Management-Zusammenfassung dieses Beitrags:
Der Projektsponsor (engl. Project Sponsor) ist eine zentrale Person / Rolle in Projekten. Er vertritt die Interessen des Managements im Projekt und die Interessen des Projekts im Management.
In diesem Beitrag wird die Rolle des Projektsponsors aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet.
1. Einleitung und Grundlagen
Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Projektsponsors in Projekten sind in der Praxis häufig unklar. In der Regel sollte der Projektsponsor in zwei Richtungen wirken:
- Zum einen ist er der “Vertreter des Managements” im Projekt
- Zum anderen ist der “Vertreter des Projekts” im Management
Ein “guter Projektsponsor” wird im Wesentlichen daran gemessen, ob er das Projekt gut genug unterstützt hat, sodass es (beim → Projektabschluss) erfolgreich ist, das Projektergebnis also stimmt.
Abbildung 1.1: Der Projektsponsor zwischen Projektsupport und Managementvorgaben
1.1 Definitionen
Das → PMI /PBG17‑d, PBG21‑d/ setzt den Sponsor dem Projektsponsor gleich und definiert:
“Sponsor / Sponsor. Eine Person oder Gruppe, die für das Projekt, Programm oder Portfolio Ressourcen und Unterstützung bereitstellt und für die Ermöglichung eines Erfolgs rechenschaftspflichtig ist.”
Bei der → GPM /GPM16/ wird die Rolle des Projektsponsors nicht genau definiert.
Der Projektsponsor wird auch als “→ Auftraggeber des Projekts”, Projektauftraggeber oder Project Owner (nicht zu verwechseln mit → Product Owner) bezeichnet.
Weitere, ähnliche Bezeichnungen sind:
- Projektmentor: Über diese Rolle werden Aufgaben zur Stützung des Projektmanagers — nicht des Projekts — definiert. Der Projektmentor ist jemand mit großer Erfahrung in den Themen, die im Projekt bearbeitet werden sollen und fungiert als Coach für den → Projektmanager. Er ist nicht zwingend der “Vertreter des Managements” und auch nicht unbedingt Mitglied des Lenkungsausschusses
- Projektpate: Dieser Begriff ist synonym zum Projektmentor, wenn auch weniger gebräuchlich
- Projekteigner: Dieser Begriff ist synonym zum Projektsponsor, wenn auch weniger gebräuchlich
1.2 Positive Verhaltensweisen des Projektsponsors nach PMI
Beim PMI wird zu den Verhaltensweisen des Projektsponsors ausgeführt /PBG21‑d/:
“Bestimmte Verhaltensweisen, die ein Sponsor zeigt, können → Teams zu effektiver Leistung verhelfen und damit zu besseren Projektergebnissen beitragen.“
und
”→ Ressource. Als Bindeglied zur Organisation sorgt der Sponsor dafür, dass das Team über die zur Lieferung des Projekts notwendigen Kompetenzen und physischen Ressourcen verfügt.”
1.3 Die zwei wesentlichen Verantwortlichkeiten des Projektsponsors
Der Projektsponsor ist immer für die …
- Sicherstellung, dass die → Projektziele erreichbar sind und bleiben und die
- Unterstützung des Projektmanagers und des Projektteams durch Einwirken auf → Stakeholder
verantwortlich (Abbildung 1.2).
Abbildung 1.2: Die Verantwortlichkeiten des Projektsponsors
1.4 Die Ernennung und Einbeziehung des Projektsponsors
Der Projektsponsor wird im Allgemeinen vom entscheidungsbefugtem Management bestimmt und gehört in der Regel selbst zu den Entscheidern. Daher kann ein Projektsponsor sehr einfach einem → Vorhaben oder Projekt zugeordnet werden.
Häufig gilt die Regel, dass ein Vorhaben, wenn es in die → Vorprojektphase geht, einem Projektsponsor zugeordnet werden muss. Der Projektsponsor ernennt dann einen Vorprojektmanager und treibt das → Vorprojekt bis zum eigentlichen → Projektstart (Abbildung 1.3).
Abbildung 1.3: Die Ernennung des Projektsponsors
2. Die Rollenbeschreibung des Projektsponsors
Über Rollen werden die generellen Tätigkeiten im Projekt den Mitarbeitern zugewiesen. Eine Rollendefinition/-beschreibung regelt die Verantwortlichkeiten, schafft Klarheit und Sicherheit – dies auch für den Projektsponsor wichtig. Die Rolle des Projektsponsors impliziert in der Regel keinen “Fulltime-Job” — je nach Projektgröße müssen etwa 2 bis 16 Stunden pro Woche für die Ausübung der Rolle angesetzt werden. Eine mögliche Rollenbeschreibung für einen Projektsponsor ist in Abbildung 2.1 dargestellt.
Abbildung 2.1: Die Rollenbeschreibung des Projektsponsors
3. Die Einbettung des Projektsponsors in die Organisation
Der Projektsponsor ist der Vertreter des Gesamtunternehmens und vertritt zudem den → Lenkungsausschuss. Entsprechend muss er das Projekt gegenüber der Unternehmensführung rechtfertigen und sich mit sich intensiv mit dem Projektmanager austauschen (Abbildung 3.1).
Abbildung 3.1: Einbettung des Projektsponsors in einen Unternehmenskontext
Der Projektsponsor sollte auch → Projektteam beachten (Abbildung 3.2). Auch wenn er nicht unmittelbar bei der Teamentwicklung und -→ führung beteiligt ist, so kann der Projektsponsor — insbesondere in Konflikt- oder Krisensituationen — dem Projektteam durch Rahmenvorgaben Hilfestellungen geben.
Abbildung 3.2: Einbettung des Projektsponsors und des Projektteams in einen Unternehmenskontext
4. Die wichtigsten Aufgaben des Projektsponsors bei Projektstart
Der Projektsponsor muss zu Beginn dafür Sorge tragen, dass das Projekt kraftvoll starten kann. Hierzu muss er den Projektmanager bei einigen Tätigkeiten unterstützen. Hierzu gehören beispielsweise:
- Entwickeln und Kommunizieren einer klaren Projektvision und daraus abgeleiteter Projektziele
- Durchführen des Vorprojekts
- Erstellen und Unterschreiben des Projektauftrags
- Mitwirken beim → Kick-off-→ Meeting
5. Häufig gestellte Fragen und Antworten (FAQ) zum Projektsponsor
Einige Fragen zum Projektsponsor werden häufig gestellt – diese werden hier wiedergegeben und beantwortet.
- F: Kann man auf den Projektsponsor in der Praxis verzichten?
A: Bei kleineren Projekten ist dies möglich, ab einer bestimmten Projektgröße nicht mehr. - F: Muss ein Projektsponsor eine (formale) Ausbildung haben?
A: Eine Ausbildung zum Projektsponsor gibt es nicht. Es ist jedoch hilfreich, wenn der Projektsponsor Kenntnisse im Projekt- und Portfoliomanagement hat. - F: Ist der Begriff “Projektsponsor” geschützt?
A: Nein. Jeder, der sich Projektsponsor nennen möchte, kann dies auch tun. - F: Kann ein Projektsponsor gleichzeitig Projektmanager sein?
A: Ja — auch wenn dies etwas unglücklich ist. In der Praxis ist das bei kleinen Projekten zu finden oder bei Projekten, die “direkt bei der Geschäftsführung” angesiedelt sind.
Haben Sie noch weitere Fragen oder möchten Sie Ergänzungen an der FAQ vornehmen? Am besten schreiben Sie mir hierzu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.
A. Präsentationen, Literatur und Weblinks
A.1 Meine öffentliche Präsentation zum Projektsponsor
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A.2 Literatur
- /DIN20/ DIN: → Projektmanagement. Netzplantechnik und Projektmanagementsysteme. DIN-Taschenbuch 472, Beuth, Berlin 4. Auflage 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
- /GPM16/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg, 8. Auflage 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
- /GPM19/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM4), GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
- /Jenny19/ Bruno Jenny: Projektmanagement. Das Wissen für den Profi, Vdf Hochschulverlag, Zürich 4. Auflage 2019, ISBN 978–3‑7281–3967‑2
- /Patzak17/ Gerold Patzak, Günter Rattay: Projektmanagement. Projekte, Projektportfolios, Programme und projektorientierte Unternehmen, Linde, Wien 7. Auflage 2017, ISBN 978–3‑7143–0321‑6
- /PBG17/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Sixth Edition 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
- /PBG17‑d/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Sechste Ausgabe 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3
- /PBG21/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) and The → Standard for Project Management, Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Seventh Edition 2021, ISBN 978–1‑62825–664‑2
- /PBG21‑d/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) und Der Standard für das Projektmanagement, Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Siebte Ausgabe 2021, ISBN 978–1‑62825–695‑6
A.3 Weblinks
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Legende zu den Weblinks
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Letzte Aktualisierung: 24.02.2024 © Peterjohann Consulting, 2005–2024
