Management-Zusammenfassung dieses Beitrags:
Über Dokumente werden Projekte “abgebildet” – sind die “richtigen” Dokumente in Projekten vorhanden, so können Projekte hierüber geplant, ausgeführt, überwacht und gesteuert werden.
In diesem Beitrag werden Dokumente in Projekten beschrieben.
Dokumente dienen in Projekten zum Planen, Ausführen, Überwachen und Steuern von Inhalten. Über Dokumente lassen sich Projekte komplett beschreiben und abwickeln.
Allerdings gibt es keine eindeutigen Bezeichnungsweisen für Projektdokumente; je nach → Standard (der einzelnen PM-Verbände) sind diese unterschiedlich. Zudem sind viele Projektdokumente heute in PM-Software integriert, sodass dann die Bedeutung der eigenen Definition und Beschreibung sinkt.
In diesem Beitrag werden „die Dokumente“ für das → Projektmanagement beschrieben. Hierzu werden Ordnungsschemata erstellt, sodass eine „passende“ Zuordnung für das eigene → Projektumfeld getroffen werden kann.
1. Einleitung und Grundlagen
Unter “Dokumenten in Projekten” kann Verschiedenes verstanden werden. Daher soll hier zunächst eine Klärung und Eingrenzung des Begriffs vorgenommen werden.
1.1 Definitionen
In diesem Beitrag wird der Begriff “Dokument” recht weit gefasst und folgendermaßen verwendet:
“Ein Dokument ist eine Informationseinheit, die mehrere Informationen zu einer physischen Einheit, z.B. in Papierform oder in elektronischer Form zusammenfasst.”
/Jakoby15/
Generell können Projekte über Dokumente gesteuert werden, indem in jeder Situation ein passendes Dokument erstellt, verändert, aktualisiert oder gelesen wird.
Die Dokumente in Projekten / Projektdokumente können der Projektdokumentation zugeordnet werden. In der DIN 69901–5:2009 /DIN20/ steht zur Projektdokumentation (engl. project documentation, alternativ: project file):
“Gesamtheit aller relevanten Dokumente, die in oder aus einem Projekt entstehen, Verwendung und Anwendung finden oder anderen Bezug zum Projekt haben. Hierzu können z.B. auch Kontaktdaten, Hyperlinks und Beiträge in Projektforen oder Web 2.0 zählen”
1.2 Was sind alles Projektdokumente?
Unter Projektdokumente wird alles Mögliche verstanden — eine klare Abgrenzung oder Einordnung gibt es nicht.
Beispiele für Projektdokumente sind:
- Logbuch
- To-do-→ Liste
- → Liste-offener-Punkte (LOP)
- → Projektsteckbrief
- → Projektantrag
- → Projektauftrag
- Notiz
- Ressourcentabelle
- Personaltabelle
- Planungsdokumente
- Formulare
- Berichte
- → Checklisten
- → Protokolle
- → Basisplan
- Kostenplan
- → Terminplan
- Arbeitspaketbeschreibung
- → Änderungsantrag
- …
In den gängigen Standardwerken zum → Projektmanagement findet man etwa 50 bis 100 Dokumente für das Projektmanagement. In der Praxis kommen je nach Projektgröße unterschiedlich viele Dokumente zum Einsatz. Daher ist es sinnvoll, schon vor → Projektstart zu wissen, welche Dokumente wann und wie eingesetzt werden (sollen). Hierzu kann eine “Dokumenteninventur” durchgeführt werden, die alle Dokumente nach einem vorgegebenen Schema erfasst.
1.3 Abstufung von Dokumenten
Es kann folgende Abstufung der Projektdokumente innerhalb einer Organisation vorgenommen werden (Abbildung 1.1):
- Übergreifende Projektmanagement-Standards und ‑Vorgaben
- (Abgeleitete) Standards und Vorgaben für das einzelne Projekt
- (Angepasste) Dokumente für das einzelne Projekt
Abbildung 1.1: Projektdokumente: Abstufung nach Management-Level
1.4 Arten von Dokumenten
Projektdokumente können auf unterschiedliche Weise klassifiziert werden — mögliche Unterscheidungskriterien sind(Abbildung 1.2):
- Veränderungsmöglichkeit
- Erstellungszeitpunkt
- Verwendungszeck
- Inhalt oder Steuerung
- Erstellungsrahmen
Abbildung 1.2: Klassifikation von Projektdokumenten
Wesentlich ist jedoch die Unterscheidung der Dokumente (Abbildung 1.3) …
- zur Inhaltsdefinition (am Produkt orientiert) und
- zur Ablaufsteuerung (projektorientiert).
Abbildung 1.3: Projektdokumente: Unterteilung nach Inhalt und Ablauf
Projektdokumente sind entweder (Abbildung 1.4):
- Statisch (werden einmal ausgefüllt und gelten dann als fixiert);
Beispiele: Alle Berichte, Protokolle, alle vertragsrelevanten Dokumente, Basispläne - Lebend (werden aufgesetzt und dann fortlaufend erweitert bzw. geändert); Beispiele: Fast alle Pläne, Änderungslisten, Liste-offener-Punkte
Abbildung 1.4: Projektdokumente: Unterteilung nach statisch und lebend
In diesem Beitrag werden die Projektdokumente fünf Gruppen zugeordnet, die sich an den → Projektphasen orientieren (Abbildung 1.5):
- Organisationsdokumente (“Wer hat welche Aufgaben oder Rollen im Projekt?”); Beispiele: → Projekthandbuch, Projektorganisationsstruktur, …
- Auftrags- und Inhaltsdokumente (“Was muss gemacht werden / was macht das Produkt?”); Beispiele: Projektauftrag, → Lastenheft, → Pflichtenheft, …
- Planungsdokumente (“wann und durch wen soll etwas gemacht werden?”); Beispiele: → Projektplan, → Projektstrukturplan, Kostenplan, …
- Steuerungsdokumente und Berichte (“Wo steht das Projekt?”); Beispiele: Projektstatusbericht, Qualitätsbericht, Risikobericht, Besprechungsbericht, Liste-offener-Punkte, …
- Abschlussdokumente (“Wie ist das Projekt beendet worden?”); Beispiele: Projektabschlussbericht, Abnahmeprotokoll, …
Die Arten sind nicht strikt voneinander zu trennen – gerade der sogenannte → Projektmanagementplan umfasst viele unterschiedliche Dokumente.
Abbildung 1.5: Projektdokumente in der Übersicht (angelehnt an /Jakoby15/)
Um ein Projekt durchzuführen, sollten zumindest folgende fünf Projektdokumente erstellt und gepflegt werden:
- Das Projekthandbuch: Enthält alle “notwendigen” organisatorischen Vorgaben und Rahmenbedingungen des Projekts
- Der Projektauftrag / → Project Charter: Benennt den → Projektmanager und die Rahmenbedingungen für das Projekt
- Der Projektplan: Hierunter werden der Projektstrukturplan, der Projektterminplan, der Kostenplan und weitere Dokumente zur Planung verstanden
- Der Projektstatusbericht: Zu den Berichtszeitpunkten sollte ein Bericht zur Erfassung des Projektstatus erstellt werden, der es erlaubt, das Projekt zielgerichtet zu steuern
- Der Projektabschlussbericht: Mit Abschluss des Projekts erfolgt hierüber die formale Freigabe und die Wissenssicherung
Diese fünf Dokumente werden in diesem Beitrag als Pflicht-Projektdokumente bezeichnet.
1.5 Dokumente und Phasen
Dokumente in Projekten werden typischerweise zu bestimmten Phasen erstellt / angelegt. Der Zusammenhang von Phasen, Tätigkeiten und Dokumenten ist in Abbildung 1.6 wiedergegeben.
Abbildung 1.6: Phasen und Phasenelemente im Zusammenhang
Unter dem Begriff Tätigkeiten werden die Phasenelemente Prozesse, Werkzeuge, Methoden, Workshops und Sitzungen zusammengefasst. Unter Dokumente werden auch Vorlagen, Formulare, Checklisten und allgemein → Liefergegenstände verstanden.
Anmerkung:
Die Unterscheidung zwischen “→ Tätigkeit” und “Dokument” sollte bereits sprachlich erfolgen. Eine Beschreibung dazu findet sich auf der Webseite → Dokument oder Tätigkeit?.
Um eine Orientierung zu geben, wann welche Dokumente im Projektverlauf verwendet werden, können die Dokumente einzelnen Projektphasen zugeordnet werden (Abbildung 1.7). In der oberen Zeile sind die Muss-Dokumente wiedergegeben, in der unteren die Kann-Dokumente.
Abbildung 1.7: Die Einordnung von Dokumenten in Phasen
1.6 Projektdokumente im Kontext
Projektdokumente sind von vornherein nur für “Projektbeteiligte” zugänglich. Hierbei können aber noch Abstufungen vorgenommen werden: So gibt es beispielsweise Dokumente, die nur nach “innen” gerichtet sind und in erster Linie für die Belange des Projektteams gedacht sind. Zudem werden bei den meisten Projekten noch Dokumente verwendet, die als “nicht-öffentlich“ bezeichnet werden und auch für das → Projektteam nicht einsehbar sind – dies sind häufig Kostenkalkulationen sowie interne Risiko- und Stakeholderbewertungen. In Abbildung 1.8 sind die Ausrichtung und Sichtbarkeit von Projektdokumenten gegenübergestellt.
Abbildung 1.8: Dokumente in Projekten: Ausrichtung und Sichtbarkeit
Abbildung 1.9: Dokumente in Projekten: Ausrichtung und Sichtbarkeit — Legende
Die Projektdokumente werden in der Überzahl vom Projektteam und dem Projektmanager selbst erstellt und verwendet – sie sind in erster Linie nach innen gerichtet. In Abbildung 1.10 sind typische prozentuale Anteile wiedergegeben.
Abbildung 1.10: Dokumente in Projekten: Kontext
1.7 Die Zuordnung von Projektdokumenten zu Projektklassen
Es müssen nicht in jedem Projekt alle Dokumente verwendet werden. Es gilt generell: Je größer ein Projekt, umso mehr Dokumente kommen zum Einsatz. Zur Übersichtsgewinnung kann eine Zuordnung von Projektdokumenten zu den → Projektklassen vorgenommen werden (Abbildung 1.11). In der Praxis sind solche Zuordnungen deutlich umfangreicher und auf die jeweilige Organisation zugeschnitten.
Abbildung 1.11: Die Zuordnung von Projektdokumenten zu Projektklassen
2. Die wichtigsten Dokumente in Projekten
Folgende fünf Pflicht-Projektdokumente werden in diesem Kapitel (kurz) beschrieben:
- Das Projekthandbuch
- Der Projektauftrag
- Der Projektplan
- Der Projektstatusbericht
- Der Projektabschlussbericht
Die fünf Pflicht-Projektdokumente können in das von mir verwendete Phasenmodell einordnet werden (Abbildung 2.1).
Abbildung 2.1: Die zeitliche Einordnung des fünf Pflicht-Projektdokumente
2.1 Das Projekthandbuch
Das Projekthandbuch in Stichworten:
- Ist nach DIN 69901–5:2009 /DIN20/ die “Zusammenstellung von Informationen, Standards und Regelungen, die für ein bestimmtes Projekt gelten.”
- Das Projekthandbuch enthält somit die speziell für dieses Projekt geltenden Vereinbarungen und ergänzt ggf. das → Projektmanagementhandbuch (welches nach DIN übergreifend für alle Projekte gültig ist)
- Engl. Project Manual
- Wird durch den Projektmanager zu Beginn des Projekts (vor Projektstart) erstellt und an die Projektteammitglieder (PTMs) verteilt
- Darf nur zentral (durch den Projektmanager) verändert werden!
- Enthält die Liste der Projektmitarbeiter, den (ungefähren) Terminplan, die Verantwortlichkeiten, den ersten (groben) Projektstrukturplan, die Dokumentationsstruktur, allgemeine Richtlinien für das Projekt
- Ist kein rein statisches Dokument, sondern wird in regelmäßigen Intervallen aktualisiert
- Nach → PMI (in etwa, wenn auch zeitlich später): Projektmanagementplan
Abbildung 2.2: Die Einordnung des Projekthandbuchs
Der Umfang und auch die inhaltliche Struktur eines Projekthandbuchs sind nicht durch Normen oder Standards festgelegt. Es bietet sich jedoch ein Aufbau an, der folgende Punkte berücksichtigt:
- Organisationsstruktur des Projekts mit Rollen und Ansprechpartnern
- Angaben zu den Projektteammitgliedern
- “Spielregeln” des Projekts
- Zu verwendende Tools zur Projektdokumentation und ‑steuerung
- Kommunikations- und Dokumentationsstrukturen
- Projektgrobziel
- Ungefährer Terminplan
- Übersicht der zu erstellenden Liefergegenstände
Generell sollte beachtet werden, dass das Projekthandbuch einen Zweck zu erfüllen hat: Dies ist in der Regel die schnelle Überblickgewinnung für neue Mitarbeiter oder interessierte Dritte. Das Projekthandbuch muss daher einen “passenden” Umfang haben.
2.2 Der Projektauftrag
Der Projektauftrag (engl. Project Charter) — dieser Begriff wird auch im deutschen Sprachraum verwendet) benennt alle Themen, die für die Durchführung des Projekts notwendig sind.
In Stichworten:
- Der Projektauftrag (engl. Project Charter) ist ein internes Dokument zwischen dem → Projektsponsor, dem → Lenkungsausschuss und dem Projektmanager, der hierdurch offiziell zum Projektmanager benannt wird
- Im Projektauftrag werden die → Ziele und Randbedingungen genannt; ein (vollständiger) Projektplan mit Zeit- und Kostenplänen ist nicht enthalten
- Der Projektauftrag wird vor dem Projektstart vollständig ausgefüllt und von den Beteiligten unterschrieben
- Synonyme: Projektvereinbarung, → Projektvertrag, Projektcharta
- Nicht verwechseln mit: Projektantrag, Projektskizze, Leistungsbeschreibung
- Nach der Unterzeichnung des Projektauftrags sollte unmittelbar das → Kick-off-→ Meeting durchgeführt werden
Abbildung 2.3: Einflüsse auf den Projektauftrag
In der Regel ist der Projektauftrag sehr viel umfangreicher als in Abbildung 2.4 dargestellt, es ist hier eine Minimalvariante wiedergegeben. Der Projektauftrag wird vom Projektsponsor (oder Projektauftraggeber) und vom Projektmanager unterschrieben (grüne Pfeile).
Abbildung 2.4: Der Projektauftrag: Formular
Was noch hinzugefügt werden könnte:
- Risikobetrachtung
- Lenkungsausschuss
- Berichtsplan
- …
2.3 Der Projektplan
Der Projektplan beschreibt, was im Projekt umgesetzt werden soll. Er umfasst mindestens den Projektstrukturplan, kann aber auch weitere Pläne beinhalten, so beispielsweise:
- Kostenplan
- → Ressourcenplan
- → Ablaufplan
2.4 Der Projektstatusbericht
Nach DIN 69901–5:2009 /DIN09/ ist der Projektstatusbericht (auch Projektbericht; engl. Project Report, Project Status Report) ein “zusammenfassender Projektbericht über den aktuellen Stand im Projekt (über alle Teilbereiche)”.
Andere Bezeichnungen sind: Statusbericht, Projektfortschrittsbericht, Fortschrittsbericht, teilweise auch Meilensteinbericht.
Der Projektstatusbericht beantwortet folgende, grundsätzliche Fragen:
- Wo steht das Projekt? Was wurde seit dem letzten Statusbericht erreicht?
- Gibt es aktuelle Probleme?
- Sind Maßnahmen zur Stützung des Projektverlaufs (durch den Lenkungsausschuss oder Projektsponsor) erforderlich?
Der Projektstatusbericht ist im Allgemeinen in einen Kopf- und einen Rumpfbereich unterteilt (die Trennung ist in Abbildung 2.5 durch die blau gestrichelte Linie dargestellt).
Abbildung 2.5: Der Projektstatusbericht: Formular
Im Kopfbereich wird eine schnelle Gesamtübersicht geliefert und dabei häufig eine → Ampeldarstellung verwendet.
Der Rumpfbereich schlüsselt dann die fünf Teilaspekte, die in der Ampeldarstellung zum Gesamtstatus zusammengefasst wurden, weiter auf (hier nur verkürzt wiedergegeben).
Idealerweise wird der Projektstatusbericht vollständig generiert.
Der Projektstatusbericht wird auf der Webseite → Berichte in Projekten umfassend beschrieben.
2.5 Der Projektabschlussbericht
Nach DIN 69901–5:2009 /DIN20/ ist der Projektabschlussbericht (engl. Project Closing Report) eine “zusammenfassende, abschließende Darstellung von Aufgaben und erzielten Ergebnissen, von Zeit‑, Kosten- und Personalaufwand sowie gegebenenfalls von Hinweisen für mögliche Anschlussprojekte.”
Folgender Aufbau ist möglich:
- Projektauftrag / → Projektziel
- Planungsunterlagen vor Projektfreigabe
- Ist-Unterlagen bei → Projektende
- Abschlussanalyse (Gegenüberstellung von ursprünglichen und im Projektverlauf aktualisierten Plangrößen mit den Ergebnissen bei Projektende) bezüglich
a) Terminen, Aufwänden, Kosten und
b) inhaltlicher Zielerreichung - Dank an alle Beteiligten für deren Mitwirkung
- Ansprechpartner zur weiteren Betreuung des Projekts
Der Projektabschlussbericht umfasst im Allgemeinen nur wenige Seiten. Da er “das Gegenstück” zum Projektauftrag aus dem Projektstart ist, wird er vom Projektsponsor und vom Projektmanager unterschrieben (grüne Pfeile in Abbildung 2.6).
Abbildung 2.6: Der Projektabschlussbericht: Formular
Der → Projektabschluss ist ein Teilgebiet des Projektmanagements und wird auf der Webseite → Projektabschluss umfassend beschrieben.
3. Dokumentenvorlagen
Dokumente werden in Projekten immer auf Basis von Dokumentenvorlagen erstellt (Abbildung 3.1) – dies ist ähnlich wie bei gängigen Office-Paketen.
Abbildung 3.1: Dokument und Vorlage: Zusammenhang
Daher muss bei der Betrachtung der Dokumentation in Projekten (Abbildung 3.2) unterschieden werden zwischen der Erstellung und Pflege von …
- Dokumenten und
- Dokumentenvorlagen.
Abbildung 3.2: Dokumente und Vorlagen: Unterscheidung
Die Bezeichnungen sind unterschiedlich, dennoch ist im Allgemeinen mit
Vorlagen / Formatvorlagen / Templates / Formulare
immer das Gleiche gemeint, wobei Formulare in der Regel eingeschränkt sind, d.h. geringe Freitext- oder Gestaltungsmöglichkeiten haben.
Aber es gilt generell:
- Einige Angaben sollten immer gleich auf den Vorlagen vorhanden sein. Dies betrifft die Bezeichnung (eindeutiger Name) wie auch die Stelle innerhalb der Vorlagen, wie beispielsweise “Projektname immer links oben”
- Die in den eigenen Formularen häufig verwendeten Begriffe sollten in ein → Fachglossar aufgenommen werden
- Für “reine Freitext-Dokumente” benötigt man keine Vorlagen
Die einzelnen Projektdokumentenvorlagen sollten im jeweiligen Einzelprojekt so beschrieben werden, dass für Dritte (von “außen”) ersichtlich wird, welche Aufgaben das (hierauf basierende) Dokument hat, wie es erstellt wird und welche Besonderheiten die Vorlage aufweist. Hierdurch wird es auch für (neue) Projektteammitglieder einfach, den Umgang mit den Dokumenten und Dokumentenvorlagen zu verstehen.
In Abbildung 3.3 ist ein mögliches Schema zur Kategorisierung von Projektdokumentenvorlagen dargestellt, welches in Abbildung 3.4 durch ein Beispiel verdeutlicht wird.
Abbildung 3.3: Beschreibung von Vorlagen: Schema
Auffällig bei diesem Schema ist die vergleichsweise hohe Anzahl von (unbedingt notwendigen) Merkmalen – es sind hier bereits 21, obwohl noch weitere Merkmale hinzugenommen werden könnten. Dies verdeutlicht, dass es sinnvoll ist, sich vor Projektstart intensiv mit den Projektdokumentenvorlagen zu beschäftigen.
Abbildung 3.4: Beschreibung von Vorlagen: Beispiel Projektauftrag
3.1 Quellen für Vorlagen für ein Projekt
In der Regel kommen die Vorlagen für ein Projekt aus zwei Quellen:
- Es gibt eine “Vorlagen-Sammlung” in der Organisation / im Unternehmen, die aus vorangegangenen Projekten zusammengestellt wurde und idealerweise kontinuierlich gepflegt und weiterentwickelt wird. Aus dieser Sammlung werden dann die benötigten Vorlagen vor Projektstart entnommen, in den “Vorlagen-Ordner” gelegt und im Projekt verwendet
- Es gibt eine zentrale Instanz – typischerweise das → PMO (→ Project Management Office) – die einen “Vorlagen-Pool” pflegt, aus dem dann bei Bedarf ein projektspezifischer Satz von Vorlagen generiert wird
3.2 Erstellung von Projektdokumenten aus den Vorlagen
Der idealtypische Ablauf zur Erstellung eines Projektdokuments ist wie folgt:
- Es wird eine Vorlage aus dem Projektverzeichnis (Vorlagen-Ordner) genommen und geprüft, ob diese passend ist
- Beim Ausfüllen der Vorlage werden, falls notwendig, Beschreibungen und Checklisten hinzugezogen
- Falls ein Muster existiert, so kann dies zum Abgleich verwendet werden
Abbildung 3.7: Von der Vorlage zum Dokument
In Abbildung 3.7 sind vier Elemente benannt, die zur Unterstützung bei der Erstellung von Dokumenten aus Vorlagen dienen. Dies sind:
- Die Liste der Dokumentenvorlagen: Hier werden alle (unbedingt) notwendigen Informationen aller Vorlagen eines Projekts tabellarisch zusammengefasst (Abbildung 3.8)
- Die Beschreibungen der einzelnen Vorlagen: Zu den einzelnen Vorlagen können wiederum vertiefende Beschreibungen (z.B. Kategorisierung oder Erläuterung der Angaben) angefertigt werden
- Checklisten zu einzelnen Vorlagen: Zu jeder Vorlage könnte eine Checkliste erstellt werden, die das “sichere” Ausfüllen unterstützt
- Muster(beispiel) für eine einzelne Vorlage: Unter Muster wird eine ausgefüllte Vorlage verstanden, die bereits (beispielsweise in einem anderen, abgeschlossenen Projekt) verwendet wurde und so zum Vergleich herangezogen werden kann
Die Liste der Dokumentenvorlagen könnte dann folgendermaßen aussehen (Abbildung 3.8):
Abbildung 3.8: Die Liste der Dokumentenvorlagen
Abbildung 3.9: Die Liste der Dokumentenvorlagen: Legende
4. Praktische Aspekte
In der Praxis tauchen häufig wiederkehrende Fragestellungen auf, die hier kurz benannt werden.
Dies sind
- Wie kann ein PMO eingebunden werden?
- Wie kann eine Ablagestruktur für Dokumente aussehen?
4.1 Einbindung des PMOs
Wenn es eine zentrale Instanz wie das PMO (Project Management Office) gibt, so bietet es sich an, die für das jeweilige Einzelprojekt notwendigen Vorlagen von dort “generieren zu lassen” (Abbildung 4.1). Neben den Projektdokumentenvorlagen kann auch die Liste der Dokumentenvorlagen mit generiert werden, sodass dann der Standard-Ablauf genutzt werden kann.
Abbildung 4.1: Dokumente in Projekten: Ablauf vom PMO zum Dokument
4.2 Ablagestrukturen
Üblicherweise werden die Dokumente, die im Laufe des Projekts entstehen, zentral in einem Rechnerbereich (Server oder Cloud) abgelegt. Hierbei kommen dann häufig Ablagestrukturen zum Einsatz, die sich an Phasen orientieren. Daher wäre ein typischer Aufbau (mit Nummernkreisen):
10-Initialisierung 20-Definition 30-Planung 40-Ausführung 50-Steuerung 60-Abschluss
Wichtig sind hierbei eindeutige (und richtige) Namen(skonventionen). Wenn die Dokumente nicht nach Projektphasen strukturiert werden sollen, so kann auch nach Themengebiet oder Dokumententyp unterteilt werden.
Eine “komplette Struktur” mit Dateien könnte dann so aussehen:
10-Initialisierung\ Projekthandbuch Zielbetrachtung → Machbarkeitsstudie Stakeholderliste 20-Definition\ Risikoliste → Business Case Projektauftrag 30-Planung\ Projektstrukturplan AP-1.1-Beschreibung AP-1.2-Beschreibung AP-2.1-Beschreibung AP-2.2-Beschreibung AP-2.3-Beschreibung AP-3.1-Beschreibung AP-3.2-Beschreibung Terminplan Kostenplan Ressourcenplan Liste-offener-Punkte 40-Ausführung\ Projektstatusbericht-171220 Projektstatusbericht-180117 Projektstatusbericht-180221 Projektstatusbericht-180321 Projektstatusbericht-180404 Fortschrittserfassung 50-Steuerung\ Besprechungsprot-171218 Besprechungsprot-180115 Besprechungsprot-180219 Besprechungsprot-180326 Änderungsantrag-pet-180404 60-Abschluss\ Übergabeprotokoll-180404 Projektabschlussbericht
Zur Überprüfung, ob die Ablagestruktur passend gewählt wurde, kann folgende Checkliste eingesetzt werden:
Abbildung 4.2: Checkliste: Ist die Ablagestruktur passend?
5. Häufig gestellte Fragen und Antworten (FAQ) zu den Projektdokumenten
Einige Fragen zu den Projektdokumenten werden häufig gestellt – diese werden hier wiedergegeben und beantwortet.
- F: Woher bekommt man einfach und schnell Dokumentenvorlagen für ein Projekt?
A: Unangepasste Dokumente in Projekten bringen wenig. Daher kann man zwar Dokumenten(vorlagen)sammlungen im Internet herunterladen, doch diese helfen häufig kaum weiter, da der → Aufwand zur Anpassung höher werden kann als einen Neuerstellung. Daher ist es ratsam, erfahrene Berater oder Kollegen hinzuzuziehen, um Dokumentenvorlagen zu generieren. - F: Wie viele unterschiedliche Dokumente werden in einem Projekt typischerweise eingesetzt?
A: Die minimale Anzahl beträgt etwa zehn. Eine maximale Anzahl gibt es nicht, jedoch kommen in der Praxis die meisten Projekte mit weniger als 50 unterschiedlichen Dokumenten aus.
Haben Sie noch weitere Fragen oder möchten Sie Ergänzungen an der FAQ vornehmen? Am besten schreiben Sie mir hierzu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.
A. Präsentationen, Literatur und Weblinks
A.1 Meine öffentliche Präsentation zu den Dokumenten in Projekten
Die Präsentation ist in Teilen deckungsgleich mit der Darstellung auf dieser Webseite und kann für eine “Schnelldarstellung” genutzt werden.
| Inhalt | Typ |
|---|---|
| Projektmanagement: Dokumente – Eine Übersicht | 
|
Ebenfalls von hoher Relevanz zum Thema Dokumente in Projekten sind meine folgenden → Präsentationen:
A.2 Literatur
- /Andler15/ Nicolai Andler: Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting: Kompendium der wichtigsten Techniken und Methoden, Publicis Corporate Publishing, Erlangen, 6. Auflage 2015, ISBN 978–3‑89578–453‑8
- /DIN20/ DIN: Projektmanagement. Netzplantechnik und Projektmanagementsysteme. DIN-Taschenbuch 472, Beuth, Berlin 4. Auflage 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
- /GPM16/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), → GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 8. Auflage 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
- /GPM19/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM4), GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
- /Jakoby15/ Walter Jakoby: Projektmanagement für Ingenieure: Ein praxisnahes Lehrbuch für den systematischen Projekterfolg, Springer Vieweg, Wiesbaden 3. Auflage 2015, ISBN 978–3‑658–02607‑3
- /Patzak17/ Gerold Patzak, Günter Rattay: Projektmanagement. Projekte, Projektportfolios, Programme und projektorientierte Unternehmen, Linde, Wien 7. Auflage 2017, ISBN 978–3‑7143–0321‑6
- /PBG17/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Sixth Edition 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
- /PBG17‑d/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Sechste Ausgabe 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3
- /Schels20/ Ignatz Schels, Uwe M. Seidel: Projektmanagement mit Excel. Projekte planen, überwachen und steuern. Für Microsoft 365, Hanser, München 3. Auflage 2020, ISBN 978–3‑446–46390‑5
- /Spitczok14/ Niklas Spitczok von Brisinski, Guy Vollmer, Ute Weber-Schäfer: Pragmatisches IT-Projektmanagement. Softwareentwicklungsprojekte auf Basis des PMI PMBOK Guide führen, dpunkt, Heidelberg 2. Auflage 2014, ISBN 978–3‑86490–045‑7
A.3 Weblinks
- /PMBOK+IT/ Website mit einigen PM-Dokumenten zum freien Download von /Spitczok14/, die nach kostenfreier Registrierung zur Verfügung stehen: https://pitpm.net/
- /PM+Excel-2020/ Website mit einigen PM-Dokumenten im Excel-Format zum freien Download von /Schels20/:
https://www.hanser-fachbuch.de/fachbuch/artikel/9783446463905
Legende zu den Weblinks
/ / Verweis auf eine Website (allgemein)
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/#/ Verweis auf ein einzelnes Thema auf einer Website
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Letzte Aktualisierung: 26.10.2020 © Peterjohann Consulting, 2005–2024
