Management-Zusammenfassung dieses Beitrags:
Das Projektaudit (engl. Project → Audit) dient dazu, das Vorgehen im Projekt zu überprüfen, um Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu erkennen. Es werden dabei gültige Standards als Basis herangezogen und Abweichungen aufgezeigt.
In diesem Beitrag wird eine Kurzdarstellung zum Projektaudit geliefert.
Unter Audits in Projekten werden generell zwei unterschiedliche Ausrichtungen verstanden (Abbildung 0.1):
- Das Projektaudit, welches das Vorgehen im Projekt überprüft. Es werden dabei die verwendeten Normen und Standards mit dem eigenen Vorgehen verglichen
- Das “Audit des Projektprodukts”, bei dem das im Projekt entstehende Produkt / die entstehende Dienstleistung überprüft wird; ein “gutes” Produkt kann auch mit schlechtem Projektvorgehen entstehen
Abbildung 0.1: Audits in Projekten: Unterteilung
1. Einleitung und Grundlagen
1.1 Definitionen
In der Wikipedia wird das Audit (allgemein) wie folgt definiert /#Wiki-Audit/:
“Ein Audit untersucht, ob Prozesse, Anforderungen und Richtlinien die geforderten Standards erfüllen. Ein solches Untersuchungsverfahren erfolgt häufig im Rahmen eines Qualitätsmanagements. Die Audits werden von einem speziell hierfür geschulten Auditor durchgeführt.”
Die Definition zum Projektaudit in der Wikipedia /#Wiki-Projektaudit/ ist leider falsch und daher unbrauchbar (Stand: 05/2022).
1.2 Zeitpunkte für das Projektaudit
Das Projektaudit kann entweder einmalig oder regelmäßig durchgeführt werden (Abbildung 1.1).
Abbildung 1.1: Projektaudits: Einsatzplanung
Die typischen Zeitpunkte für die Durchführung von Projektaudits sind in Abbildung 1.2 dargestellt. Die blauen Rauten markieren die jeweiligen Projektaudits — dies sind:
- Das Projektaudit zum → Projektstart
- Das Projektaudit im laufenden Projekt — in der “Projektmitte”
- Das Projektaudit zum → Projektende
Abbildung 1.2: Projektaudits: Typische Zeitpunkte im Projektverlauf
1.3 Begriffe rund um das Audit
“Ähnliche” Begriffe sind:
- Test: Bei einem Test werden die Inhalte mit einer Vorgabe verglichen
- → Review: Bei einem Review wird das Produkt bewertet
- Retrospektive: Dies ist die Betrachtung der (organisatorischen) Abläufe / Prozesse im agilen Kontext
- Assessment: Gesamtbewertung eines Sachverhalts oder Systems
- Projektanalyse, Projektprüfung, Projektrevision, Projektüberprüfung: Die Begriffe können sowohl ein Projektreview als auch Projektaudit bezeichnen
2. Das Projektaudit im Einsatz
Das Projektaudit kann für zwei verschiedene Zielgruppen zum Einsatz kommen (Abbildung 2.1): Zum einen sind dies “Interessierte Dritte”, die die Leistungsfähigkeit des Projektmanagements (und auch des Projektmanagers) bewerten und beurteilen möchten. Zum anderen ist dies das → Projektteam mit dem → Projektmanager selbst, um Schwachstellen im Vorgehen zu erkennen und zu beheben.
Abbildung 2.1: Projektaudits: Zielgruppen
2.1 Was wird auditiert?
Es kann (in Projekten) auditiert werden:
- Prozesse / Vorgehen: Das ist das eigentliche Auditieren
- Team: Das Team-Audit wird häufig vergessen / unterlassen; hierbei wird die Teamzufriedenheit und die Teamperformance abgefragt oder gemessen
- Risiko: Unter Risikoaudit wird allgemein das Erfassen und Bewerten von Risiken verstanden
- → Qualität: Es wird die Qualität des Projektprodukts mit den Vorgaben des Unternehmens oder des Kunden verglichen
- Rechnungen: Nach Erhalt einer Rechnung wird diese auf formale → Richtigkeit (“Sind alle formalen Angaben enthalten?”) und Stimmigkeit (“Stimmen die einzelnen Rechnungspositionen?”) überprüft. Dieser Vorgang wird auch als Rechnungseingangsprüfung bezeichnet
2.2 Dokumente zum Projektaudit
In der Regel werden in einem Projektaudit Dokumente erstellt, die zum Abschluss des Projektaudits dann als Bericht(e) an den → Auftraggeber gehen.
3. Häufig gestellte Fragen und Antworten (FAQ) zum Projektaudit
Einige Fragen zum Projektaudit werden häufig gestellt – diese werden hier wiedergegeben und beantwortet.
- F: Müssen in jedem Projekt ein oder mehrere Projektaudits durchgeführt werden?
A: Nein. Bei sehr kleinen Projekten kann darauf verzichtet werden — wenn es “gut läuft”. In einigen Firmen / Organisationen ist ein Projekttaudit (zumindest zu Beginn des Projekts) Pflicht, um die Einhaltung der Organisationsstandards zum → Projektmanagement zu gewährleisten. - F: Wer zahlt das Projektaudit?
A: Entweder es wird von vorneherein im Projekt eingeplant (als → Arbeitspaket) und durch das Projekt bezahlt oder es wird als Management-Aufgabe zur Überprüfung verstanden und auch vom Management bezahlt. - F: Was ist der Unterschied von einem Projektaudit und einem Health Check?
A: Der Health Check kann ein Projektaudit enthalten, ist aber in der Regel umfassender, wobei der Begriff nicht genau definiert / eingeschränkt ist.
Haben Sie noch weitere Fragen oder möchten Sie Ergänzungen an der FAQ vornehmen? Am besten schreiben Sie mir hierzu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.
A. Präsentationen, Literatur und Weblinks
A.1 Präsentationen
- -
A.2 Literatur
- /Jenny19/ Bruno Jenny: Projektmanagement. Das Wissen für den Profi, Vdf Hochschulverlag, Zürich 4. Auflage 2019, ISBN 978–3‑7281–3967‑2
A.3 Weblinks
- /#Wiki-Audit/ Audit in der deutschen Wikipedia
- /#Wiki-Audit/ Projektaudit in der deutschen Wikipedia
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Letzte Aktualisierung: 30.05.2022 © Peterjohann Consulting, 2005–2024
