Management-Zusammenfassung dieses Beitrags:
Das Projekthandbuch (engl. Project Manual) enthält alle wichtigen organisatorischen Vorgaben und Regeln für ein Projekt und ist in erster Linie für das → Projektteam gedacht.
In diesem Beitrag wird das Projekthandbuch beschrieben.
Das Projekthandbuch ist ein wichtiges Dokument für die Projektabwicklung. Ohne Projekthandbuch kommt es zu häufigen Nachfragen sowie zu Störungen und Verzögerungen beim Projektablauf. Es sollte vor → Projektstart vorliegen und allen Teammitgliedern zugänglich gemacht werden.
Andere Begriffe für das Projekthandbuch sind “Projektakte” oder “Projektorganisationshandbuch”, die aber beide selten verwendet werden.
1. Beschreibung
1.1 Definitionen
In der 69901–5:2009 steht zum Projekthandbuch /DIN20/:
“Projekthandbuch — project manual: Zusammenstellung von Informationen, Standards und Regelungen, die für ein bestimmtes Projekt gelten.
Anmerkung: Das Projekthandbuch kann umfassend oder nur als spezifische Ergänzung zu einem → Projektmanagementhandbuch erstellt werden.”
Bei der → GPM /GPM19/ wird definiert:
“Das Projekthandbuch ist der Ort, an dem alle → Projektmanagement-Ergebnisse in strukturierter Form abgelegt werden.”
Ich verwende folgende Definition:
“Das Projekthandbuch ist die Zusammenstellung aller notwendigen organisatorischen Vorgaben und Rahmenbedingungen des Projekts.”
Das → PMI /PBG21‑d/ verwendet den Begriff “Projekthandbuch” nicht und benutzt stattdessen den Begriff → Projektmanagementplan, der in etwas das Gleiche umfasst. Die Definition lautet /PBG21‑d/:
“Projektmanagementplan / Project Management Plan. Das Dokument, das beschreibt, wie das Projekt ausgeführt, überwacht, gesteuert und abgeschlossen wird.”
Im Kontext von PRINCE2 wird statt “Projekthandbuch” auch der Begriff “Projektleitdokumentation” oder “Projektinitiierungsdokumentation” (engl. Project Initiation Documentation, PID) verwendet.
1.2 Das Projekthandbuch in Stichworten
Das Projekthandbuch …
- ist nach DIN 69901–5:2009 /DIN20/ die “Zusammenstellung von Informationen, Standards und Regelungen, die für ein bestimmtes Projekt gelten.”
- enthält somit die speziell für ein spezifisches Projekt geltenden Vereinbarungen und ergänzt gegebenenfalls das Projektmanagementhandbuch (welches nach DIN übergreifend für alle Projekte gültig ist)
- heißt auf Englisch: Project Manual
- wird durch den → Projektmanager zu Beginn des Projekts (vor Projektstart) erstellt und an die Projektteammitglieder (PTMs) verteilt
- darf nur zentral (durch den Projektmanager) verändert werden!
- enthält die → Liste der Projektmitarbeiter, den (ungefähren) → Terminplan, die Verantwortlichkeiten, den ersten (groben) → Projektstrukturplan, die Dokumentationsstruktur und allgemeine Richtlinien für das Projekt
- ist kein rein statisches Dokument, sondern wird in regelmäßigen Intervallen überprüft und aktualisiert
- heißt beim PMI (in etwa, wenn auch zeitlich später): Projektmanagementplan
Generell sollte beachtet werden, dass das Projekthandbuch einen Zweck zu erfüllen hat: Dies ist in der Regel die schnelle Überblicksgewinnung für neue Mitarbeiter oder interessierte Dritte. Das Projekthandbuch muss daher einen “passenden” Umfang haben. In Abbildung 1 sind die möglichen Elemente / Kapitel des Projekthandbuchs dargestellt — es sind im Einzelnen:
- Die Projektvision und die Projektgrobziele
- Die Liste der → Stakeholder
- Das → Projektorganigramm
- Liste der Teammitglieder mit Kontaktdaten (Telefonnummern, Büronummern, E‑Mail, Chat)
- Wichtige Randbedingungen und Annahmen
- Die Projekteckdaten (Kosten, Umfang, → Dauer)
- Der ungefähre Terminplan mit den Meilensteinen
- Der → Kommunikationsplan
- Ggf. weitere Elemente
Abbildung 1: Elemente des Projekthandbuchs
Einige Elemente des Projekthandbuchs ergeben sich automatisch aus den Tätigkeiten in der Projektstartphase. So sollten die übergeordneten → Ziele (“High-Level-Anforderungen”) mit den Projekteckdaten, der ungefähre Terminplan mit den Meilensteinen und die Liste der Stakeholder immer Bestandteil des Projekthandbuchs sein.
In manchen Organisationen werden auch → Checklisten für das Projekt dem Projekthandbuch hinzugefügt. Hiermit sind dann automatisch Ziele festgelegt, nämlich das Erfüllen der Kriterien in den Checklisten.
1.3 Die Erstellung des Projekthandbuchs
In Abbildung 2 ist das Projekthandbuch aus der Dokumentensicht dargestellt. Ein Projekthandbuch wird in der Regel auf Basis einer organisationsinternen Projekthandbuch-Vorlage erstellt. Das übergreifende Projektmanagementhandbuch macht Vorgaben für die Projekthandbuch-Vorlage.
Abbildung 2: Die Einordnung des Projekthandbuchs aus Dokumentationssicht
Die Erstellung des Projekthandbuchs fällt in den Zuständigkeitsbereich des Projektmanagers. Dies kann problematisch werden, wenn der Projektmanager erst kurz vor dem eigentlichen Projektstart (mit der Unterzeichnung des Projektauftrags) benannt wird. Bis dahin muss der Vorprojektmanager die Erstellung des Projekthandbuchs vorantreiben: Hieraus resultiert die Schwierigkeit, dass wesentliche Informationen für das Projekthandbuch erst vorliegen, wenn ein Verantwortungsübergang vom Vorprojektmanager zum Projektmanager erfolgt.
2. Die Inhalte und die Struktur des Projekthandbuchs
Der Umfang und auch die inhaltliche Struktur eines Projekthandbuchs sind nicht durch Normen oder Standards festgelegt. Es bietet sich jedoch ein Aufbau an, der folgende Punkte berücksichtigt:
- Organisationsstruktur des Projekts mit Organigramm, Rollen und Ansprechpartnern
- Angaben zu den Projektteammitgliedern
- Liste der (wichtigsten) Stakeholder
- “Spielregeln” des Projekts
- Zu verwendende Tools zur → Projektdokumentation und ‑steuerung
- Kommunikations- und Dokumentationsstrukturen (Kommunikations- und Dokumentationsplan) mit Ablagestrukturen
- Projektgrobziele
- Die → Projektphasen und der (generische) Meilensteinplan
- Ungefährer Terminplan
- Übersicht der zu erstellenden → Liefergegenstände
Auch wenn ein Projekt über ein Projektmanagementtool abgebildet und abgewickelt wird, so ist es ratsam, ein Projekthandbuch daraus generieren zu können.
Der Umfang des Projekthandbuchs sollte beschränkt sein, damit eine schnelle Orientierung gewährleistet bleibt. Typische Seitenzahlen bewegen sich zwischen 10 und 50 Seiten.
3. Die Verwendung des Projekthandbuchs
Das Projekthandbuch bleibt während der kompletten Projektlaufzeit gültig und ist daher für alle Projektteammitglieder als Nachschlagewerk jederzeit verwendbar. Dennoch gibt es einige Projektsituationen, bei denen das Projekthandbuch als zentrales Dokument besonders wichtig ist. Hier sind zu nennen:
- Das → Kick-off-→ Meeting: Beim → Kick-off-Meeting werden alle zentralen organisatorischen Vorgaben und Regelungen vorgestellt — und dies kann gut durch das Projekthandbuch unterstützt werden
- Das Onboarding / die Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Kommen neue Mitarbeiter zu einem Projekt hinzu, so hilft das Projekthandbuch bei der Durchsprache und beschleunigt den Einarbeitungsprozess
Das Projekthandbuch kommt auch in → Workshops und Meetings — insbesondere beim Kick-off-Meeting — zum Einsatz und wird dann entsprechend als Hilfsmittel in die Agenda eingetragen.
4. Häufig gestellte Fragen und Antworten (FAQ) zum Projekthandbuch
Einige Fragen zu dem Projekthandbuch werden häufig gestellt – diese werden hier wiedergegeben und beantwortet.
- F: Muss das Projekthandbuch immer erstellt werden / vorhanden sein?
A: Das ist zumindest ratsam, da ansonsten vermeidbare Kommunikationsprobleme entstehen können. Bei großen oder komplexen Projekten ist ein Projekthandbuch verpflichtend. - F: Muss das Projekthandbuch vom → Projektsponsor genehmigt werden?
A: Nein. Das Projekthandbuch ist ein internes Dokument vom Projektmanager für das Projektteam und braucht nicht genehmigt zu werden. Allerdings muss auf die Vertraulichkeit geachtet werden: Es dürfen keine Informationen im Projekthandbuch enthalten sein, die vertraulich behandelt werden müssen. - F: Muss das Projekthandbuch dem Projektteam vorgestellt werden?
A: Ja, das ist sinnvoll, insbesondere um den Nutzen deutlich zu machen. Hierfür bietet sich das Kick-off-Meeting an. Dabei sollte auf statische und dynamische Inhalte hingewiesen werden. - F: Muss das Projekthandbuch regelmäßig aktualisiert werden?
A: Ja, da ansonsten die Informationen veralten und damit wertlos werden. - F: Müssen alle Informationen im Projekthandbuch selbst “abgedruckt” sein oder sind auch Verweise, so z.B. auf eine Telefonliste erlaubt?
A: Der wesentliche Zweck des Projekthandbuchs ist die Bereitstellung der organisatorischen Informationen für das Projektteam. Wenn das Projektteam damit einverstanden ist, andere Medien oder Verweise zu nutzen, so ist dies möglich.
Haben Sie noch weitere Fragen oder möchten Sie Ergänzungen an der FAQ vornehmen? Am besten schreiben Sie mir hierzu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.
A. Präsentationen, Literatur und Weblinks
A.1 Meine öffentliche Präsentation zum Projekthandbuch
Die Beschreibung zum Projekthandbuch ist in Teilen in der Präsentation zum Projektmanagement enthalten.
| Inhalt | Typ |
|---|---|
| Projektmanagement – Eine Einführung (PM-Basispräsentation) | 
|
A.2 Literatur
Hier sind einige Bücher aufgeführt, die in diesem Beitrag zitiert wurden oder die das Projekthandbuch etwas intensiver beleuchten.
- /DIN20/ DIN: Projektmanagement. Netzplantechnik und Projektmanagementsysteme. DIN-Taschenbuch 472, Beuth, Berlin 4. Auflage 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
- /GPM16/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 8. Auflage 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
- /GPM19/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM4), GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
- /PBG17‑d/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Sechste Ausgabe 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3
- /PBG21‑d/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) und Der → Standard für das Projektmanagement, Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Siebte Ausgabe 2021, ISBN 978–1‑62825–695‑6
A.3 Weblinks
- /#→ V‑Modell-XT-Projekthandbuch/ Projekthandbuch im V‑Modell-XT
- /#Wiki-Projekthandbuch/ Projekthandbuch in der deutschen Wikipedia
Legende zu den Weblinks
/ / Verweis auf eine Website (allgemein)
/*/ Verweis auf eine Website, die als Ergänzung zu einem Buch dient
/#/ Verweis auf ein einzelnes Thema auf einer Website
/#V/ Verweis auf ein Video auf einer Website
Letzte Aktualisierung: 18.05.2022 © Peterjohann Consulting, 2005–2024
