Der Kommunikationsplan in Projekten Die Verteilung der Informationen benennen und steuern

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung die­ses Bei­trags:
Der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan regelt in Pro­jek­ten die Ver­tei­lung von Infor­ma­tio­nen an die jewei­li­gen → Stake­hol­der. Er wird vor → Pro­jekt­start erstellt und ist dann bin­dend für alle Pro­jekt­be­tei­lig­ten.
In die­sem Bei­trag wird der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan in Pro­jek­ten mit sei­nen Inhal­ten beschrieben.

Der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan ist ein zen­tra­ler Plan in Pro­jek­ten, da über ihn die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel und die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­fre­quenz fest­ge­legt wird. Damit kann bereits vor Pro­jekt­start der → Auf­wand zur Umset­zung der Kom­mu­ni­ka­ti­on ermit­telt wer­den. Wich­tig ist dabei, dass mit Pro­jekt­start alle not­wen­di­gen Inhal­te für die Pro­jekt­kom­mu­ni­ka­ti­on vor­lie­gen müs­sen, um so Abwei­chungs­ana­ly­sen vor­neh­men zu müs­sen. Wer­den bei­spiels­wei­se zu Beginn kei­ne Qua­li­täts­wer­te erfasst, weil Qua­li­täts­kenn­zah­len nicht in den Kom­mu­ni­ka­ti­ons­in­hal­ten gefor­dert sind, so kön­nen sie in der Regel spä­ter zwar hin­zu­ge­fügt wer­den, eine Ver­än­de­rungs­his­to­rie des bis dahin durch­ge­führ­ten Pro­jekts ist dann aber nicht mehr möglich.

1. Einleitung und Grundlagen

Im Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan wer­den im zeit­li­chen Ablauf die ein­zel­nen Stake­hol­der mit den Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­teln gelis­tet (Abbil­dung 1). Der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan soll­te idea­ler­wei­se beim Pro­jekt­start vor­lie­gen und dem → Pro­jekt­team im → Kick-off-→ Mee­ting durch den → Pro­jekt­ma­na­ger vor­ge­stellt wer­den. Falls ein → Pro­jekt­hand­buch vor­han­den ist, kann er dort inte­griert werden.

In Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan enthalten:

• Erstel­ler des Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tels: Wer muss aktiv werden?
• Emp­fän­ger des Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tels: Wer bekommt die Information?
• Inhalt des Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tels / des Berichts: Was ist der Inhalt? Hier wird die Bezeich­nung des Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tels notiert, die Aus­ge­stal­tung und Kon­kre­ti­sie­rung erfolgt an ande­rer Stelle
• Wann und wie oft? Der Tur­nus wird hier­über festlegt
• In wel­cher Form? Hier kön­nen ver­schie­de­ne Arten der Kom­mu­ni­ka­ti­on genannt werden
• Grund: Hier wird notiert, war­um die­ses Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel zum Ein­satz kom­men soll

Abbil­dung 1: Ein Kommunikationsplan

Wei­te­re, mög­li­che Ein­tra­gun­gen könn­ten sein:

• Muss‑, Soll- oder Kann-Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel: Muss, soll oder kann die­ses Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel ein­ge­setzt werden?
• Geneh­mi­gungs­pflich­tig: Muss das Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel vor Wei­ter­ga­be geneh­migt wer­den — bei­spiels­wei­se durch den Pro­jekt­ma­na­ger oder den → Pro­jekt­spon­sor?
• Kopp­lung: Ist das Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel mit ande­ren Pro­jekt­ele­men­ten wie Work­shops oder Mee­tings (aber auch → Reviews oder Audits) gekoppelt?
• Ver­sio­nie­rung: Soll der Inhalt ver­sio­niert werden?
• Archi­vie­rung: Soll der Inhalt archi­viert wer­den? Dies ist bei­spiels­wei­se bei den Pro­jekt­fort­schritts­be­rich­ten wichtig
• Auf­wand für die Erstel­lung: Wie auf­wen­dig ist die Erstel­lung die­ses Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tels (und wer zahlt die Erstellung)?
• → Dau­er der Erstel­lung: In wel­chem → Zeit­raum wird die­ses Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel erstellt?
• Reak­ti­ons­er­fas­sung: Soll die Reak­ti­on auf das Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel erfasst werden?

Bei den Berich­ten ist zu beach­ten:
Wie die ein­zel­nen Berich­te (ins­be­son­de­re der Pro­jekt­sta­tus­be­richt) aus­se­hen sol­len, wird im → Berichts­we­sen über den Berichts­plan festgelegt.

Anmer­kun­gen:

• Der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan muss voll­stän­dig sein, es müs­sen alle Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel ent­hal­ten sein
• Der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan ist bin­dend für alle Projektbeteiligten
• Der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan ist öffent­lich, es gibt kei­ne “gehei­men” Kommunikationsmittel
• Es soll­te unbe­dingt — gera­de bei grö­ße­ren Berich­ten — geklärt wer­den, wie auf­wen­dig die Erstel­lung der ein­zel­nen Berich­te / Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ele­men­te ist und ob die­se tat­säch­lich genutzt werden
• → Pro­to­kol­le müs­sen auch in den Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan auf­ge­nom­men wer­den, wenn die Erstel­lung ver­pflich­tend ist. So ist es bei­spiels­wei­se üblich, mit Abschluss einer Len­kungs­aus­schuss­sit­zung ein Pro­to­koll zu erstel­len und an die Len­kungs­aus­schuss­mit­glie­der zu verteilen

Es ist wich­tig für den Pro­jekt­ma­na­ger, dass er den Über­blick über die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­we­ge und damit über den Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan hat. Da der Pro­jekt­ma­na­ger in der Regel aus Zeit­grün­den nicht alle Berich­te / Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ele­men­te lesen kann, soll­te vor­ab geklärt wer­den, wel­che Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ele­men­te auch beim Pro­jekt­ma­na­ger vor­lie­gen müssen.

2. Die Kommunikationsmatrix

Die → Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ma­trix kann als ein­fa­che Vor­form des Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plans erstellt werden.

Die DIN schreibt /DIN20/:
“Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ma­trix — com­mu­ni­ca­ti­on → matrix: Zusam­men­stel­lung der geplan­ten Kom­mu­ni­ka­ti­on mit den Betei­lig­ten (Stake­hol­dern) des Pro­jekts.
Anmer­kung: Die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ma­trix ent­hält alle Pro­jekt­be­tei­lig­ten sowie die geplan­ten Kom­mu­ni­ka­ti­ons­maß­nah­men, ‑inhal­te, ‑inter­val­le und ‑umfän­ge.”

Über die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ma­trix wird in einem Pro­jekt fest­ge­legt, wer im Pro­jekt wel­che Infor­ma­tio­nen in wel­cher Form erhal­ten soll. Dazu wer­den die Betei­lig­ten und Betrof­fe­nen (die “Stake­hol­der”) gelis­tet und den Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­teln gegen­über­ge­stellt. Wird ein “X” in die Matrix ein­ge­tra­gen, so soll der ent­spre­chen­de Stake­hol­der über das Medi­um infor­miert wer­den (Abbil­dung 2).

Abbil­dung 2: Eine Kommunikationsmatrix

Zur Kon­kre­ti­sie­rung und Anpas­sung an das ein­zel­ne Pro­jekt wird aus der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ma­trix der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan erstellt. In der Lite­ra­tur und in der Pro­jekt­pra­xis wird häu­fig nicht zwi­schen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ma­trix und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan unterschieden.

3. Der Aufwand für die Kommunikation

Ist ein ers­ter Ent­wurf eines Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plans erstellt, so soll­te über­prüft wer­den, ob er im Pro­jekt­ver­lauf über­haupt gelebt wer­den kann. Ein Aspekt dabei ist die Abschät­zung des Auf­wands zur Umset­zung aller Kommunikationsmaßnahmen.

Aus der Bera­ter­pra­xis:
In vie­len Pro­jek­ten wird ein gro­ßer Auf­wand getrie­ben, um alle → Pro­jekt­be­rich­te vor­ga­ben­kon­form und zeit­ge­recht umzu­set­zen. Dabei gerät nicht sel­ten der Pro­jekt­in­halt in den Hin­ter­grund. Eine typi­sche Maß­nah­me ist daher, den Auf­wand zur for­mel­len Kom­mu­ni­ka­ti­on zu über­prü­fen und gege­be­nen­falls — nach Rück­spra­che mit dem Pro­jekt­spon­sor — zu reduzieren.

In Abbil­dung 3 ist eine ein­fa­che Auf­wands­ab­schät­zung für einen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan dar­ge­stellt. Dabei wur­de ein Pro­jekt mit 10 Pro­jekt­team­mit­glie­dern und einer Lauf­zeit von 24 Mona­ten ange­nom­men. Die obe­ren drei Punk­te wer­den sich auch im Berichts­plan wie­der­fin­den, der vier­te Punkt erfasst eine täg­li­che, infor­mel­le Bespre­chung mit allen Projektteammitgliedern. 

Abbil­dung 3: Auf­wands­ab­schät­zung für einen Kommunikationsplan

Bei Betrach­tung die­ser Abschät­zung fällt auf, dass es Arbeits­pa­ket­be­rich­te gibt, die wöchent­lich von den Pro­jekt­team­mit­glie­dern abge­lie­fert wer­den sol­len. Gleich­zei­tig fin­den täg­lich Bespre­chun­gen des Pro­jekt­teams statt: Es könn­te also sein, dass die Arbeits­pa­ket­be­rich­te nicht mehr benö­tigt wer­den, da der Pro­jekt­ma­na­ger über sei­ne Anwe­sen­heit bei den täg­li­chen Bespre­chun­gen bereits einen aus­rei­chen­den Kennt­nis­stand zum Pro­jekt hat.

4. Die Überprüfung des Kommunikationsplans

Der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan soll­te nach der Erstel­lung über­prüft wer­den. Hier­zu kann eine ein­fa­che Check­lis­te her­an­ge­zo­gen wer­den (Abbil­dung 4).

Abbil­dung 4: Check­lis­te: Ist der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan voll­stän­dig und richtig?

Eine wei­te­re zen­tra­le Fra­ge ist:
Kann aus dem Pro­jekt her­aus über­haupt die ent­spre­chen­de, im Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan vor­ge­se­he­ne Infor­ma­ti­on gene­riert wer­den? Wenn nein, so muss geschätzt oder gera­ten wer­den, sodass man even­tu­ell die­se Infor­ma­ti­on weg­las­sen kann.

5. Häufig gestellte Fragen und Antworten (FAQ) zum Kommunikationsplan in Projekten

Eini­ge Fra­gen zum Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan in Pro­jek­ten wer­den häu­fig gestellt – die­se wer­den hier wiedergegeben.

• F: Muss immer ein Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan in Pro­jek­ten erstellt wer­den?
  A: Ja. Es soll­ten zumin­dest die Infor­ma­ti­ons­we­ge geklärt werden.
• F: Muss der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan in Pro­jek­ten geneh­migt wer­den?
  A: Ja. In der Regel reicht es jedoch, wenn der Pro­jekt­spon­sor zustimmt.
• F: Muss der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan mit spe­zi­el­len Tools erstellt und ver­wal­tet wer­den?
  A: Bei klei­nen → Vor­ha­ben kön­nen zur Erstel­lung der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ma­trix und des Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plans ein­fa­che Tabel­len-Tools aus­rei­chend sein. Bei grö­ße­ren Pro­jek­ten kön­nen Tei­le von → Pro­jekt­ma­nage­ment-Sui­tes oder eigen­stän­di­ge Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ma­nage­ment­tools zum Ein­satz kommen.
• F: Darf der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan im Lau­fe eines Pro­jekts ange­passt / ver­än­dert wer­den?
  A: Dies soll­te gene­rell ver­mie­den wer­den. Alle Kür­zun­gen, Anpas­sun­gen und Ver­än­de­run­gen müs­sen vom → Len­kungs­aus­schuss oder Pro­jekt­spon­sor geneh­migt werden.

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Präsentationen

In der Prä­sen­ta­ti­on zum → Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ma­nage­ment ist der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­plan in Pro­jek­ten ent­hal­ten; die­se Prä­sen­ta­ti­on ist zur pri­va­ten Ver­wen­dung frei einsetzbar.

Inhalt	Typ
Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­mu­ni­ka­ti­on – Eine Übersicht

A.2 Literatur

1. /Andler15/ Nico­lai And­ler: Tools für Pro­jekt­ma­nage­ment, Work­shops und Con­sul­ting: Kom­pen­di­um der wich­tigs­ten Tech­ni­ken und Metho­den, Publi­cis Cor­po­ra­te Publi­shing, Erlan­gen 6. Auf­la­ge 2015, ISBN 978–3‑89578–453‑8
2. /DIN20/ DIN: Pro­jekt­ma­nage­ment. Netz­plan­tech­nik und Pro­jekt­ma­nage­ment­sys­te­me. DIN-Taschen­buch 472, Beuth, Ber­lin 4. Auf­la­ge 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
3. /GPM16/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM3), → GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg, 8. Auf­la­ge 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
4. /GPM19/ Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment: Kom­pe­tenz­ba­sier­tes Pro­jekt­ma­nage­ment (PM4), GPM, Deut­sche Gesell­schaft für Pro­jekt­ma­nage­ment, Nürn­berg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
5. /Patzak17/ Gerold Patzak, Gün­ter Rat­tay: Pro­jekt­ma­nage­ment. Pro­jek­te, Pro­jekt­port­fo­li­os, Pro­gram­me und pro­jekt­ori­en­tier­te Unter­neh­men, Lin­de, Wien 7. Auf­la­ge 2017, ISBN 978–3‑7143–0321‑6
6. /PBG17/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sixth Edi­ti­on 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
7. /PBG17‑d/ Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te: A Gui­de to the Pro­ject Manage­ment Body of Know­ledge (PMBOK Gui­de), Pro­ject Manage­ment Insti­tu­te, Phil­adel­phia, Penn­syl­va­nia Sechs­te Aus­ga­be 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3

A.3 Weblinks

• /#Wiki-Kommunikation/ Kom­mu­ni­ka­ti­on in der deut­schen Wikipedia

Legen­de zu den Weblinks
/ / Ver­weis auf eine Web­site (all­ge­mein)
/*/ Ver­weis auf eine Web­site, die als Ergän­zung zu einem Buch dient
/#/ Ver­weis auf ein ein­zel­nes The­ma auf einer Website
/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Website 

Letz­te Aktua­li­sie­rung: 20.09.2022 © Peter­jo­hann Con­sul­ting, 2005–2024