Management-Zusammenfassung dieses Beitrags:
Die Projektkosten sind wesentliches Betrachtungselement in Projekten — kein Projekt wird ohne Projektkostenerfassung gestartet.
In diesem Beitrag werden die Ermittlung der Projektkosten und der Umgang damit beschrieben.
Die Ermittlung der Projektkosten ist eines der zentralen Themen im → Projektmanagement, schließlich repräsentieren die Projektkosten eines der drei Ecken des → magischen Dreiecks (des Projektmanagements).
1. Einleitung und Grundlagen
1.1 Definitionen
In der Wikipedia steht zur Projektkostenrechnung /#Wiki-Projektkostenrechnung/:
“Eine Projektkostenrechnung ist eine besondere Form der Kostenrechnung und ein Instrument des Projektmanagements.”
1.2 Einsatz
Projektkosten und die damit verbundene Projektkostenrechnung kommen an folgenden Punkten zum Einsatz (Abbildung 1.1):
- Ermittlung der Projektgesamtkosten: Über die Summierung der einzelnen Projektkosten erhält man die Gesamtprojektkosten. Diese dienen lediglich dazu, die
- Festlegung der Kostenverlaufspläne: Ordnet man die Entstehung der Projektkosten zeitlichen Abschnitten zu — typisch sind hier Monate oder Phasen -, dann kann darüber der Kostenverlauf entlang des gesamten Projekts ermittelt und visualisiert werden
- Durchführung von Abweichungsanalysen über einzelne Kostenarten: Werden die Kostenarten passend gewählt, so können darüber Abweichungen ermittelt werden
Abbildung 1.1: Verwendung der Projektkosten
1.3 Das Kostenmanagement in Projekten beim PMI
Das Kostenmanagement in Projekten (Project Cost Management, rot gestrichelte Linie in Abbildung 1.2) ist ein eigenständiges → Wissensgebiet des PMBOK Guides von 2017 /PBG17, PGB17‑d/. Es umfasst jedoch mehr als die Betrachtung der (unmittelbaren) Projektkosten.
Abbildung 1.2: Kostenmanagement in Projekten als eigenständiges Wissensgebiet des → PMI /PBG17, PBG17‑d/
2. Festlegung der Projektkostenarten
Die Projektkostenarten sollte idealerweise in der → Vorprojektphase festgelegt werden. Hierzu wird in der Regel der Projektumfang grob ermittelt und ein Vorab-→ Projektstrukturplan aufgestellt.
Wenn man die Projektkostenarten aus den Teilprojekten und den Arbeitspaketen direkt ableitet, so wird eine Kostenverfolgung einfach, da eine unmittelbare Zuordnung stattfinden kann. In Abbildung 2.1 ist ein einfacher Projektstrukturplan mit Teilprojekten, aber ohne → Arbeitspakete, dargestellt.
Abbildung 2.1: Ein Projektstrukturplan mit Teilprojekten für die Projektkostenarten
Wenn die Projektkostenarten frühzeitig ermittelt und festgelegt werden sollen, so ist es wichtig, den Umfang der Kostenarten zu ermitteln. Hierzu werden die Projektkostenarten in einer → Liste aufgeführt und die jeweiligen Umfänge (als prozentualer Anteil vom Gesamtumfang) gegenübergestellt (Abbildung 2.2).
Abbildung 2.2: Die Umfangsabschätzung für die Projektkostenarten
3. Ermittlung der geplanten Projektkosten
Typischerweise werden die Projektkosten / Projektgesamtkosten ermittelt, indem die Kosten der einzelnen Arbeitspakete aufsummiert werden — dies geschieht unmittelbar nach der Erstellung / Fertigstellung des Projektstrukturplans. Damit erhält man direkt die Gesamtkosten des Projekts.
In Abbildung 3.1 ist der gesamte Planungsprozess dargestellt: Mit dem → Projektstart (mit Unterzeichnung des → Projektauftrags und während der Durchführung des → Kick-off-Meetings) beginnt die Planung des Projekts. Hierzu wird zunächst der Projektstrukturplan erstellt, der die Arbeitspakete als kleinste Einheiten beinhaltet. Die Arbeitspakete werden dann über die → Vorgangsliste in eine logische Reihenfolge (mit zeitlichen Abhängigkeiten) gebracht. Aus der Vorgangsliste ergibt sich der (vorläufige) → Terminplan, der wiederum als Basis für den → Ressourcenplan dient. Die Kosten / Projektkosten und der Kostenverlauf werden abschließend im Kostenplan ermittelt. Sollte sich im Verlauf des Planungsprozesses zeigen, dass die ermittelten Werte nicht zu den Projektzielen passen, so müssen (und können) einzelne Planungsstufen erneut durchlaufen werden.
Abbildung 3.1: Der Planungsprozess (schematisch)
Werden die Kosten der einzelnen Arbeitspakete aufsummiert, so ergeben sich die Gesamtkosten des Projekts. Ordnet man die Kosten dem zeitlichen Verlauf zu, so entsteht der Kostenplan (auch Kostenverlaufsplan, Beispiel in Abbildung 3.2).
Abbildung 3.2: Der Kostenplan (schematisch)
4. Verwendung der Projektkosten
Wenn die Projektkosten nur als Ganzes ermittelt werden, so kann im Verlauf lediglich darüber festgestellt werden, wie weit das Projekt im Kostenrahmen liegt.
Beispiel:
In einem Softwareentwicklungsprojekt, bei dem es rein um die Umsetzung eines ausgearbeiteten Lastenhefts geht, kann es ausreichend sein, nur auf die Gesamtkosten zu achten.
4.1 Der Kostenverlauf
Der Kostenverlauf / Kostenverlaufsplan ist die Basis für die (einfache) Kostenverfolgung (Abbildung 4.1): Es werden die geplanten Kosten (blaue Linie in Abbildung 4.1) den tatsächlich angefallenen Kosten (rote Linie) zum Stichtag (in Abbildung 4.1 jeweils zum Wochenende) gegenübergestellt.
Die Aussagekraft ist eher gering, da sich weder Prognosen für die Zukunft noch erarbeitete Werte hierüber erfassen lassen.
Abbildung 4.1: Der Kostenverlauf
4.2 Arbeiten mit Zuschlägen
Generell kann in Projekten mit finanziellen Zuschlägen gearbeitet werden: Weichen die Projektkosten ab, so werden Zuschläge freigegeben. Hierzu muss vorab geklärt werden, wie hoch die jeweiligen Zuschläge sind und wer sie jeweils freigeben darf.
A. Präsentationen, Literatur und Weblinks
Projektkosten werden in folgenden → Präsentationen beschrieben:
- -
In folgenden Büchern ist eine Beschreibung von Projektkosten zu finden:
- /GPM16/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), → GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 8. Auflage 2016, ISBN 978–3‑924841–74‑4
- /GPM19/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM4), GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
- /Patzak17/ Gerold Patzak, Günter Rattay: Projektmanagement. Projekte, Projektportfolios, Programme und projektorientierte Unternehmen, Linde, Wien 7. Auflage 2017, ISBN 978–3‑7143–0321‑6
- /PBG17/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Sixth Edition 2017, ISBN 978–1‑62825–184‑5
- /PBG17‑d/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Sechste Ausgabe 2017, ISBN 978–1‑62825–188‑3
Folgende Weblinks liefern weitere Informationen zu Projektkosten:
- /#Wiki-Projektkostenrechnung/ Projektkostenrechnung in der deutschen Wikipedia
Legende zu den Weblinks
/ / Verweis auf eine Website (allgemein)
/*/ Verweis auf eine Website, die als Ergänzung zu einem Buch dient
/#/ Verweis auf ein einzelnes Thema auf einer Website
/#V/ Verweis auf ein Video auf einer Website
Letzte Aktualisierung: 24.06.2023 © Peterjohann Consulting, 2005–2024
