Management-Zusammenfassung dieses Beitrags:
In Projekten werden häufig Checklisten verwendet, um schnell zu überprüfen, ob etwas “richtig” gemacht wurde. Hierüber kann der Status eines Projekts ermittelt werden.
Es werden in diesem Beitrag Checklisten und deren Einsatz in Projekten vorgestellt.
Die Checklisten in diesem Beitrag beziehen sich immer auf Projekte und auf das → Projektmanagement.
1. Einleitung und Grundlagen
Checklisten können in bestimmten Situationen eines Projekts helfen, den Stand des Projekts zu ermitteln und weitere Schritte einzuleiten. Diese Situationen sind in der Regel an eine zeitliche oder logische Reihenfolge von Projektprozessen gekoppelt, die sich einem Phasenmodell orientieren. In diesem Beitrag wird das sechsstufige Phasenmodell, welches in allen Beiträgen auf dieser Website genutzt wird, als Basis verwendet (Abbildung 1.1).
Abbildung 1.1: Ein Phasenmodell für Projekte (mit Rücksprung)
Es ist hilfreich, insbesondere als → Projektmanager, wenn man schon zu Beginn eines Projekts alle relevanten Checklisten kennt, da in den Checklisten oftmals Dinge abgefragt werden, die schon vor → Projektstart umgesetzt werden müssen; typische Fragen haben dann die Form “Haben Sie schon zu Beginn daran gedacht und entsprechende Dinge umgesetzt?”.
Checklisten gehen in der Projektrealität einher mit Projektdokumenten und entsprechenden → Vorlagen sowie Projektberichten und Projektsitzungen. Diese sind hier nicht wiedergegeben, da der Fokus hier bewusst auf einfachen, schnell benutzbaren Checklisten liegt. Diese Checklisten können “universell”, ohne weitere Anpassungen, eingesetzt werden.
Generell wird zwischen zwei Arten von Checklisten unterschieden:
- Wegwerf-Checklisten: Diese dienen der Aufnahme von Sachverhalten, müssen aber nicht aufbewahrt werden. Als Beispiel können hier Moment-Stimmungsberichte genannt werden
- Weiterverwendungs-Checklisten: Diese dienen ebenfalls der Aufnahme von Sachverhalten, müssen aber nicht aufbewahrt. Typische Gründe sind rechtliche Aspekte wie Qualitätsnachweise
Abbildung 1.2: Arten von Checklisten (im Projektkontext)
1.1 Definitionen
Die Wikipedia /#Wiki-Checkliste‑d/ liefert folgende Definition für einen Fragenkatalog (Checkliste wird auf Fragenkatalog umgeleitet):
“Ein Fragenkatalog ist eine Sammlung von Fragen zu einem bestimmten Thema mit dem Ziel, durch die Befragung von Personen den Istzustand einer Situation zu ermitteln.”
In diesem Beitrag wird der Begriff etwas enger gefasst als in der Wikipedia, indem nur geschlossene Fragen mit bestimmten Antwortkategorien zugelassen werden (siehe Abschnitt 1.3).
Checklisten in Projekten werden üblicherweise vor Projektstart zusammengestellt. Ist ein → PMO (→ Project Management Office) im Unternehmen etabliert, so liefert dieses eine Sammlung von “passenden” Checklisten. Ohne PMO ist es die Aufgabe des Projektmanagers, die richtigen Checklisten (mit den richtigen Fragen) für das jeweilige Projekt beim Projektstart zusammenzutragen.
1.2 Die vier Muss-Checklisten in Projekten
In jedem Projekt müssen — nach Meinung des Autors — mindestens vier Checklisten zum Einsatz kommen. Dies sind:
- Die Checkliste zum → Stakeholdermanagement. Die übergeordnete Frage lautet: “Sind die → Stakeholder für das Projekt passend erfasst?”
- Die Checkliste für die → Projektziele. Die übergeordnete Frage lautet: “Sind die → Projektziele für den Projektstart passend ermittelt?”
- Die Checkliste zum → Projektstart. Die übergeordnete Frage lautet: “Kann das Projekt gestartet werden?”
- Die Checkliste zum → Projektabschluss. Die übergeordnete Frage lautet: “Kann das Projekt abgeschlossen werden?”
In Abbildung 1.4 sind die vier Muss-Checklisten — im Phasenmodell eingeordnet — dargestellt.
Abbildung 1.3: Die vier Muss-Checklisten
Bei dieser Betrachtung fällt auf, dass drei der vier Muss-Checklisten spätestens mit Projektstart eingesetzt werden müssen. Die vierte Muss-Checkliste findet erst bei → Projektabschluss Verwendung. Für drei Hauptphasen (Planung, Ausführung und Steuerung) gibt es keine Muss-Checklisten.
1.3 Aufbau der Checklisten
Alle hier aufgeführten Checklisten haben den gleichen Aufbau (Abbildung 1.4):
- Es wird zunächst eine übergeordnete Checklisten-Frage gestellt, die durch die Checkliste beantwortet werden soll, so beispielsweise “Kann das Projekt gestartet werden?”
- Dann folgt die eigentliche Checkliste mit mehreren Fragezeilen und jeweils einer Frage pro Zeile. Jede Fragezeile enthält 5 Spalten zur Erfassung der Antwort
Wurden alle Fragen der Checkliste mit “Ja” beantwortet und jedes Kreuzchen in dem entsprechenden Ja-Feld gesetzt, so ist die Checklisten-Frage mit Ja beantwortet. Fehlt auch nur Ja, so erhält die Checklisten-Frage standardmäßig automatisch ein Nein.
Abbildung 1.4: Aufbau der Checklisten
Die Fragezeilen der Checklisten haben folgenden Aufbau:
- Es wird eine geschlossene Frage (Spalte 1) gestellt, die immer mit Ja oder Nein beantwortet werden sollte
- Die Antwort wird in Spalte 2–4 angekreuzt; nur eine Antwort ist möglich
- Ist die Antwort “Ja”, so kann zur nächsten Frage übergegangen werden
- Nur bei “Nein” oder “Offen” müssen eine oder mehrere Maßnahmen benannt werden (ggf. mit Datum und Verantwortlichen), um die Frage (im Nachhinein) noch positiv beantworten zu können. Die Maßnahme wird in der 5ten Spalte eingetragen
1.4 Auswertung der Checklisten
Ist eine Checkliste durchgearbeitet, indem alle Fragen beantwortet wurden und diese bei nicht-positiven Antworten mit Maßnahmen versehen worden sind, so muss entschieden werden, wie im Projekt weiter fortgeschritten wird.
Folgendes Schema ist möglich (Abbildung 1.5):
- Sind alle Fragen mit “Ja” beantwortet worden, so kann im Projekt weiter fortgeschritten werden, denn die übergeordnete Fragestellung ist damit direkt auch mit “Ja” beantwortet
- Sind einige Fragen mit “Nein” beantwortet worden, so muss überprüft werden
- Sind es viele Nein-Antworten, die Fragen zudem noch kritisch und es wurden keine wirksamen Maßnahmen benannt, so muss das Projekt abgebrochen werden
- Sind es viele Maßnahmen, die umgesetzt werden müssen, so wird das Projekt gestoppt. Eine Aufhebung des Stopps erfolgt erst nach erfolgreicher Umsetzung aller Maßnahmen
- Sind es wenige Maßnahmen, die umgesetzt werden müssen, so kann das Projekt fortgeführt werden. Die Maßnahmen werden jedoch nach und nach umgesetzt und die Umsetzung überprüft
Abbildung 1.5: Auswertung einer Checkliste nach der Bearbeitung
Anmerkungen:
- Die Werte für “zu viele” (offene Punkte) oder “viele” (Maßnahmen) sollten vorab festgelegt werden, um so den Interpretationsspielraum zu verringern
- Eine Gewichtung der Fragen in den Checklisten könnte vorgenommen werden
1.5 Kaskadierende Checklisten
Es können in Checklisten Fragen auftauchen, die sich wiederum auf andere Checklisten beziehen. So werden beispielsweise in der Checkliste zum Projektstart Fragen zu den Stakeholdern und Zielen gestellt, die wiederum die Verwendung der entsprechenden Checklisten voraussetzen.
2. Checklisten im Projekteinsatz
Hier sind exemplarisch einige Checklisten für das → Projektmanagement wiedergegeben. Im Projektalltag können viele unterschiedliche Checklisten zum Einsatz kommen.
2.1 Checkliste zum Workshop-Start
Zur Absicherung eines → Workshop-Starts kann folgende Checkliste dienen, die die Frage beantwortet “Kann der Workshop gestartet werden?”. Nur wenn alle Fragen mit Ja beantwortet werden, ist ein Start möglich.
Abbildung 2.1: Checkliste: Kann der Workshop gestartet werden?
2.2 Checklisten zum Stakeholdermanagement
Vor dem eigentlichen Projektstart sollte überprüft werden, ob das (notwendige) → Stakeholdermanagement durchgeführt werden kann.
Abbildung 2.2: Checkliste: Ist das Stakeholdermanagement etabliert?
Wenn die Checkliste “Ist das Stakeholdermanagement etabliert?” ein positives Bild ergibt, so kann überprüft werden, ob die Stakeholder (des Projekts) passend erfasst worden sind.
Abbildung 2.3: Checkliste: Sind die Stakeholder passend erfasst?
2.3 Checkliste zur Zielermittlung und Zielauswahl
Die Projektziele werden sehr frühzeitig, schon zu Beginn des Vorprojekts, ermittelt. Ob die → Ziele passend ermittelt worden sind, kann mit nachfolgender Checkliste überprüft werden.
Abbildung 2.4: Checkliste: Sind die Projektziele für den Projektstart passend ermittelt?
2.4 Checkliste zum Qualitätsmanagement
Vor dem eigentlichen Projektstart sollte überprüft werden, ob das (notwendige) → Qualitätsmanagement im Projekt durchgeführt werden kann.
Abbildung 2.5: Checkliste: Ist das Qualitätsmanagement in Projekten etabliert?
2.5 Checkliste zum Projektstart
Beim Start eines Projekts muss überprüft werden, ob das Projekt überhaupt gestartet werden kann. Hierzu kann folgende Checkliste herangezogen werden:
Abbildung 2.6: Checkliste: Kann das Projekt (→ formal) gestartet werden?
2.6 Checkliste zum Beschaffungsmanagement
Ist es notwendig in einem Projekt mit externen Dritten einen Beschaffungsvertrag abzuschließen, so sollte dieser einige Minimalangaben enthalten.
Abbildung 2.7: Checkliste: Enthält der Vertrag die Minimalangaben?
2.7 Checkliste zum Projektabschluss
Zum Abschluss eines Projekts muss überprüft werden, ob das Projekt überhaupt abgeschlossen werden kann.
Abbildung 2.8: Checkliste: Kann das Projekt abgeschlossen werden?
2.8 Checkliste für Checklisten
Generell sollte — zeitgleich mit dem eigentlichen Projektstart — überprüft werden, ob Checklisten in der Organisation funktionieren.
Abbildung 2.9: Checkliste: Funktionieren Checklisten in der Organisation?
3. Stärken und Schwächen von Checklisten
Grundsätzlich kann man sich die Frage stellen, ob der Einsatz von Checklisten im eigenen Projekt notwendig und sinnvoll ist.
In folgenden Fällen werden Checklisten falsch eingesetzt:
- Die Checklisten werden nur als lästige Pflichtübung gesehen und die “Kreuzchen” werden fast von selbst immer an die “richtige” Stelle gesetzt, um möglichst schnell durchzukommen
- Die Ergebnisse, d.h. die ausgefüllten Checklisten, werden im weiteren Verlauf nicht betrachtet oder sogar nach dem Ausfüllen weggeworfen
- Checklisten werden “nachgebessert”, um ein schöneres Bild abzugeben. Dies geschieht oft “von Geisterhand” nach dem eigentlichen Besprechen und Ausfüllen (durch die “Verantwortlichen”)
Als generelle Stärken und Schwächen des Einsatzes von Checklisten im Projektmanagement können genannt werden:
Stärken:
- Der Einsatz von (vorgefertigten) Checklisten geht schnell (und unkompliziert)
- Es werden keine (notwendigen) Fragen vergessen
- Checklisten unterstützen das Arbeiten nach Phasen-/Vorgehensmodellen
- Die Checklisten bilden ein Gerüst für Projektsitzungen (aller Art)
Schwächen:
- Checklisten vermitteln ein Gefühl der Sicherheit, welches aber ggf. die tatsächlichen Probleme verdeckt
- Das Projektmanagement wird auf die (Erfüllung der) Checklisten ausgerichtet und Projekte erfahren dadurch evtl. eine Fokus-Verschiebung
- Ein “Über-die-Checklisten-Hinausdenken” wird nicht gefördert. Durch die Ausrichtung auf Checklisten werden andere Inhalte vernachlässigt
- Längere Beschreibungen können nicht erfasst werden
4. Häufig gestellte Fragen und Antworten (FAQ) zu den Checklisten in Projekten
Einige Fragen zu den Checklisten werden häufig gestellt – diese werden hier wiedergegeben.
- F: Kann man auf Checklisten in der Projekt-Praxis verzichten?
A: Eigentlich kaum. Checklisten geben Sicherheit bei der Umsetzung von Projekten. - F: Wie viele Checklisten benötigt man typischerweise in Projekten?
A: Es gibt weder eine minimale noch eine maximale Anzahl. Üblicherweise gibt es jedoch zumindest zu jedem Meilenstein eine Checkliste. - F: Wie überprüft man die → Qualität der Checklisten-Vorlagen (in einem Projekt)?
A: Die Checklisten müssen mit dem Projektvorgehen / Projektprozessen abgeglichen werden. Zu jedem wichtigen Sachverhalt sollte es dann eine Checkliste geben, die den Sachverhalt mit dem gewünschten Ergebnis vergleicht. Die Überprüfung von Checklisten ist nicht trivial und sollte daher von Experten vorgenommen werden.
Haben Sie noch weitere Fragen oder möchten Sie Ergänzungen an der FAQ vornehmen? Am besten schreiben Sie mir hierzu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.
A. Präsentationen, Literatur und Weblinks
A.1 Meine öffentliche Präsentation zu den Checklisten in Projekten
Meine Präsentation zu den Checklisten in Projekten ist in Teilen deckungsgleich mit der Darstellung auf dieser Website und kann für eine “Schnelldarstellung” genutzt werden.
| Inhalt | Typ |
|---|---|
| Projektmanagement: Checklisten – Eine Sammlung | 
|
A.2 Literatur
Hier sind einige Bücher aufgeführt, die das Thema Checklisten in Projekten etwas intensiver beleuchten.
- /Andler15/ Nicolai Andler: Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting: Kompendium der wichtigsten Techniken und Methoden, Publicis Corporate Publishing, Erlangen 6. Auflage 2015, ISBN 978–3‑89578–453‑8
- /Boy13/ Jacques Boy, Hans G. Heunisch, Linda Lehmann, Harald Winkler: Checklisten Projektmanagement. Ein Wegweiser zur Vorbereitung und Durchführung von Projekten, TÜV Media, Köln 6. Auflage 2013, ISBN 978–3‑8249–1738‑9
- /Burghardt12/ Manfred Burghardt: Projektmanagement. Leitfaden für die Planung, Überwachung und Steuerung von Entwicklungsprojekten, Publicis Corporate Publishing, Erlangen 9. Auflage 2012, ISBN 978–3‑89578–399‑9
- /Drews10/ Günter Drews, Norbert Hillebrand: Lexikon der Projektmanagement-Methoden, Haufe, München 2. Auflage 2010, ISBN 978–3‑448–10224‑6
- /GPM16/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), → GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 8. Auflage 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
- /Schels16/ Ignatz Schels, Uwe M. Seidel: Projektmanagement mit Excel. Projekte planen, überwachen und steuern. Für Excel 2010, 2013 und 2016, Hanser, München 2. Auflage 2016, ISBN 978–3‑446–44797‑4
- /Sutorius17/ Rene Sutorius: Projektmanagement Checkbook, Haufe-Lexware, Freiburg 2. Auflage 2017, ISBN 978–3‑648–09669‑7
A.3 Weblinks
- /#Wiki-Checkliste‑d/ Checkliste in der deutschen Wikipedia
- /#Wiki-Checkliste‑e/ Checkliste in der englischen Wikipedia
- /#Wiki-Meilenstein/ Meilenstein (engl. Milestone) in der deutschen Wikipedia
- /#Wiki-→ Projektphase/ Projektphase in der deutschen Wikipedia
- /#Wiki-Quality-Gate/ Quality Gate in der deutschen Wikipedia
Legende zu den Weblinks
/ / Verweis auf eine Website (allgemein)
/*/ Verweis auf eine Website, die als Ergänzung zu einem Buch dient
/#/ Verweis auf ein einzelnes Thema auf einer Website
/#V/ Verweis auf ein Video auf einer Website
Letzte Aktualisierung: 20.04.2020 © Peterjohann Consulting, 2005–2024
