Die Liste-offener-Punkte (LOP) Beschreibung und Einsatz

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung die­ses Bei­trags:
Die → Lis­te-offe­ner-Punk­te ist ein Doku­ment, wel­ches häu­fig in Pro­jek­ten ein­ge­setzt wird. Es wer­den in der Lis­te-offe­ner-Punk­te die­je­ni­gen Punk­te erfasst, die unmit­tel­bar zu erle­di­gen sind.
In die­sem Bei­trag wird die Lis­te-offe­ner-Punk­te beschrieben.

Die Lis­te-offe­ner-Punk­te (LOP) fin­det sich häu­fig in Pro­jek­ten und dient als eine Grund­la­ge der → Pro­jekt­steue­rung. Sie wird in der Regel bei Team-Sta­tus­be­spre­chun­gen ein­ge­setzt. Dabei wer­den vom Besit­zer / Owner der LOP — in der Regel der → Pro­jekt­ma­na­ger — die offe­nen Punk­te (in der Regel Auf­ga­ben) ein­zeln ange­spro­chen und der jewei­li­ge Sta­tus bei den Pro­jekt­team­mit­glie­dern abgefragt.

In die­sem Bei­trag wird die LOP als fort­lau­fen­des Doku­ment gese­hen, wel­ches den → Pro­to­kol­len in Pro­jek­ten zuge­ord­net wird.

→ Schreib­wei­sen:
LOP (nicht LoP) aus­ge­schrie­ben: Liste-offener-Punkte.

Alter­na­ti­ve Begrif­fe:
Offe­ne-Punk­te-Lis­te (OPL), To-do-Lis­te (TDL), Action-Item-List.

1. Beschreibung

Die Lis­te-offe­ner-Punk­te ist unter­teilt in einen Pro­to­koll­kopf und einen Pro­to­koll­rumpf (Abbil­dung 1). Im Pro­to­koll­kopf wer­den die all­ge­mei­nen Anga­ben / Pro­jekt­an­ga­ben notiert, wäh­rend der Pro­to­koll­rumpf die ein­zel­nen Punk­te erfas­sen muss.

Abbil­dung 1: Der Auf­bau der Liste-offener-Punkte

Der Pro­to­koll­kopf soll­te zumin­dest fol­gen­de Ein­trä­ge umfassen:

• Pro­jekt­na­me: Der Name des Pro­jekts, so wie im → Pro­jekt­auf­trag festgelegt
• Pro­jekt-ID: Die ein­deu­ti­ge ID des Projekts
• Letz­ter Ein­trag am: Datum des letz­ten Ein­trags in der LOP, um fest­zu­hal­ten, wie aktu­ell die­se ist
• Nächs­ter Check am: Zur Pla­nung wird erfasst, wann die nächs­te Über­prü­fung statt­fin­den soll; in der Regel ist das mit den Team-Sta­tus­be­spre­chun­gen verknüpft

Abbil­dung 2: Der Auf­bau des Kopfs der Liste-offener-Punkte

Es kön­nen wei­te­re Ein­trä­ge hin­zu­ge­fügt wer­den, so bei­spiels­wei­se der Projektmanager.

Der Rumpf der Lis­te-offe­ner-Punk­te kann fol­gen­den, mini­ma­len Auf­bau haben (Abbil­dung 3). Es wer­den erfasst:

• Nr.: Die fort­lau­fen­de Nummer
• Offe­ner Punkt / Beschrei­bung: Die Beschrei­bung des offe­nen Punkts
• Ver­antw: Die ver­ant­wort­li­che Per­son (nicht die Rolle)
• Ter­min — Soll: Ter­min­vor­ga­be, bis wann die­ser Punkt erle­digt sein soll
• Ter­min — Ist: Fest­stel­lung, wann die­ser Punkt erle­digt wurde
• Sta­tus: Der Sta­tus des ein­zel­nen offe­nen Punkts; hier soll­te zumin­dest “Erle­digt”, “Über­fäl­lig” und “Offen / Nicht erle­digt (-)” ver­wen­det werden
• Anmer­kung: Zusätz­li­che Anmerkungen

Abbil­dung 3: Der Auf­bau des Rumpfs der Liste-offener-Punkte

Wei­te­re Spal­ten­ein­trä­ge kön­nen hin­zu­ge­fügt wer­den, so beispielsweise:

• → Prio­ri­tät: Erfas­sung der Priorität
• Betei­lig­te: Erfas­sung der Per­so­nen, die bei der Erle­di­gung unter­stüt­zen können
• → Auf­wand: Erfas­sung des Auf­wands zur Erle­di­gung des Punkts

Die hier dar­ge­stell­te Beschrei­bung des Rumpfs ist auch außer­halb von Pro­jek­ten ein­setz­bar, da sie kei­ne pro­jekt­spe­zi­fi­schen Infor­ma­tio­nen erfasst. Wenn der Bezug zum Pro­jekt her­ge­stellt wer­den soll, so kön­nen dem Rumpf noch fol­gen­de Spal­ten hin­zu­ge­fügt werden:

• → Arbeits­pa­ket: Kor­re­spon­die­ren­des Arbeitspaket

2. Einsatz

In Abbil­dung 4 ist eine (sehr kur­ze) Lis­te offe­ner Punk­te dar­ge­stellt. In die­sem Bei­spiel wird ein → Abnah­me­test geplant, für das die Rand­be­din­gun­gen abzu­klä­ren sind. Wich­tig ist der Sta­tus, der sich aus dem “Ter­min — Soll” und “Ter­min — Soll” ergibt: Ist die­ser auf “Erle­digt” gesetzt, so muss die­ser Punkt nicht mehr betrach­tet wer­den. Bei “Über­fäl­lig” muss schnellst­mög­lich nach­ge­ar­bei­tet werden. 

Abbil­dung 4: Die Lis­te-offe­ner-Punk­te: Beispiel

Anmer­kun­gen:

• Die LOP ist nicht (unbe­dingt) zur Pro­jekt­nach­ver­fol­gung mit Arbeits­pa­ke­ten gedacht — auch wenn das eini­ge Autoren anders sehen. Sie ist zwar ein Instru­ment zur Pro­jekt­steue­rung, aber nicht das zen­tra­le. Die Haupt­steue­rung erfolgt über den → Pro­jekt­plan / Pro­jekt­ter­min­plan, in dem bereits die → Arbeits­pa­ke­te ent­hal­ten sind und die durch die Arbeits­pa­ket­ver­ant­wort­li­chen bear­bei­tet werden
• Wenn die Betei­lig­ten zur Erle­di­gung eines Punkts eben­falls erfasst wer­den, so weist die LOP gro­ße Ähn­lich­keit mit der → RACI-Matrix auf
• Die LOP kann auch über Tickets (auf White­boards) abge­bil­det werden
• Die LOP muss aktu­ell gehal­ten wer­den. In der Regel reicht dazu eine wöchent­li­che Über­prü­fung, bei sehr gro­ßen Pro­jek­ten kann dies auch täg­lich not­wen­dig sein
• Wenn die Lis­te sehr lang wer­den soll­te, so kön­nen erle­dig­te Punk­te gelöscht wer­den. Aller­dings muss dar­auf geach­tet wer­den, dass die fort­lau­fen­den Num­mern erhal­ten bleiben
• Beim → Abschluss des Pro­jekts soll­ten alle Punk­te der LOP erle­digt sein

Lite­ra­tur

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Web­links

• /#BVA-OPL/ Offe­ne Punk­te Lis­te mit Vor­la­ge beim Bun­des­ver­wal­tungs­amt (BVA)

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