1. Beschreibung
Um Verantwortungen für einzelne (Teil-)Aufgaben Personen oder Rollen zuzuordnen, kann die Verantwortlichkeitsmatrix (engl. RAM – Responsibility Assignment → Matrix) verwendet werden /#Wiki-RAM‑e/, die in der Regel als RACI-Matrix ausgeführt und bezeichnet wird.
Die Wikipedia definiert dazu /#Wiki-RACI/:
“Mit RACI wird eine Technik zur Analyse und Darstellung von Verantwortlichkeiten bezeichnet. Der Name leitet sich aus den Anfangsbuchstaben der englischen Begriffe Responsible, Accountable, Consulted, Informed ab.”
In der Praxis kommt die RACI-Technik fast ausschließlich in der Form der RACI-Matrix zum Einsatz. Hierbei werden in einer Matrix den Zeilen die Aufgaben und in den Spalten die (möglichen) Rollen, Personen oder Gremien benannt und dann zugeordnet. Das → PMI /PBG12/ schlägt die RACI-Matrix zur Umsetzung der Verantwortlichkeitszuordnung vor.
In Abbildung 1.1 ist der Aufbau einer Verantwortlichkeitsmatrix im RACI-Format schematisch dargestellt. In den Zeilen werden die Aufgaben (in der Abbildung A1 bis A4) benannt, für die Verantwortlichkeiten benannt werden sollen. In den Spalten werden die möglichen Rollen, Personen oder Gremien (in der Abbildung R1 bis R7) erfasst. Die Fragezeichen (“?”) in der Abbildung deuten an, dass hier Verantwortlichkeiten bestimmt werden müssen.
Abbildung 1.1: Die RACI-Matrix: Darstellung
In Abbildung 1.2 ist eine RACI-Matrix für ein Projekt dargestellt — es werden folgende Rollen und Gremien in den Spalten benannt:
- → Projektmanager
- → Auftraggeber
- → Lenkungsausschuss
- Projektteammitglieder (PTM 1 bis 3)
- Fachabteilungen 1 und 2
In den Zeilen werden folgende Aufgaben und → Arbeitspakete aufgeführt:
- → Projektplan erstellen
- Kostenplan aufstellen
- Fachanforderung “Einkauf” klären
- Externe Zeitaufgaben definieren
- → Projektabschluss organisieren
Abbildung 1.2: Die RACI-Matrix: Einfaches Beispiel im Projekt
Es stehen folgende Möglichkeiten der Zuordnung von Rollen zu Aufgaben zur Verfügung (Abbildung 1.3):
- R = Responsible (verantwortlich): Verantwortlich dafür, dass die Aufgabe umgesetzt wird
- A = Accountable (zuständig): Verantwortlich im kaufmännischen und juristischen Sinn (Auftraggeber)
- C = Consulted (PMI: Consult) (beraten): Derjenige, der zur Umsetzung der Aufgabe herangezogen werden kann (bidirektionale Kommunikation)
- I = Informed (PMI: Inform) (informieren): Wird über das Ergebnis/den Fortschritt informiert (unidirektionale Kommunikation)
Was ist der Unterschied zwischen dem “R” und dem “A” in der RACI-Matrix? Beim “R” ist derjenige gemeint, der die Aufgabe zur Umsetzung bringt (z.B. der Projektmanager), mit “A” wird die Rolle angesprochen, die letztlich zustimmen muss (z.B. der Lenkungsausschuss). Pro Zeile sollte daher immer genau ein “R” und im Idealfall auch nur ein “A” zu finden sein, während “C” und “I” beliebig häufig auftreten dürfen. Es ist möglich, dass eine Rolle gleichzeitig responsible und accountable ist (auch wenn dies insbesondere bei wichtigen Aufgaben vermieden werden sollte, damit das → Vier-Augen-Prinzip zum Tragen kommen kann).
Abbildung 1.3: Die RACI-Matrix: Erklärung
Die RACI-Matrix dient zwar der Zuordnung von Aufgaben, ist aber auch ein Kommunikationsinstrument, anhand dessen man die Aufgaben-Inhalte besprechen kann.
Fallstricke:
- Wenn Gruppen oder Gruppenrollen verwendet werden, so kann es dazu kommen — insbesondere beim “R” und beim “A” -, dass sich niemand direkt verantwortlich fühlt. Daher ist es empfehlenswert, nur Einzelrollen oder Einzelpersonen zu verwenden, die konkret zugeordnet werden können. In unserem Beispiel aus Abbildung 1.2 wäre es daher sinnvoller, den → Projektsponsor anstatt des Lenkungsausschusses zu verwenden
- Vor der Erstellung einer RACI-Matrix sollte festgelegt werden, ob mehrere “R“s erlaubt sind
- Beim “C” und beim “I” stellen sich zwei Fragen, die vorab geklärt sein müssen: Zum einen muss bestimmt werden, ob dies verpflichtend (Muss-Ansatz) oder nur optional (Sollte-Ansatz) ist (Abbildung 1.4). Zum anderen muss vereinbart werden, wer den Impuls gibt, wobei dies in der Regel der Verantwortliche (Responsible) ist
Abbildung 1.4: Die RACI-Matrix: Ergänzungen für Consulted und Informed
2. Anmerkungen und Varianten
Die RACI-Matrix ist in vielen Varianten zu finden, wobei der Begriff RACI inzwischen mehrheitlich auch in der deutschen Literatur verwendet wird. Bei den Varianten sind oftmals die Zuordnungen / Bedeutungen der einzelnen Buchstaben nicht immer eindeutig.
- RASIC (oder RASCI): Wie RACI-Matrix, jedoch mit einem S für Supportive (unterstützend)
- VMI-Matrix: Verantwortlich – Mitarbeit – Information; entspricht dem R, dem C und dem I der RACI-Matrix
- CAIRO (oder RACIO): O für Omitted (ausgelassen)
- RACI-VS (oder VARISC): V für Verify (prüfend)
- ZVMI, CIDA, DACI, RAPID …: Viele weitere Varianten (die in diesem Beitrag nicht erläutert werden)
Eine Abwandlung der RACI-Matrix ist die RAEW-Matrix, bei der die Expertise (E – entspricht dem Know-how) und Work (W – definiert, wer es machen muss) ausgewiesen werden.
In der deutschen und englischen Wikipedia werden folgende RACI-Varianten benannt und teilweise beschrieben /#Wiki-RACI, #Wiki-RAM‑e/:
- Deutsche Wikipedia /#Wiki-RACI/: RASCI oder RASIC, RACI-VS oder VARISC, CAIRO oder RACIO, IPCARSED, IBZED-Code, VIMA bzw. VIMAF, REWA, DEMI, VDMI
- Englische Wikipedia /#Wiki-RAM‑e/: RACI, PARIS, PACSI, RASIC or RASCI, RASI, RACI + F, RACIQ, RACI-VS, CAIRO, DACI, RAPID, RATSI, DRASCI, PDQA, DCI, RASCEIO
3. Einsatz
Die RACI-Matrix ist in ihren Einsatzmöglichkeiten nicht beschränkt. So ist sie beispielsweise zu finden …
- bei Prozessen (allgemein).
- im Service-Bereich.
- bei der Rollenbeschreibung, beispielsweise im AKV-Format.
- im familiären / häuslichen Bereich.
- in Projekten.
3.1 Einsatzbeispiel Projektmanagement
In Projekten kommt die RACI-Matrix insbesondere in der → Vorprojektphase zum Einsatz, da zu diesem → Zeitpunkt noch kein Projektplan / → Projektstrukturplan vorliegt, der die Aufgaben und Zuständigkeiten regelt. Ist ein Projektplan bereits erstellt / vorhanden, so benötigt man die RACI-Matrix nicht mehr, da die Zuordnung der Aufgabe zur Rolle bereits durch den Projektstrukturplan mit der Zuordnung der Arbeitspakete festgelegt ist.
Abbildung 3.1: Die RACI-Matrix: Beispiel für die Vorprojektphase
3.2 Einsatzbeispiel Software Engineering
Beim → Software Engineering kann die RACI-Matrix zur Festlegung der Übergänge von der Ermittlung der Requirements über die → Softwareentwicklung hin zur Implementierung und zum → Softwaretest (und zur Freigabe) genutzt werden. In dem Beispiel in Abbildung 3.2 ist dabei das → V‑Modell zugrunde gelegt worden.
Abbildung 3.2: Die RACI-Matrix: Beispiel für das Software Engineering
3.3 Einsatzbeispiel Eventmanagement
In Abbildung 3.3 ist ein Beispiel für die Planung und Durchführung eines firmeninternen Sommerfests dargestellt. Die Besonderheit dieser Darstellung ist die Angabe von Ergebnisdokumenten (grüne Spalte) und Aufwänden für die einzelnen Aufgaben (rote Spalte).
Abbildung 3.3: Die RACI-Matrix: Beispiel firmeninternes Sommerfest
3.4 Die Sitzung zur Erstellung der RACI-Matrix
Es ist vorteilhaft, wenn die RACI-Matrix zusammen mit allen Beteiligten in einer gemeinsamen Sitzung / in einem → Workshop erstellt wird — dieser sollte vorbereitet und moderiert werden. Im Workshop selbst werden zunächst die Aufgaben gelistet (in den Zeilen) und dann die Rollen (in den Spalten). Anschließend wird die Matrix zeilenweise durchgegangen und einzelnen (anwesenden) Personen werden die Aufgaben zugeordnet. Das Zuordnen sollte in einem “demokratischen Prozess” erfolgen, eine Zuweisung aufgrund einer Anweisung ist unschön. Dies kann zu gewollten und ungewollten Diskussionen während des Workshops führen. Es ist daher ratsam, die Diskussionszeit pro Zeile / Punkt zu begrenzen, um so die Gesamtdauer nicht ausufern zu lassen — typisch sind maximal 10 Minuten pro Aufgabe. Wenn einzelne Aufgaben nicht zugeordnet werden können, so fallen diese an den Gesamtverantwortlichen.
Häufig ergibt sich aus der RACI-Matrix, dass bei einer einzelnen Person (oder Rolle) ein Großteil der “R“s stehen, was andeutet, dass hier eine potenzielle Engstelle vorhanden ist. Dies würde aber bereits bei der Zuordnung in der Sitzung deutlich werden. Wenn dann noch die → Aufwände zu den Aufgaben benannt werden, so können Überlastungen erkannt werden. Daher ist es sinnvoll, wenn zum Abschluss einer RACI-Matrix — nach dem Verlesen der fertig-erstellten RACI-Matrix — folgende Fragen an die einzelnen Teilnehmer gestellt wird:
- Sind die Aufgabe passend zugeordnet worden?
- Können die Aufgaben von den zugeordneten Verantwortlichen (“R” und “A”) auch tatsächlich inhaltlich verantwortet werden?
- Können die Aufgaben von den zugeordneten Umsetzern (“R”) auch zeitlich passend umgesetzt werden?
Die Fragen sollten durchweg mit “Ja” beantwortet werden, ansonsten muss nachgebessert werden.
Achtung:
Die RACI-Matrix muss auch gelebt / umgesetzt werden. Daher muss sie durch einen Gesamtverantwortlichen regelmäßig überprüft werden.
3.4 Erweiterungen und Einschränkungen
Folgende Anmerkungen gilt es beim Einsatz der RACI-Matrix zu beachten:
- Typischerweise kommt bei der RACI-Matrix ein Tabellenkalkulationsprogramm zum Einsatz. Dies hat zudem den Vorteil, dass nach Rollen oder Gruppen gefiltert werden kann, so dann schnelle Visualisierungen möglich sind (“Welche Aufgaben gehören zu Rolle x”)
- Durch Hinzufügen weiterer Spalten können auch (erforderliche) Zusatzelemente erfasst werden, so beispielsweise Dokumente oder Aufwände für die einzelnen Aufgaben (wie in Abbildung 3.3 dargestellt)
- Die RACI-Matrix kann auch in einen → Maßnahmenplan überführt werden, bei dem aus den Aufgaben dann Maßnahmen werden, die den Rollen zugeordnet werden. Ein Maßnahmenplan enthält jedoch in der Regel Zeitpunkte, an denen die jeweiligen Maßnahmen umgesetzt sein müssen
- Statt mit Rollen kann man auch Personen(namen) in der RACI-Matrix verwenden. Allerdings ist dies aus mehreren Gründen nicht ratsam: So kann der logische Zusammenhang verloren gehen oder bei Personalwechsel verlieren die Aufgaben notwendiges Know-how
- Ab einer bestimmten Anzahl von Aufgaben und Rollen wird die RACI-Matrix unübersichtlich. Daher eignet sie sich in erster Linie für eine beschränkte Anzahl von Rollen und Aufgaben. Eine typische Regel lautet: Nicht mehr als 20 Aufgaben und 10 Rollen!
4. Auch zu finden in
Die RACI-Matrix wird in folgenden → Präsentationen, Büchern und Weblinks beschrieben.
4.1 Eigene Präsentationen
| Inhalt | Typ |
|---|---|
| Projektmanagement – Eine Einführung (PM-Basispräsentation) | 
|
| Projektmanagement: Kommunikation – Eine Übersicht |
|
4.2 Literatur
In der Literatur ist die RACI-Matrix in der ein oder anderen Form häufiger zu finden, so beispielsweise in den hier aufgeführten Büchern.
- /Andler15/ Nicolai Andler: Tools für → Projektmanagement, Workshops und Consulting: Kompendium der wichtigsten Techniken und Methoden, Publicis Corporate Publishing, Erlangen 6. Auflage 2015, ISBN 978–3‑89578–453‑8
- /PBG12/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Fifth Edition 2012, ISBN 978–1‑935589–67‑9
4.3 Weblinks
- /#Wiki-RACI/ RACI in der deutschen Wikipedia
- /#Wiki-RAM‑e/ Responsibility assignment matrix (RAM) in der englischen Wikipedia
Legende zu den Weblinks
/ / Verweis auf eine Website (allgemein)
/*/ Verweis auf eine Website, die als Ergänzung zu einem Buch dient
/#/ Verweis auf ein einzelnes Thema auf einer Website
/#V/ Verweis auf ein Video auf einer Website
Letzte Aktualisierung: 01.05.2014 © Peterjohann Consulting, 2005–2024
