Rollenbeschreibungen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten in Organisationen erfassen

Manage­ment-Zusam­men­fas­sung die­ses Bei­trags:
Die Beschrei­bung von Auf­ga­ben, Kom­pe­ten­zen und Ver­ant­wort­lich­kei­ten geschieht über Rol­len, die in Unter­neh­men und Orga­ni­sa­tio­nen in der Regel vom Per­so­nal­be­reich defi­niert wer­den.
Es wer­den in die­sem Bei­trag Rol­len in Unter­neh­men und Orga­ni­sa­tio­nen sowie deren Beschrei­bung und Ein­satz vorgestellt.

Über Rol­len wer­den Auf­ga­ben, Kom­pe­ten­zen und Ver­ant­wort­lich­kei­ten, für bestimm­te Tätig­kei­ten in Unter­neh­men defi­niert. Die­se Rol­len wer­den dann Stel­len und damit Per­so­nen zuge­ord­net. Rol­len sind in der Regel fest mit Stel­len verknüpft.

1. Einleitung und Grundlagen

1.1 Definitionen

Die Rol­le in einer Orga­ni­sa­ti­on kann wie folgt defi­niert wer­den:
“Rol­le / Role. Eine defi­nier­te → Funk­ti­on oder → Tätig­keit, die von einem Mit­ar­bei­ter in einer Orga­ni­sa­ti­on aus­ge­führt wer­den soll.”

Die Zeit­schrift Orga­ni­sa­ti­ons­Ent­wick­lung (ZOE) schreibt zu den Rol­len /#ZOE-Rollenbewusstsein/:
“Rol­len sind in einem Unter­neh­men das Bin­de­glied zwi­schen Indi­vi­du­um und Organisation.”

1.2 Ein Schema für die Rollenbeschreibung

Ein typi­sches Sche­ma zur Beschrei­bung von Rol­len in Orga­ni­sa­tio­nen umfasst fol­gen­den fünf Attri­bu­te (Abbil­dung 1.1):

1. Auf­ga­ben: Wel­che Auf­ga­ben soll der Rol­len­in­ha­ber im Detail umsetzen?
2. Kom­pe­ten­zen: Wel­che Befug­nis­se hat der Rolleninhaber?
3. Ver­ant­wort­lich­kei­ten: Wel­che Berei­che soll der Rol­len­in­ha­ber verantworten?
4. Orga­ni­sa­to­ri­sche Ein­bin­dung: Wie ist der Rol­len­in­ha­ber in die Orga­ni­sa­ti­on eingebunden?
5. Vor­aus­set­zun­gen: Was sind die Vor­aus­set­zun­gen zur Erfül­lung der Rolle?

Abbil­dung 1.1: Rol­len­be­schrei­bun­gen in Orga­ni­sa­tio­nen: Typi­sche Kategorien

1.3 Die Form der Rollenbeschreibung

Rol­len­be­schrei­bun­gen kön­nen auf ver­schie­de­ne Arten erfol­gen (Abbil­dung 1.2):

• Als Gra­fik
• In Text­form
• In Tabel­len­form
• Als Mind­map

Abbil­dung 1.2: Rol­len­be­schrei­bun­gen: Mög­li­che Formen

Am häu­figs­ten wer­den Tabel­len zur Rol­len­be­schrei­bung in Orga­ni­sa­tio­nen verwendet.

1.4 Die Unterteilung der Rollen

Es wird im All­ge­mei­nen zwi­schen Indi­vi­du­al- und Grup­pen­rol­len unterschieden.

Abbil­dung 1.3: Indi­vi­du­al- und Gruppenrollen

Gene­rell wer­den in Orga­ni­sa­tio­nen eher Indi­vi­du­al­rol­len betrach­tet, da hier­aus Stel­len­be­schrei­bun­gen abge­lei­tet wer­den können.

Eine wei­te­re Unter­tei­lung ist die in funk­tio­na­le / ope­ra­tio­nel­le und sozia­le Rol­len (Abbil­dung 1.4).

Abbil­dung 1.4: Funk­tio­na­le und sozia­le Rollen

Anmer­kung:
In die­sem Bei­trag wer­den nur funk­tio­na­le / ope­ra­tio­nel­le und kei­ne sozia­len Rol­len betrachtet.

1.5 Die Rollenklärung

Sol­len Rol­len erst­ma­lig beschrie­ben / erfasst wer­den, so kön­nen “zu Beginn” exis­tie­ren­de Stel­len betrach­tet wer­den. Die Über­prü­fung und Ver­fei­ne­rung der Rol­len wird auch als Rol­len­klä­rung bezeich­net. Fol­gen­de Schrit­te soll­ten zur Rol­len­klä­rung durch­ge­führt werden:

1. Iden­ti­fi­ka­ti­on der Rol­len (Rol­len­fin­dung), bei­spiels­wei­se anhand des Orga­ni­gramms der Organisation
2. Beschrei­bung der Rol­len, bei­spiels­wei­se in einer Tabel­le (mit → Stan­dard-Vor­ga­ben)
3. Über­prü­fung / Abgleich mit den aktu­el­len Rol­len­in­ha­bern: Pas­sen die Rol­len­be­schrei­bun­gen zu den (der­zei­ti­gen) Tätigkeiten?
4. Zuwei­sung der Rol­len zu Per­so­nen oder Grup­pen: Sind alle Rol­len zuge­wie­sen / Haben alle Betei­lig­ten eine Rolle?

Viel­fach wer­den unter Rol­len­klä­rung die drei Tätig­kei­ten Rol­len­iden­ti­fi­ka­ti­on, Rol­len­klä­rung und Rol­len­schär­fung zusam­men­ge­fasst, was in der Pra­xis häu­fig aus­rei­chend ist. Grund­sätz­lich müss­ten die­se drei Tätig­kei­ten jedoch unter­schie­den wer­den (Abbil­dung 1.5). Bei der Rol­len­iden­ti­fi­ka­ti­on wer­den die Rol­len erkannt / benannt und die ers­te Beschrei­bung erstellt. In zwei­ten Schritt wer­den die Auf­ga­ben, in der Regel mit dem Rol­len­in­ha­ber geklärt, dies ist die Rol­len­klä­rung. Wird die Rol­le bereits in der Pra­xis ein­ge­setzt / gelebt, so kann bei Bedarf eine punk­tu­el­le Anpas­sung — die Rol­len­schär­fung — erfol­gen. Statt Rol­len­schär­fung wird auch von “Rol­len­über­prü­fung und ‑anpas­sung” gespro­chen (sie­he Kapi­tel 3 die­ses Beitrags).

Abbil­dung 1.5: Rol­len: Iden­ti­fi­ka­ti­on, Klä­rung und Schärfung

2. Typische Rollenbeschreibungen in Organisationen

In Orga­ni­sa­tio­nen soll­ten für Rol­len­be­schrei­bun­gen für die ein­zel­nen Tätig­kei­ten vor­lie­gen. Zur (ein­fa­chen) Erfas­sung kann das AKV-For­mat her­an­ge­zo­gen wer­den /#Wiki-AKV/: Es wer­den dazu ledig­lich die …

• Auf­ga­ben
• Kom­pe­ten­zen und
• Ver­ant­wort­lich­kei­ten erfasst.

In Abbil­dung 2.1 sind die drei Para­me­ter des AKV-For­mats kurz beschrieben.

Abbil­dung 2.1: Die drei Para­me­ter des AKV-For­mats zur Rollenbeschreibung

Die Rol­len­be­schrei­bung eines Geschäfts­füh­rers (Abbil­dung 2.2) ist in jeder Unter­neh­mens-Gesell­schaft vorhanden.

Abbil­dung 2.2: Rol­len­be­schrei­bung eines Geschäftsführers

3. Überprüfung und Anpassung der Rollenbeschreibungen

Die Rol­len­be­schrei­bun­gen geben vor, was von der Rol­le in der Orga­ni­sa­ti­on erwar­tet wird. Die Rol­len­be­schrei­bun­gen soll­ten regel­mä­ßig über­prüft wer­den, um fest­zu­stel­len, ob die­se noch zu der Stel­le und Per­son pas­sen und ob die jewei­li­gen Rol­len­in­ha­ber auch die Rol­len wie in der Beschrei­bung vor­ge­ge­ben ausfüllen.

Hier­zu kön­nen die ursprüng­li­chen Rol­len­be­schrei­bun­gen her­an­ge­zo­gen und das tat­säch­lich geleb­te dem gewünsch­ten Ver­hal­ten (aus Sicht des Rol­len­in­ha­bers oder des Ver­ant­wort­li­chen) gegen­über­ge­stellt wer­den. Eine Tabel­le kann hier­für ver­wen­det wer­den (Abbil­dung 3.1); die­se dient als Diskussionsgrundlage.

Abbil­dung 3.1: Tabel­le (Blan­ko) zum Soll-Ist-Ver­gleich bei der Rollenbeschreibung

In den ein­zel­nen Spal­ten soll­te ein­ge­tra­gen werden:

• Soll: Hier wer­den die Wer­te aus der “gül­ti­gen” Rol­len­be­schrei­bung eingetragen
• Ist: In die­ser Spal­te wer­den die abwei­chen­den Wer­te aus Sicht des Rol­len­in­ha­bers oder des Rol­len­vor­ge­setz­ten eingetragen
• Wunsch: Hier wer­den die­je­ni­gen Wer­te ein­ge­tra­gen, die sich nach der Anpas­sung des Rol­len­in­ha­bers oder des Rol­len­vor­ge­setz­ten erge­ben sollten

Abbil­dung 3.2: Vor­ge­hen zum Soll-Ist-Ver­gleich bei der Rollenbeschreibung

Ach­tung:
Ände­run­gen an den Rol­len­be­schrei­bun­gen müs­sen (zumin­dest) durch den Vor­ge­setz­ten und den Per­so­nal­ver­ant­wort­li­chen geneh­migt und mit den Betei­lig­ten abge­spro­chen werden.

4. Häufig gestellte Fragen und Antworten (FAQ) zu den Rollenbeschreibungen

Eini­ge Fra­gen zu den Rol­len­be­schrei­bun­gen wer­den häu­fig gestellt – die­se wer­den hier wiedergegeben.

• F: Müs­sen Rol­len in Orga­ni­sa­tio­nen beschrie­ben sein?
  A: Ja und nein. Über Rol­len­be­schrei­bun­gen wer­den Tätig­kei­ten benannt, die von ein­zel­nen Mit­ar­bei­tern aus­ge­füllt wer­den sol­len. Aller­dings rei­chen oft auch Stel­len­be­schrei­bun­gen dazu aus.
• F: Wer defi­niert die Rol­len in Orga­ni­sa­tio­nen?
  A: In der Regel wer­den Rol­len durch eine zen­tra­le Per­so­nal­stel­le / Per­so­nal­ab­tei­lung in der Orga­ni­sa­ti­on / in Unter­neh­men defi­niert und mit dem ent­spre­chen­den Fach­vor­ge­setz­ten durchgesprochen.
• F: Müs­sen die Rol­len den ein­zel­nen aus­drück­lich zuge­wie­sen wer­den, even­tu­ell sogar mit Unter­schrift?
  A: In der Regel nicht: Den Mit­ar­bei­tern ist auf­grund der Stel­len- oder Tätig­keits­be­schrei­bung ihre Rol­le bereits bekannt.
• F: Dür­fen die orga­ni­sa­ti­ons­in­ter­nen Rol­len­be­schrei­bun­gen auch nach außen / zu Kun­den gege­ben wer­den?
  A: In der Regel wer­den orga­ni­sa­ti­ons­in­ter­ne Rol­len­be­schrei­bun­gen nicht nach außen gereicht. Aller­dings ist es bei Dienst­leis­tungs­un­ter­neh­men durch­aus üblich, ein Skill­pro­fil nach außen zu geben.

Haben Sie noch wei­te­re Fra­gen oder möch­ten Sie Ergän­zun­gen an der FAQ vor­neh­men? Am bes­ten schrei­ben Sie mir hier­zu eine E‑Mail an: kontakt@peterjohann-consulting.de.

A. Präsentationen, Literatur und Weblinks

A.1 Meine Präsentationen und Veröffentlichungen

• -

A.2 Literatur

In fol­gen­den Büchern wer­den als Aspekt Rol­len und deren Beschrei­bung behandelt:

• -

A.3 Weblinks

• /#Wiki-AKV/ AKV (Auf­ga­ben, Kom­pe­ten­zen und Ver­ant­wort­lich­kei­ten) in der deut­schen Wikipedia
• /#Wiki-Kongruenzprinzip/ Kon­gru­enz­prin­zip der Orga­ni­sa­ti­on in der deut­schen Wikipedia
• /#ZOE-Rollenbewusstsein/ Rol­len­be­wusst­sein in der Zeit­schrift Orga­ni­sa­ti­ons­Ent­wick­lung (ZOE)

Legen­de zu den Weblinks
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/#V/ Ver­weis auf ein Video auf einer Website 

Letz­te Aktua­li­sie­rung: 18.04.2022 © Peter­jo­hann Con­sul­ting, 2005–2024