Management-Zusammenfassung dieses Beitrags:
Das Project Management Office (PMO) ist eine zentrale Stelle, die sich um das Vorgehen im Projekten kümmert.
In diesem Beitrag wird das Project Management Office (PMO) beschrieben.
Beschreibungen zu den Project Management Offices (PMOs) finden sich häufig in den Beschreibungen zum → Projektmanagement (PM).
1. Einleitung und Grundlagen
Das Project Management Office (PMO) ist eine zentrale und permanente Organisationseinheit, die sich um die Umsetzung und Weiterentwicklung des Projektmanagements in einem Unternehmen / in einer Organisation kümmert. Welche Befugnisse und Aufgaben ein PMO dabei hat, ist in den jeweiligen Unternehmen und Organisationen unterschiedlich. Dies führt dazu, dass die PMOs häufig kein klares Bild von ihrem Tätigkeitsspektrum abgeben und auch der Mehrwert für die (Projekte in den) Organisationen unklar bleibt.
Dieser Beitrag beschreibt die typischen Aufgaben eines Project Management Office und gibt Hilfestellungen, wie ein PMO im Unternehmen einzuführen und zu verankern ist.
Aspekte bei der Betrachtung / Beschreibung eines PMOs:
- Befugnisse, Aufbau und organisatorische Einbindung
- Einführung und Etablierung eines PMOs
1.1 Definitionen
In der DIN 69901–05:2009–01 /DIN20/ wird das PMO so beschrieben:
“Project Management Office PMO (project management office): Projektübergreifende Unterstützungsfunktion zur Einführung und Optimierung von Projektmanagementsystemen sowie der operativen Unterstützung von Projekten und Projektbeteiligten.”
Das → PMI definiert das PMO (deutsche Übersetzung: “Projektmanagementbüro”) wie folgt /PBG17‑d/:
“Projektmanagementbüro / Project Management Office (PMO). Eine Projektmanagementstruktur, die projektbezogene Führungsprozesse standardisiert und die Verteilung von Ressourcen, Methodologien, Werkzeugen und Methoden unterstützt.”
1.2 Die Aufgabenfelder eines PMOs
Das PMO kann für sowohl für …
- Einzelprojekte,
- das Multiprojektmanagement oder
- das Portfoliomanagement
zuständig sein (Abbildung 1.1).
Abbildung 1.1: Die Aufgabenfelder eines PMOs
Bei einem Einzelprojekt fallen dem PMO häufig folgende Aufgaben zu:
- Aufsetzen des Projektrahmens, d.h. Auswahl der passenden → Projektorganisation, Prozesse und Dokumente
- Auswahl eines geeigneten Projektmanagers für das Einzelprojekt
- Im Verlauf des Projekts: → Projektaudits
1.3 Die drei Arten von PMOs nach PMI
Das PMI benennt drei Arten eines PMOs (Abbildung 1.2) /PBG17‑d/:
- Unterstützend (Supportive): Das unterstützende PMO gibt Hilfestellungen bei dem Aufsetzen und Umsetzen eines Projekts
- Steuernd (Controlling): Das steuernde PMO macht (verbindliche) Vorgaben für das Aufsetzen und Umsetzen eines Projekts
- Anweisend (Directive): Das anweisende PMO ist aktiv beim Aufsetzen und Umsetzen eines Projekts involviert und kann auch den → Projektmanager zur Verfügung stellen
Abbildung 1.2: Die drei Arten von PMOs nach PMI /PBG17‑d/
Es kann keine Aussage darüber getroffen werden, welche PMO-Art “am besten” ist.
1.4 Andere Bezeichnungen für das PMO
Es gibt verschiedene andere Bezeichnungen für das PMO. Dies sind beispielsweise:
- Projektmanagementbüro
- Projektleitstelle
- Enterprise Project Management Office (EPMO)
- Project Management Competency Center (PMCC)
- Project Management Center of Excellence (PMCoE)
Seltener sind folgende Begriffe anzutreffen /Ortner19/:
- Projektservicestelle
- Project Support Office
- Project Support Group
- Project Management Initiative
- Corporate Project Management Office
Bei den nachfolgenden Begriffen handelt es sich meistens um das PO (→ Project Office):
- → Projektbüro
- Projektassistenzstelle
1.5 PMO und PO
Das Project Management Office muss Project Office (Projektbüro) unterschieden werden. Das PMO ist eine projektübergreifende, in der Regel permanente Organisationseinheit, während das Project Office operative Tätigkeiten im → Projektumfeld übernimmt.
2. Die Aufgaben eines PMOs
Das PMO beschäftigt sich mit:
- Der Vorgabe von Prozessen, Werkzeugen und Methoden
- Der Überprüfung, ob die Regeln eingehalten werden
2.1 Bei der Initiierung eines Projekts
Das PMO unterstützt bei der Initiierung eines Projekts. Es werden zunächst für das → Vorprojekt notwendige Vorgaben gemacht und Dokumentenvorlagen bereitgestellt. Zudem können für das Projekt passende → Werkzeuge und Methoden bereitgestellt werden.
2.2 Beim Projektaudit
Das PMO kann ein → Projektaudit durchführen, bei dem geprüft wird, ob die Regeln und Vorgaben bei der Durchführung des Projekts eingehalten werden. Hierzu bringt das PMO einen vorgefertigten Satz von Vorgaben und Fragen mit.
3. Die Gründung und Etablierung eines PMOs
Wenn ein PMO in einer Organisation gegründet werden soll, so müssen mehrere Aspekte beachtet werden.
- Die Einführung eines PMOs kostet Zeit, in der Regel mehrere Monate. Dies bedeutet insbesondere, dass in der Anfangsphase keine “produktiven” Ergebnisse des PMOs zu erwarten sind. Ein PMO im Aufbau verursacht zunächst nur Kosten, bringt aber kaum Nutzen
- Das PMO hat “die Tendenz” sich vom realen Projektgeschehen “weg zu entwickeln”, also am realen Projektgeschehen vorbei, Definitionen und Vorgaben zu erstellen, die nicht hilfreich sind
4. Häufig gestellte Fragen und Antworten (FAQ) zum PMO
Einige Fragen zu dem PMO werden häufig gestellt – diese werden hier wiedergegeben.
- F: Muss immer ein PMO in Unternehmen / Organisationen vorhanden sein?
A: Nein. Nur bei Unternehmen, die auch mehrere Projekte durchführen, sollte ein PMO existieren. - F: Kann man ein PMO von “außen” zukaufen?
A: Eher Nein. Das PMO liefert die spezifischen Regeln für die eigene Organisation. Allerdings kann eine externe Beratung bei der Einführung eines PMOs sehr hilfreich sein.
Haben Sie noch weitere Fragen oder möchten Sie Ergänzungen an der FAQ vornehmen? Am besten schreiben Sie mir hierzu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.
A. Präsentationen, Literatur und Weblinks
A.1 Meine öffentliche Präsentation zum PMO
- -
A.2 Literatur zum PMO
- /DIN20/ DIN: → Projektmanagement. Netzplantechnik und Projektmanagementsysteme. DIN-Taschenbuch 472, Beuth, Berlin 4. Auflage 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
- /Ortner19/ Gerhard Ortner, Bettina Stur: Das Projektmanagement-Office: Einführung und Nutzen, Springer, Berlin 3. Auflage 2019, ISBN 978–3‑662–59485‑8
- /Ortner24/ Gerhard Ortner, Betina Stur: Das Projektmanagement-Office: Einführung und Nutzen, Springer, Berlin 4. Auflage 2024, ISBN 978–3‑662–68227‑2
- /Sandrino12/ Bop Sandrino-Arndt, Rüdiger Thomas, Lutz Becker: Handbuch Project Management Office: Mit PMO zum strategischen Management der Projektlandschaft, Symposion Publishing, Düsseldorf 2. Auflage 2012, ISBN 978–3‑642–20785‑3
- /PBG17/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Sixth Edition 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
- /PBG17‑d/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Sechste Ausgabe 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3
- /Wuttke18/ Thomas Wuttke, Peggy Gartner: Das PMP-Examen – Für die gezielte Prüfungsvorbereitung, mitp, Frechen 9. Auflage 2018, ISBN 978–3‑95845–864‑2
A.3 Weblinks zum PMO
- /#pmag-→ Glossar-PMO/ projektmagazin: Glossar-Eintrag zum Project Management Office
- /#Wiki-Projektbüro/ Projektbüro (engl. Project Office) in der deutschen Wikipedia
Legende zu den Weblinks
/ / Verweis auf eine Website (allgemein)
/*/ Verweis auf eine Website, die als Ergänzung zu einem Buch dient
/#/ Verweis auf ein einzelnes Thema auf einer Website
/#V/ Verweis auf ein Video auf einer Website
Letzte Aktualisierung: 24.07.2021 © Peterjohann Consulting, 2005–2024
