Management-Zusammenfassung dieses Beitrags:
Das Kick-off-→ Meeting ist das erste Meeting in einem Projekt und markiert den Übergang von dem → Vorprojekt zu dem eigentlichen Projekt.
In diesem Beitrag wird das Kick-off-Meeting beschrieben.
1. Beschreibung
Das Kick-off-Meeting wird zu Beginn des Projekts durchgeführt und symbolisiert den eigentlichen → Projektstart (“→ Spatenstich”) für das → Projektteam.
Abbildung 1: Die zeitliche Einordnung des Kick-off-Meetings
Folgende Voraussetzungen sollten für die Durchführung des Kick-off-Meetings erfüllt sein:
- Vorab sind die → Projektziele definiert und der → Projektauftrag erteilt worden; damit sind auch der → Projektmanager und das Projektkernteam benannt
- Zu diesem → Zeitpunkt sind ebenfalls grob bekannt: Das Phasenmodell mit den Meilensteinen, der Start- und Endtermin und der Umfangs- und Kostenrahmen
- Teilnehmer sind alle Projektteammitglieder (des Kernteams) und gegebenenfalls ausgewählte Lenkungsausschussmitglieder
- (Grob-)Ziel des Kick-off-Meetings (intern): Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses des Projekts; damit kann direkt begonnen werden
- → Dauer: Je nach Größe des Projekts und Projektkultur zwei Stunden bis zwei Tage
Ein Kick-off-Meeting könnte folgende Agenda haben:
Abbildung 2: Die Agenda des Kick-off-Meetings
Detailziele des Kick-off-Meetings für das Projektteam sind:
- Jeder Teilnehmer muss das Projekt als Ganzes und sein Teilprojekt einordnen können
- Die zeitlichen Vorgaben (inklusive der Meilensteine) werden explizit angesprochen
- Die Organisationsstrukturen müssen allen Teilnehmer klar sein
- Jeder muss das → Projekthandbuch mit seinen Einzeldokumenten verstehen
- Wesentliche → Projektmerkmale müssen geklärt sein (Bedeutung für das Unternehmen, Vertraulichkeit)
- Die maßgeblichen Regeln für die Projektarbeit werden vorgestellt (Abstimmung, Verantwortlichkeiten, Arbeitsablauf)
- Das Kommunikations- und → Informationsmanagement wird durchgesprochen (→ Kommunikationsmatrix, Besprechungs- und Berichtszyklen)
Häufig wird beim Kick-off-Meeting auch ein grober → Terminplan für das Projekt vorgestellt und dann weiter verfeinert. Eine vollständige Planung (= Erstellung des Projektstrukturplans) muss nicht erfolgen, kann aber zeitnah angeschlossen werden.
Nach dem Kick-off-Meeting muss jeder Teilnehmer wissen, worum es im Projekt geht. Dies bedeutet insbesondere, dass der Projektmanager, der Projektkunde, der Projektauftraggeber und das → Projektziel jedem Kick-off-Teilnehmer bekannt sind. Zusätzlich sollte Kick-off-Teilnehmer seine eigenen, individuellen Aufgaben grob kennen.
Besonderheiten des Kick-off-Meetings:
- Es ist verpflichtend für alle Projektteammitglieder
- Es ist das erste Meeting für alle Projektteammitglieder
- Es ist das erste Meeting nach der Benennung des Projektmanagers
- Es werden die Grundlagen für das Projekt und damit für den Projekterfolg gelegt
Anmerkungen:
- Die hier verwendete Schreibweise “Kick-off-Meeting” ist häufig zu finden; seltener findet sich auch “Kick-Off-Meeting” oder Kickoff-Meeting
- Andere Bezeichnungen für das Kick-off-Meeting sind: Kick-off-Sitzung, Kick-off-→ Workshop, Kick-off-Session, Kick-off-Veranstaltung. Die Kurzform lautet schlicht “das Kick-off”
- Das “Gegenstück” zum Kick-off-Meeting ist das “Kick-out-Meeting”, welches zum Abschluss des Projekts stattfinden kann
2. Das Kick-off-Meeting bei den Fachverbänden
In der DIN 69901–5:2009 /DIN20/ wird sowohl das Kick-off-Meeting als auch der → Projekt-Start-Workshop definiert:
- “Kick-Off-Meeting — kick-off-meeting: Offizielle Veranstaltung nach erfolgter Planung, die mindestens alle Mitglieder des Projektteams und gegebenenfalls Vertreter der Auftraggeberseite vereint, um ihnen ein gemeinsames Verständnis bzgl. des Projekts zu vermitteln und die auszuführenden Arbeiten in Gang setzt”
- “Projekt-Start-Workshop — project start up workshop: Workshop zur Integration der für die Definitions- und Planungsphase notwendigen Mitarbeiter”
Das → PMI /PBG21‑d/ verwendet den Begriff Kick-off-Meeting wie folgt:
“Kickoff Meeting / Kickoff Meeting: Eine Zusammenkunft von Teammitgliedern und anderen wichtigen Stakeholdern zu Beginn eines Projekts, bei der Erwartungen formell festgelegt, ein gemeinsames Verständnis erarbeitet und die Arbeit aufgenommen werden.”
A. Präsentationen, Literatur und Weblinks
A.1 Meine öffentliche Präsentation zum Kick-off-Meeting
Die Beschreibung zum Projektstart und zum Kick-off-Meeting ist in Teilen in der Präsentation zum → Projektmanagement enthalten.
| Inhalt | Typ |
|---|---|
| Projektmanagement – Eine Einführung (PM-Basispräsentation) | 
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A.2 Literatur
Hier sind einige Bücher aufgeführt, die in diesem Beitrag zitiert wurden oder die das Thema Kick-off-Meeting etwas intensiver beleuchten.
- /DIN20/ DIN: Projektmanagement. Netzplantechnik und Projektmanagementsysteme. DIN-Taschenbuch 472, Beuth, Berlin 4. Auflage 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
- /GPM19/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM4), → GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
- /PBG21/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) and The → Standard for Project Management, Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Seventh Edition 2021, ISBN 978–1‑62825–664‑2
- /PBG21‑d/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) und Der Standard für das Projektmanagement, Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Siebte Ausgabe 2021, ISBN 978–1‑62825–695‑6
A.3 Weblinks
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Letzte Aktualisierung: 22.12.2021 © Peterjohann Consulting, 2005–2024
