Die 1 %-Regel - Peterjohann Consulting

Management-Zusammenfassung dieses Beitrags:
Mit der 1 %-Regel wird beschrieben, dass zur Erkennung, ob die Umsetzung eines Arbeitspakets planmäßig begonnen wurde, ein Fertigstellungsgrad von 1 % verwendet wird.
Es wird in diesem Beitrag die 1 %-Regel erläutert und der Umgang damit beschrieben.

Einordnung:
Die 1 %-Regel ist ein Teil der → Projektsteuerung und damit auch des → Projektcontrollings und des → Projektmanagements.

1. Einleitung und Grundlagen

Mit der 1 %-Regel wird eine Möglichkeit beschrieben, bei der Verwendung von Listen zur Erfassung von Vorgängen, zu erkennen, ob ein Vorgang planmäßig oder ungeplant bei 0 % Fertigstellungsgrad liegt.

Charakterisierung der 1 %-Regel, (C) Peterjohann Consulting, 2022-2024

Abbildung 1: Charakterisierung der 1 %-Regel

Wenn in einem Projekt eine große Anzahl von Arbeitspaketen / Vorgängen bearbeitet werden muss, so kommen in der Regel Software-Tools zum Einsatz. Jedes → Arbeitspaket hat ein Startzeitpunkt, wird dieser erreicht oder überschritten, so muss überprüft werden, ob die Umsetzung des Arbeitspakets begonnen hat. Hierzu wird üblicherweise vom Projektcontroller beim Arbeitspaketverantwortlichen nachgefragt, wie der Stand der Umsetzung und damit der Fertigstellungsgrad ist. Wenn das Arbeitspaket noch nicht begonnen wurde, so wird dennoch 1 % Fertigstellungsgrad eingetragen, um so kennzeichnen zu können, dass über das Verstreichen des Startzeitpunkts gesprochen wurde.

Schreibweise:
Die Schreibweise ist entweder “1 %-Regel” oder “1‑Prozent-Regel” (siehe → Schreibweisen in Projekten | 3.2 Prozentangaben).

2. Der Umgang mit der 1 %-Regel

Als → Projektmanager müssen Sie regelmäßig den Fortschritt des Projekts beobachten und dokumentieren.

Fertigstellungsgrad eines Arbeitspakets bei der 1 %-Regel, (C) Peterjohann Consulting, 2022-2024

Abbildung 2: Fertigstellungsgrad eines Arbeitspakets bei der 1 %-Regel

Wenn Sie als Projektmanager die 1 %-Regel anwenden möchten, so erläutern Sie diese vorab bei den entsprechenden Projektbeteiligten — am besten dann, wenn Sie Ihre Fortschrittsmessung besprechen.

In Abbildung 3 ist ein einfaches Beispiel dargestellt, bei dem zu einem Berichtszeitpunkt (“Heute”) ermittelt werden soll, wie die einzelnen Fertigstellungsgrade sind. Beim letzten Berichtszeitpunkt waren die → Arbeitspakete AP1 und AP2 bereits begonnen worden und sind entsprechend mit einem Fertigstellungsgrad versehen — hier mit 75 und 35 % angegeben. Bei den Arbeitspaketen AP3, AP4 und AP5 der Startzeitpunkt aktuell erreicht worden, sodass ein Fertigstellungsgrad ermittelt werden soll.

Die 1 %-Regel, ein einfaches Beispiel, Vorgabe, (C) Peterjohann Consulting, 2022-2024

Abbildung 3: Die 1 %-Regel, ein einfaches Beispiel, Vorgabe

Es wird nun bei den einzelnen Arbeitspaketverantwortlichen nachgefragt, wie der Stand der Umsetzung ist. In diesem Beispiel wird angenommen, dass beim AP3 noch nicht nachgefragt werden konnte, beim AP4 die Umsetzung begonnen hat (und daher mit 5 % bewertet wurde) und dass das AP5 noch nicht in die Umsetzung gelangt ist. Damit wird der Fertigstellungsgrad des AP5 mit 1 % bewertet. Es ergibt sich dann ein → Terminplan, der in Abbildung 4 dargestellt ist.