Management-Zusammenfassung dieses Beitrags:
Der Projektabschluss wird in der Praxis häufig vernachlässigt. Dies hat verschiedene Ursachen, führt aber dazu, dass Erfahrungen aus dem abzuschließenden Projekt nicht weiter genutzt werden.
In diesem Beitrag der Projektabschluss mit seinen notwendigen Teilbereichen beschrieben.
Projekte haben der Definition nach nur eine begrenzte → Dauer und enden damit zu einem → Zeitpunkt, der bei → Projektstart festgelegt wird. Am → Projektende wird ein formaler Projektabschluss durchgeführt, der mindestens zwei Teile umfassen sollte:
- Die → Projektabnahme
- Die Erfahrungssicherung (“→ Lessons Learned”)
Abbildung 0.1: Tätigkeiten beim Projektabschluss
Generell gilt: Ein Projektabschluss sollte immer geordnet und zielgerichtet erfolgen.
1. Einleitung und Grundlagen
Ein Projekt ist im Normalfall dann abgeschlossen, wenn das → Projektziel erreicht ist; es folgen dann einzelne Tätigkeiten und Schritte.
Dazu gehören unter anderem:
- die Übergabe des Ergebnisses / Produkts an den Kunden oder → Auftraggeber,
- die Projektabschlusssitzung (für das → Projektteam),
- die Erstellung des Projektabschlussberichts (für das Management) und
- die Auflösung des Projektteams und der → Projektgremien.
Beim Abbruch wegen Nichterreichung der → Ziele sollte eine “Post-Mortem-Analyse” vorgenommen werden, in der die Ursachen für das Scheitern analysiert werden. Beim Projektabschluss sollten das erworbene Wissen und die gewonnenen Erfahrungen für weitere Projekte gesichert werden. Hierzu werden neben dem Abschlussbericht die sogenannten “Lessons Learned” weitergegeben – hierfür werden Methoden des Wissensmanagements verwendet. Aber (leider) – der “Normalfall”: “Projekte lernen schlecht”!
In diesem Beitrag wird folgendes sechsstufiges Phasenmodell verwendet (Abbildung 1.1):
Abbildung 1.1: Ein Phasenmodell für Projekte (mit Rücksprung)
Der erste Meilenstein bezeichnet den Projektstart, der zweite das Projektende. Der Projektschluss ist die sechste (und damit letzte) Phase, bezeichnet also einen → Zeitraum, keinen Zeitpunkt. Somit kann statt von Projektabschluss auch von Projektabschlussphase gesprochen werden.
1.1 Definitionen
In der Wikipedia steht /#Wiki-Projektabschluss/:
“Ein Projektabschluss ist die letzte → Projektphase eines Projektes und umfasst die Schritte → Produktabnahme, Projektabschlussanalyse, Erfahrungssicherung und Projektauflösung. Wird das Projekt beendet, obwohl die → Projektziele nicht erreicht sind, so spricht man von einem Projektabbruch.”
Anmerkung:
Es wird zwischen Produktabnahme und Projektabnahme unterschieden. Die Produktabnahme (innerhalb eines Projekts) zielt darauf ab, dass das Produkt durch den Kunden abgenommen wird, während die Projektabnahme dazu dient, das Projekt → formal richtig abzuschließen.
1.2 Tätigkeiten beim Projektabschluss
Beim Projektabschluss werden typischerweise folgende Tätigkeiten durchgeführt:
- Abnahmemeeting
- Lessons-Learned-→ Workshop
- Nachkalkulation
- Kick-out-→ Meeting
Abbildung 1.2: Tätigkeiten beim Projektabschluss
1.3 Inhalte des Projektabschlusses
Beim Projektabschluss sollten folgende Schritte durchgeführt werden (Abbildung 1.3):
- Die Produktabnahme: Bei der Produktabnahme wird das durch das Projekt entwickelte Produkt durch den Kunden oder Auftraggeber formal abgenommen
- Die Projektabschlussanalyse: Die Projektabschlussanalyse wird durchgeführt, um festzustellen, ob das Projekt den Projektvorgaben genügt (hat)
- Die Erfahrungssicherung: Bei der Erfahrungssicherung geht es darum, die für weitere / andere Projekte relevanten Informationen so aufzubereiten, dass diese nach Abschluss des Projekts auch genutzt werden können
- Die Projektauflösung: Die Auflösung des Projekts dient dem formalen Abschluss
Abbildung 1.3: Schritte des Projektabschlusses nach Wikipedia /#Wiki-Projektabschluss/
Beim Projektabschluss müssen verschiedene Aspekte beachtet werden: Neben den inhaltlichen, formalen und administrativen Themen sollte auch ein Abschluss-Event durchgeführt werden.
Abbildung 1.4: Einteilung der Tätigkeiten beim Projektabschluss
1.3.1 Die Erfahrungssicherung
Im PMBOK Guide steht zu den Lessons Learned /PBG21‑d/:
“Gesammelte Erfahrungen / Lessons Learned. Während eines Projekts gesammeltes Wissen, das zeigt, wie Projektereignisse behandelt wurden oder in Zukunft behandelt werden sollten, um die künftige Leistung zu verbessern.”
Mit Abschluss des Projekts sollten die Projektstatusberichte gesammelt, überprüft und für kommende Projekte zur Verfügung gestellt werden. Aus den in ihnen gespeicherten Informationen kann Wissen extrahiert werden (Abbildung 1.5). Dies bedeutet insbesondere, dass unmittelbar mit Projektabschluss die → Projektberichte durchgeschaut werden sollten. Zusammen mit anderen Informationen (z.B. der abschließenden Befragung der Projektbeteiligten, was besonders gut und was besonders schlecht gelaufen ist) fließen diese Erfahrungen in die “Lessons-Learned-Datenbank” ein.
Abbildung 1.5: Erfahrungssicherung beim Projektabschluss (nach /Zell18/)
Die Lessons-Learnd-Datenbank wird beim → PMI im PMBOK Guide /PBG21‑d/ als “→ Register der gesammelten Erfahrungen” definiert:
“Register der gesammelten Erfahrungen / Lessons Learned Register. Ein Projektdokument zur Aufzeichnung von Wissen, das während eines Projekts, einer Phase oder einer Iteration gesammelt wurde; es kann dann zur Verbesserung künftiger Leistungen im Team oder der Organisation verwendet werden.”
1.4 Der Projektmanager beim Projektabschluss
Der → Projektmanager ist beim Abschluss des Projekts stark gefordert. Er muss dafür Sorge tragen, dass der Abschluss für alle Beteiligten so erfolgt, dass “ein gutes Gefühl” entsteht.
Beim Projektabschluss sollte der Projektmanager diese Ziele verfolgen:
- Herbeiführen des formalen Abschlusses
- Erzielen von Lerneffekten für die Organisation
- Nochmaliges Motivieren des Projektteams, sodass die Ergebnisse gesichert werden können
- Die eigene formale “Entlastung” (durch Unterschrift des Projektsponsors)
1.5 Typische Probleme beim Projektabschluss
Folgende Probleme tauchen in der Praxis beim Projektabschluss immer wieder auf:
- Das Projekt wird nicht durch den Kunden oder Auftraggeber abgenommen, da dies Vorteile für den Kunden / Auftraggeber bringen kann
- Das Projekt “löst sich auf” — die Projektmitarbeiter sind bei Projektabschluss nicht mehr für das Projekt verfügbar, da sie beispielsweise schon anderen Projekt zugeordnet wurden
- Der Projektmanager erhält keine formale Entlastung, sodass er weiterhin für den Projektfortgang verantwortlich ist
2. Dokumente beim Projektabschluss
Beim Projektabschluss müssen eine Reihe von Dokumenten erstellt oder ausgefüllt werden.
Hierzu gehören:
- Das Projektabnahmedokument
- Das Projektübergabedokument
- Der Projektabschlussbericht
2.1 Der Projektabschlussbericht
Das zentrale Dokument zum Projektabschluss ist der Projektabschlussbericht. Er stellt eine Art “Gegenstück” zum → Projektauftrag dar und liefert die Ist-Zahlen zum Projektabschluss.
Nach DIN 69901–5:2009 /DIN20/ ist der Projektabschlussbericht (engl. Project Closing Report) eine “zusammenfassende, abschließende Darstellung von Aufgaben und erzielten Ergebnissen, von Zeit‑, Kosten- und Personalaufwand sowie gegebenenfalls von Hinweisen für mögliche Anschlussprojekte.”
Folgender Aufbau ist möglich:
- Projektauftrag / Projektziel
- Planungsunterlagen vor Projektfreigabe
- Ist-Unterlagen bei Projektende
- Abschlussanalyse (Gegenüberstellung von ursprünglichen und im Projektverlauf aktualisierten Plangrößen mit den Ergebnissen bei Projektende) bezüglich
a) Terminen, Aufwänden, Kosten und
b) inhaltlicher Zielerreichung - Dank an alle Beteiligten für deren Mitwirkung
- Ansprechpartner zur weiteren Betreuung des Projekts
Der Projektabschlussbericht umfasst im Allgemeinen nur wenige Seiten und wird vom → Projektsponsor und vom Projektmanager unterschrieben (grüne Pfeile).
Abbildung 2.1: Der Projektabschlussbericht: Formular
2.2 Checkliste zum Projektabschluss
Zum Abschluss eines Projekts muss überprüft werden, ob das Projekt überhaupt abgeschlossen werden kann.
Abbildung 2.2: Checkliste: Kann das Projekt (formal) abgeschlossen werden?
3. Weitere Aspekte beim Projektabschluss
Einige Aspekte sollten zum Projektabschluss beachtet werden: Diese werden in diesem Kapitel benannt.
3.1 Die Projektdisziplin
Stellt man die Arbeitsintensität und die Prozessdisziplin (des Projektteams) dem Phasenverlauf gegenüber, so zeigt sich häufig, dass zum Projektende die Projektdisziplin stark nachlässt (Abbildung 3.1). Dies kann dazu führen, dass der Projektabschluss nur mangelhaft durchgeführt wird.
Abbildung 3.1: Prozessdisziplin und Arbeitsintensität in den einzelnen Phasen eines Projekts
3.2 Die Nachkalkulation
Zum Projektende sollte das Projekt abschließend “durchgerechnet” werden. Hierzu werden die ursprünglichen Berechnungen (aus der Ursprungsplanung) den tatsächlichen Werten für → Aufwand, Umfang und Kosten gegenübergestellt.
Die Bewertung des Projekts sollte dann anhand von vorab festgelegten Kriterien erfolgen. So kann es beispielsweise sind, dass eine → Abweichung von bis zu 10 % bei allen Zielgrößen als “gutes Ergebnis” gesehen wird.
4. Häufig gestellte Fragen und Antworten (FAQ) zum Projektabschluss
Einige Fragen zum Projektabschluss werden häufig gestellt – diese werden hier wiedergegeben und beantwortet.
- F: Kann man auf einen strukturierten Projektabschluss in der Praxis verzichten?
A: Eigentlich kaum. Ein strukturierter und geordneter Projektabschluss gibt allen Beteiligten ein “gutes Gefühl” und sichert die Projektergebnisse. - F: Wie lange dauert die Projektabschlussphase?
A: Dafür gibt es keine pauschalen Werte. Jedoch sollte versucht werden, die Projektabschlussphase kurzzuhalten, da häufig zum Projektabschluss das Projektteam Auflösungserscheinungen zeigt. - F: Ist der Begriff Projektende dem Begriff Projektabschluss gleichzusetzen?
A: Nein. Das Projektende kann abrupt und unstrukturiert sein, der Projektabschluss basiert immer auf einem geordneten Vorgehen. - F: Wann sollte man den Projektabschluss planen?
A: In der Regel muss unmittelbar mit Projektstart geklärt sein, wann und wie das Projekt abgeschlossen werden kann. Daher muss der Abschluss mit Projektstart geplant werden. - F: Wie stellt man fest, ob ein Projekt komplett und richtig abgeschlossen wurde?
A: Hierzu muss “noch jemand” über die Tätigkeiten und Ergebnisse “drüberschauen”. Idealerweise ist dies eine übergeordnete Stelle wie das → PMO oder das Multiprojekt- oder Programm-Office. - F: Kann / darf ein Projektsponsor die “formale” Entlastung des Projektmanagers verweigern?
A: Ja — und zwar dann, wenn das Projekt nicht den Kriterien eines geordneten Abschlusses genügt.
Haben Sie noch weitere Fragen oder möchten Sie Ergänzungen an der FAQ vornehmen? Am besten schreiben Sie mir hierzu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.
A. Präsentationen, Literatur und Weblinks
A.1 Meine öffentliche Präsentation zum Projektabschluss
Die Beschreibung zum Projektabschluss ist in Teilen in der Präsentation zum → Projektmanagement enthalten.
| Inhalt | Typ |
|---|---|
| Projektmanagement – Eine Einführung (PM-Basispräsentation) | 
|
| Projektmanagement: Der Projektabschluss – Eine Übersicht |
|
A.2 Literatur
Hier sind einige Bücher aufgeführt, die in diesem Beitrag zitiert wurden oder die das Thema Projektabschluss etwas intensiver beleuchten.
- /DIN20/ DIN: Projektmanagement. Netzplantechnik und Projektmanagementsysteme. DIN-Taschenbuch 472, Beuth, Berlin 4. Auflage 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
- /GPM16/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), → GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 8. Auflage 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
- /GPM19/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM4), GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
- /Jakoby21/ Walter Jakoby: Projektmanagement für Ingenieure: Ein praxisnahes Lehrbuch für den systematischen Projekterfolg, Springer Vieweg, Wiesbaden 5. Auflage 2021, ISBN 978–3‑658–32790‑3
- /PBG17/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Sixth Edition 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
- /PBG17‑d/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Sechste Ausgabe 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3
- /PBG21/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) and The → Standard for Project Management, Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Seventh Edition 2021, ISBN 978–1‑62825–664‑2
- /PBG21‑d/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) und Der Standard für das Projektmanagement, Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Siebte Ausgabe 2021, ISBN 978–1‑62825–695‑6
- /Sutorius17/ Rene Sutorius: Projektmanagement Checkbook, Haufe-Lexware, Freiburg 2. Auflage 2017, ISBN 978–3‑648–09669‑7
- /Zell18/ Helmut Zell: Projektmanagement – lernen, lehren und für die Praxis, Books on Demand, Norderstedt 10. Auflage 2018, ISBN 978–3‑8370–0086‑3
A.3 Weblinks
- /#Wiki-Projektabschluss/ Der Projektabschluss in der deutschen Wikipedia
- /#Wiki-Meilenstein/ Meilenstein (engl. Milestone) in der deutschen Wikipedia
- /#Wiki-Lessons-Learned‑d/ Lessons Learned in der deutschen Wikipedia
Legende zu den Weblinks
/ / Verweis auf eine Website (allgemein)
/*/ Verweis auf eine Website, die als Ergänzung zu einem Buch dient
/#/ Verweis auf ein einzelnes Thema auf einer Website
/#V/ Verweis auf ein Video auf einer Website
Letzte Aktualisierung: 20.04.2020 © Peterjohann Consulting, 2005–2024
