Management-Zusammenfassung dieses Beitrags:
In der → Vorprojektphase liegen nicht alle für den → Projektstart notwendigen Informationen vor, sondern müssen sukzessive erarbeitet / erstellt werden. Zur Steuerung werden in dem → Vorprojekt der → Projektsteckbrief, der → Vorprojektantrag, der → Projektantrag und der → Projektauftrag eingesetzt.
In diesem Beitrag wird eine kurze Übersicht zu den vier Steuerungsdokumenten in der Vorprojektphase geliefert.
1. Beschreibung
Im Vorprojekt / in der Vorprojektphase (auch als “Voruntersuchung” bezeichnet) ist das eigentliche Projekt nur in den Konturen erkennbar, es liegen weder genaue Inhalte noch genaue Budgets fest. Dennoch kann das Vorprojekt nicht plan- oder steuerungslos durchgeführt werden, denn es müssen in der Vorprojektphase auch Budgets, Zeitvorgaben und Inhalte berücksichtigt werden. Daher werden Steuerungsdokumente in der Vorprojektphase eingesetzt, die jeweils für einen Teilabschnitt genutzt werden: Dies sind der Projektsteckbrief, der Vorprojektantrag, der Projektantrag und der Projektauftrag.
In Abbildung 1 ist der mögliche Ablauf vom Projektsteckbrief zum Projektauftrag dargestellt.
Abbildung 1: Vom Projektsteckbrief zum Projektauftrag — zeitliche und logische Abfolge
Die vier Steuerungsdokumente mit ihren Aufgaben sind in Abbildung 2 dargestellt. Wesentlich ist der Projektauftrag, denn nur er ist immer zwingend erforderlich.
Abbildung 2: Vom Projektsteckbrief zum Projektauftrag: Übersicht
Generell sollte überlegt werden, ob der → Aufwand für die Erstellung der drei nicht-verpflichtenden Steuerungsdokumente (Projektsteckbrief, Vorprojektantrag, Projektantrag) für das jeweilige Projekt angemessen ist. Im Zweifel wird dann auf diese Dokumente verzichtet.
Aus der Laufzeit / Gültigkeit des Projektsteckbrief bis → Projektabschluss kann abgeleitet werden, dass der Steckbrief (in regelmäßigen Intervallen) aktualisiert werden darf — dies kann dann informell durch den → Projektmanager erfolgen. Beim Projektauftrag, der auch bis Projektabschluss gültig ist, sieht dies anders aus: Änderungen am Projektauftrag dürfen — wenn überhaupt — nur erfolgen, wenn der Projektmanager, der → Projektsponsor und der → Lenkungsausschuss dem zustimmen.
A. Präsentationen, Literatur und Weblinks
A.1 Meine öffentliche Präsentation zu den Steuerungsdokumenten in der Vorprojektphase
Die Steuerungsdokumente in der Vorprojektphase sind in Teilen in der Präsentation zum → Projektmanagement beschrieben.
A.2 Literatur
Hier sind einige Bücher aufgeführt, die in diesem Beitrag zitiert wurden oder die das Thema Steuerungsdokumente in der Vorprojektphase etwas intensiver beleuchten.
- /GPM19/ Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM4), → GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, Nürnberg 2019, ISBN 978–3‑924841–77‑5
- /PBG21‑d/ Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) und Der → Standard für das Projektmanagement, Project Management Institute, Philadelphia, Pennsylvania Siebte Ausgabe 2021, ISBN 978–1‑62825–695‑6
A.3 Weblinks
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Legende zu den Weblinks
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Letzte Aktualisierung: 18.05.2022 © Peterjohann Consulting, 2005–2024
