Management-Zusammenfassung dieses Beitrags:
Die Begriffe Projektdokument und → Projektdokumentation werden im → Projektmanagement genutzt und sind ähnlich, aber nicht gleich.
In diesem Beitrag wird eine kurze Beschreibung der beiden Begriffe geliefert.
Die Begriffe Projektdokument und Projektdokumentation können folgendermaßen beschrieben werden:
- Projektdokument (englisch: Project Document): Ein einzelnes Dokument oder eine Dokumentenreihe innerhalb eines Projekts, welches in dem Projekt entsteht und in dem Projekt genutzt wird
- Projektdokumentation (englisch: Project Documentation oder Project File): Gesamtheit aller im Projekt genutzten Dokumente
Ein Projektdokument entsteht im Laufe des Projekts oder Vorprojekts und wird in erster Linie im Projekt selbst genutzt. Abgrenzend dazu gibt es → Dokumente in Projekten, die ebenfalls im Projekt genutzt werden, aber ihren Ursprung außerhalb des Projekts haben und auch außerhalb des Projekts gepflegt werden.
In der DIN 69901–5:2009 /DIN20/ steht zur Projektdokumentation (engl. project documentation, alternativ: project file):
“Gesamtheit aller relevanten Dokumente, die in oder aus einem Projekt entstehen, Verwendung und Anwendung finden oder anderen Bezug zum Projekt haben. Hierzu können z.B. auch Kontaktdaten, Hyperlinks und Beiträge in Projektforen oder Web 2.0 zählen.”
Beispiele:
- Der → Projektauftrag ist ein (einzelnes) Projektdokument
- Der monatliche Projektstatusbericht gehört zu der Reihe von Projektstatusberichten
- Die organisationsweite Kontaktdatenliste ist kein Projektdokument, gehört aber zur Projektdokumentation
Abbildung 1 zeigt die beiden Begriffe im Vergleich.
Abbildung 1: Projektdokument oder Projektdokumentation?
Somit können die Dokumente in Projekten / → Projektdokumente der Projektdokumentation zugeordnet werden. Zudem wird häufig auch die Ablagestruktur für die Dokumente in Projekten zur Projektdokumentation gezählt (Abbildung 2).
Abbildung 2: Die Elemente der Projektdokumentation
Eine weiterführende Beschreibung zu der Verwendung der Dokumente im → Projektmanagement findet sich auf der Webseite → Dokumente in Projekten.
Im Zusammenhang mit Projektdokumenten und Projektdokumentation wird der Begriff “verpflichtend” genutzt. Verpflichtende Projektdokumente sind Dokumente, die in jedem Projekt erstellt werden müssen, da es die Trägerorganisation (das Unternehmen) so vorschreibt. Beispielsweise sind der Projektauftrag und der → Projektstrukturplan fast immer verpflichtend.
Unter “verpflichtender Dokumentation” werden alle Dokumente im Projekt verstanden, die aufgrund von Vorgaben erstellt werden müssen. Diese Vorgaben können von der Trägerorganisation, aber auch von “außen” kommen, da sie beispielsweise gesetzlich verankert sind. So gibt es gesetzliche Vorgaben für verpflichtende Projektdokumentation in der Medizintechnik, im Baubereich oder im Maschinenbau.
Literatur
- /DIN20/ DIN: Projektmanagement. Netzplantechnik und Projektmanagementsysteme. DIN-Taschenbuch 472, Beuth, Berlin 4. Auflage 2020, ISBN 978–3‑410–30000‑7
- /DIN25/ DIN: Projektmanagement. Netzplantechnik und Projektmanagementsysteme. DIN-Taschenbuch 472, DIN Media, Berlin 5. Auflage 2025, ISBN 978–3‑410–38743‑5
Letzte Aktualisierung: 14.02.2025 © Peterjohann Consulting, 2005–2025
