.
Es werden in diesem Beitrag Ampeldarstellungen, deren Bedeutung und deren Einsatz vorgestellt.
Die Ampeldarstellungen beziehen sich in diesem Beitrag auch auf Projekte und auf das → Projektmanagement.
1. Einleitung und Grundlagen
Zu Verdeutlichung von Sachverhalten und Wiedergabe eines Zustands / Status werden häufig Ampeldarstellungen eingesetzt. Wie bei einer Verkehrsampel werden dabei die Farben rot, gelb und grün verwendet. Es werden in der Regel einzelne Größen wie Kosten / → Aufwände oder Zeiten / Termine überwacht, d.h. regelmäßig überprüft und die Sollwerte mit den Istwerten verglichen. Die überwachten Größen werden auch als Zielgrößen bezeichnet.
Die Farben bedeuten dann (Abbildung 1.1):
- Rot: Die überwachte Größe ist kritisch, d.h. der ermittelte → Istwert weicht sehr stark von der Sollvorgabe ab
- Gelb: Die überwachte Größe ist teilweise kritisch, d.h. der ermittelte Istwert ist zwar außerhalb der Toleranzgrenzen, aber noch nicht kritisch
- Grün: Die überwachte Größe ist unkritisch, da der ermittelte Istwert innerhalb der Toleranzgrenzen liegt
Abbildung 1.1: Die Bedeutung der Farben in der Ampeldarstellung
In Abhängigkeit des Status / der Ampelfarbe können dann Korrekturmaßnahmen notwendig sein, um die Istwerte wieder auf die Sollwerte zu bringen. Es gilt für die Notwendigkeit von Maßnahmen (Abbildung 1.1):
- Rot: Es sind unbedingt Maßnahmen erforderlich, deren Umsetzung durch eine übergeordnete Stelle überprüft und genehmigt werden müssen
- Gelb: Es sind Maßnahmen erforderlich, die aber direkt von der ausführenden Stelle umgesetzt werden können
- Grün: Es sind keine Maßnahmen erforderlich und auch nicht erwünscht
Um eine Zuordnung der → Abweichung vornehmen zu können, werden häufig Skalen eingesetzt. Dabei werden Schwellen (“Ampelschwellen”) über prozentuale Werte definiert (Abbildung 1.2).
Abbildung 1.2: Eine Skala zur Bestimmung der Ampelfarben
Beispiel zur Abbildung 1.2 — die Zielgröße sind die Kosten:
Es sollen Befestigungselemente für ein Gebäude besorgt werden. Der Kostenrahmen beträgt 1.000 €. Werden bis 1.149 € ausgegeben, so ist dies nach Abbildung 1.2 noch unkritisch, denn bis zu 15 % Abweichung sind erlaubt. Werden 1.150 € (oder mehr) aufgewendet werden, so wäre dies teilweise kritisch und würde eine Abweichungsanalyse mit Dokumentation, Kommentierung, Ursachenerfassung und Maßnahmenbeschreibung nach sich ziehen.
1.1 Die Übergänge in der Ampeldarstellung
Um zu verdeutlichen, ob sich der Status der überwachten Größe verändert hat, können der Ampel gerichtete Pfeile hinzugefügt werden. Dabei werden verwendet (Abbildung 1.3):
- Pfeil nach oben: Der Status hat sich verbessert
- Pfeil nach rechts: Der Status ist gleichgeblieben
- Pfeil nach unten: Der Status hat sich verschlechtert
Abbildung 1.3: Die Veränderung des Ampelstatus
Es sind nicht alle Ampelfarben und Statusübergänge möglich: Ist eine Ampel rot, so kann die vorherige Ampel zwar auch rot gewesen sein, aber eine Verbesserung des Status kann damit nicht verbunden sein. Ähnliches gilt für eine grüne Ampel: Diese kann nicht aufgrund einer Verschlechterung des Status erreicht worden sein. Alle sieben möglichen Übergänge und die zwei nicht-möglichen Übergänge sind in Abbildung 1.4 dargestellt.
Abbildung 1.4: Mögliche Übergänge beim Ampelstatus
1.2 Spielregeln bei der Verwendung der Ampeldarstellung
Um die Ampeldarstellung nutzen zu können, sollten vorab Regeln definiert werden. Diese sind dann für den jeweiligen Kontext verbindlich.
Die Regeln können sein:
- Jede gelbe und jede rote Ampel muss dokumentiert werden
- Für jede gelbe und für jede rote Ampel müssen Maßnahmen definiert werden
- Alle bisherigen Maßnahmen müssen überprüft und kommentiert werden
- Jede Statusänderung muss dokumentiert werden
- Ein Statusübergang von rot nach grün oder umgekehrt ist erlaubt; gelb darf somit übersprungen werden
- Leere Ampeln sind nicht erlaubt; falls konkrete Werte für die Zielgröße fehlen, so wird die Ampel ausgegraut (Abbildung 1.5)
- Die Ampel kann immer nur eine Farbe zeigen (Abbildung 1.5)
- Innerhalb einer Farbe gibt es keine Abstufungen (wie “hellgelb” oder “dunkelrot”)
- Die Farbreihenfolge ist von oben nach unten: Rot — Gelb — Grün
Abbildung 1.5: Einige Regeln für die Ampeldarstellung
1.3 Alternative Visualisierungen bei der Ampeldarstellung
Anstelle der (reinen) Ampeldarstellung können auch Formen, Verkehrsschilder, Smileys oder andere Visualisierungen genutzt werden (Abbildung 1.6). Allerdings sind diese nicht unbedingt nicht immer so einfach zu erfassen wie die reine Ampeldarstellung.
Abbildung 1.6: Alternativen zur reinen Ampeldarstellung
2. Die Ampeldarstellung in Projekten
Ampeldarstellungen werden oftmals in Projekten verwendet. Insbesondere das → Projektcontrolling und das → Projektberichtswesen benutzen Ampeldarstellungen.
In Projekten werden zumindest die Projektzielgrößen Leistung, Zeit und → Aufwand / Kosten des magischen Dreiecks überwacht, die dann in die Ampeln eingetragen werden (Abbildung 2.1).
Abbildung 2.1: → Magisches Dreieck mit Ampeln
In Abbildung 2.1 sind für alle drei Zielgrößen Ampeln eingetragen. Generell sollte ein Projekt mit drei grünen Ampeln starten, daher ist in Abbildung 2.1 eine Momentaufnahme in einem laufenden Projekt wiedergegeben. Die rote Ampel bei der Leistung zeigt auf, dass der Zustand kritisch ist.
Die generelle Bedeutung der Ampelfarben in Projekten ist in Abbildung 2.2 dargestellt. Es wird von einer einfachen → Projektorganisation mit → Projektmanager, → Projektteam und → Lenkungsausschuss ausgegangen.
Dabei gilt:
- Bei roter Ampel ist eine massive Abweichung des Ist vom Soll festzustellen (“Projektzielgröße wird nicht erreicht”)
- Bei gelber Ampel gibt es relevante Abweichungen vom Soll und Ist (“Das Erreichen der Projektzielgröße ist gefährdet”)
- Bei grüner Ampel ist die Projektzielgröße im Sollbereich (“Projektzielgröße wird nicht erreicht”)
Abbildung 2.2: Die Bedeutung der Farben der Ampeldarstellung in Projekten
Häufig werden die Größen des magischen Dreiecks durch weitere Zielgrößen ergänzt. Folgende Projektzielgrößen sind neben Leistung, Zeit und Aufwand / Kosten anzutreffen:
- Risiko
- → Qualität
- Ressourcen
- → Stakeholder
- Team (Stimmung oder Leistung im Team)
- Wirtschaftlichkeit / Rendite
Insbesondere Risiko und Qualität werden meistens mitverwendet.
Für die einzelnen Zielgrößen gibt es unterschiedliche Skalen zur Einordnung der Ampelfarbe. In Abbildung 2.3 sind beispielhaft Skalen für Leistung, Zeit, Aufwand / Kosten, Risiko und Qualität wiedergegeben.
Abbildung 2.3: Eine Skala zur Bestimmung der Ampelfarben für fünf Projektzielgrößen
Ampeldarstellungen werden häufig in Statusberichten verwendet — insbesondere dann, wenn diese für das Management / Lenkungsausschuss als Entscheidungsgrundlage verwendet werden. In Abbildung 2.4 ist exemplarisch der Kopfbereich eines Projektstatusberichts wiedergegeben. Der Projektstatusbericht wird jeweils zum Berichtszeitpunkt erstellt.
Abbildung 2.4: Die Ampeln im Projektstatusbericht
In dem in Abbildung 2.4 dargestellten Fall können die fünf Zielgrößen und deren Status folgendermaßen interpretiert werden:
- Leistung: Die Ampel zeigt gelb und einen Pfeil nach unten, d.h. zum letzten Berichtszeitpunkt war der Ampelstatus noch grün. Es muss (in diesem Projektstatusbericht) nun beschrieben werden, was der Grund für die Verschlechterung ist (beispielsweise: “Hoher Krankenstand, daher konnten einige → Arbeitspakete nicht umgesetzt werden”) und welche Maßnahmen durch den Projektmanager bereits initiiert wurden, um diesen Missstand zu beheben (beispielsweise: “Zusätzliche Mitarbeiter werden hinzugenommen”)
- Zeit: Die Ampel zeigt grün und einen Pfeil nach oben, d.h. zum letzten Berichtszeitpunkt war der Ampelstatus noch gelb. Aufgrund der Statusänderung muss kommentiert werden. Hier könnte beispielsweise stehen: “Aufgrund des reduzierten Leistungsumfangs ist das Projekt wieder im zeitlichen Plan.” Maßnahmen müssen keine definiert werden
- Aufwand / Kosten: Die Ampel zeigt grün und einen Pfeil nach rechts, d.h. zum letzten Berichtszeitpunkt war der Ampelstatus identisch. Es muss nichts kommentiert werden, Maßnahmen sind weder erforderlich noch erwünscht
- Risiko: Die Ampel zeigt rot und einen Pfeil nach unten, d.h. zum letzten Berichtszeitpunkt war der Ampelstatus noch gelb (oder grün). Es muss (in diesem Projektstatusbericht) nun beschrieben werden, was der Grund für die Verschlechterung ist (beispielsweise: “Das verwendete Material für die Scharniere erreicht nicht die geforderte Festigkeit”) und welche Maßnahmen durch den Projektmanager vorgeschlagen werden, um diesen Missstand zu beheben (beispielsweise: “→ Prüfung, ob anderes Material die geforderte Festigkeit bringt, kann durchgeführt werden”). Die Maßnahme selbst sollte noch nicht eingeleitet werden, da der Lenkungsausschuss bei Maßnahmen zu roten Ampeln immer entscheiden muss, ob die einzelnen Maßnahmen durchgeführt werden sollen
- Qualität: Die Ampel zeigt gelb und einen Pfeil nach rechts, d.h. zum letzten Berichtszeitpunkt war der Ampelstatus ebenfalls gelb. Die beim letzten Berichtszeitpunkt gewählten Maßnahmen haben also zu keiner Statusverbesserung geführt. Dafür kann es mehrere Gründe geben (siehe nächster Absatz). Da die Ampel gelb ist, muss der Status kommentiert werden
Es gibt drei mögliche Gründe, falls durch die eingeleiteten Maßnahmen keine Statusverbesserung eingetreten ist:
- Die gewählten Maßnahmen haben nicht wie gewünscht gewirkt
- Die gewählten Maßnahmen waren / sind für einen längeren → Zeitraum ausgelegt, d.h. die Wirkung wird erst zu späteren Berichtszeitpunkten sichtbar
- Es sind zusätzliche, neue Probleme aufgetaucht, für die noch Maßnahmen definiert werden müssen
Wenn die eingeleiteten Maßnahmen zu keiner Statusverbesserung geführt haben, so muss bei gelben und roten Ampeln auch kommentiert werden, warum dies so ist (Abbildung 2.5).
Abbildung 2.5: Besonderheit der Kommentierung bei gleichbleibendem Status
2.1 Die Projektampel für das Gesamtprojekt
Vielfach wird eine Projektampel für die Darstellung des Status des Gesamtprojekts verwendet. Die Ampel sollte dann grün sein, wenn alle drei Projektzielgrößen Leistung, Zeit und Aufwand / Kosten (aus dem magischen Dreieck) grün sind. Ansonsten nimmt die Ampel die Farbe des schlechtesten Status an (Abbildung 2.6).
Abbildung 2.6: Die Gesamtprojektampel
2.2 Die Deformation der Projektampel — die Projektmelone
In Projekten ist häufig zu beobachten, dass die Ampelfarbe der Gesamtprojektampel je nach Hierarchiestufe wechselt: Dann kann es vorkommen, dass eine rote Ampel, die vom Projektteam so gemeldet worden ist, die Farbe gelb oder grün annimmt. Dies wird (scherzhaft) als Projektmelone bezeichnet, da nach außen nur ein “grün” dargestellt wird, im Inneren es aber rot sein kann.
Abbildung 2.7: Die Projektmelone
Da die Projektmelone in der Außendarstellung (fälschlicherweise) immer grün zeigt, sollte darauf geachtet werden, dass die Berichte unverändert nach der Erstellung / Ermittlung weitergereicht werden, denn nur so wird der Zustand des Projekts transparent dargestellt.
2.3 Checkliste für die Verwendung der Ampeldarstellung
Um vorab / bei → Projektstart zu überprüfen, ob die Ampeldarstellung im Projekt eingesetzt werden kann, dient nachfolgende Checkliste (Abbildung 2.8).
Abbildung 2.8: Checkliste: Kann die Ampeldarstellung im Projekt eingesetzt werden?
Nur wenn alle Fragen mit Ja beantwortet werden, sollte die Ampeldarstellung verwendet werden.
Wenn Ampeln in Projekten und der Umgang damit nicht definiert worden sind, sollte auf den Einsatz verzichtet werden. Ansonsten drohen massive Fehlinterpretationen mit daraus resultierenden Diskussionen.
3. Der Einsatz der Ampeldarstellung außerhalb des Projektmanagements
Ampeldarstellungen können auch außerhalb von Projekten zum Einsatz kommen.
Beispiele:
- Um die → Testdurchführung (“automatisierte Tests”) bei der → Softwareentwicklung zu visualisieren, können “automatische” Ampeln eingesetzt werden
- Die Teamstatusampel erfasst die Stimmung im Team oder auch innerhalb einer Abteilung
4. Stärken und Schwächen des Einsatzes von Ampeldarstellungen
Als generelle Stärken und Schwächen des Einsatzes von Ampeldarstellungen können genannt werden:
Stärken:
- Der Einsatz von Ampeldarstellungen ist einfach (und unkompliziert)
- Es werden “intuitiv” Sachverhalte verdeutlicht
- Die Ampeldarstellung ist vielen Personen bekannt
Schwächen:
- Die Farben sind für Personen mit Farbschwäche eventuell schwer zu erkennen
- Ohne vorgegebene Interpretationsbeschreibung können schnell Missverständnisse auftreten
- Häufig werden subjektive Kriterien herangezogen, die dann einen Interpretationsspielraum lassen
A. Präsentationen, Literatur und Weblinks
A.1 Meine öffentliche Präsentation
Die Ampeldarstellung in Projektberichten wird in meiner Präsentation zu den Berichten in Projekten genutzt.
| Inhalt | Typ |
|---|---|
| Projektmanagement: Berichte – Eine Übersicht | 
|
A.2 Literatur
Hier sind einige Bücher aufgeführt, die das Thema Ampeldarstellungen (in Projektberichten) beschreiben.
- /Burghardt18/ Manfred Burghardt: → Projektmanagement. Leitfaden für die Planung, Überwachung und Steuerung von Entwicklungsprojekten, Publicis Corporate Publishing, Erlangen 10. Auflage 2018, ISBN 978–3‑89578–472‑9
- /GPM19/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM4), → GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
- /Schels16/ Ignatz Schels, Uwe M. Seidel: Projektmanagement mit Excel. Projekte planen, überwachen und steuern. Für Excel 2010, 2013 und 2016, Hanser, München 2. Auflage 2016, ISBN 978–3‑446–44797‑4
A.3 Weblinks
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Letzte Aktualisierung: 20.06.2020 © Peterjohann Consulting, 2005–2024
